Le module contrat peut être utile de différentes manières. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour surveiller votre maintenance.

Vous pouvez créer un contrat au niveau de la facture et de l'ordre. Dès que vous facturez un contrat ou créez un ordre pour celui-ci, la prochaine date sera automatiquement reportée selon vos paramètres.


Que trouve-t-on dans ce manuel ?


A. Types de contrats

Avant de commencer les contrats, il est important de déterminer vos types de contrats. Vous devez lier un type de contrat par contrat. Avec un type de contrat, vous déterminez déjà quelques choses, comme la fréquence dans le temps.


1. Aperçu des types de contrats

Vous pouvez consulter les types de contrats via l’onglet 'Contrats'. Choisissez ensuite 'Résumé' à gauche sous 'Types de contrats'. Ici vous pouvez voir tous vos types de contrat. De l’aperçu, vous pouvez simplement cliquer sur une ligne de type de contrat pour ouvrir la page de détail.


En haut, vous pouvez filtrer pour consulter vos types de contrats plus spécifiquement.Description : Recherchez la description de votre type de contrat.

Référence : Recherchez la référence de votre type de contrat.

Type de contrat : Vous pouvez effectuer une recherche par type de contrat. Vous pouvez choisir entre 'Tout', 'Ordre' et 'Facture'.

Actif : Vous pouvez demander des types de contrat actifs et non actifs. Vous ne pouvez pas supprimer des types de contrat, mais vous pouvez les mettre inactifs. Si vous recherchez par défaut, seuls les types de contrat actifs seront affichés. Vous recevrez un menu déroulant et vous pourrez vérifier ce que vous voulez voir.


Filtre : Cela vous permettra de parcourir toutes les données de vos types de contrat que vous voyez maintenant. Gardez à l’esprit que cela peut prendre plus de temps que les filtres spécifiques. C’est parce que toutes les données doivent être vérifiées et pas seulement une colonne.

Colonnes : En cliquant sur ce bouton, vous obtiendrez la liste de toutes les colonnes visibles. Vous pouvez cocher et décocher les colonnes, afin de déterminer quelles informations vous obtenez en un coup d’œil.

Vers Excel : Vous pouvez télécharger un Excel à partir de ce que vous voyez dans votre aperçu maintenant. Cela peut vous affiner ou élargir avec les filtres. Vérifier et décocher les colonnes peut également vous aider à rendre votre Excel plus concentré.


Chercher : Si vous cliquez sur ce bouton, le site Web commencera avec les filtres spécifiés.

Réinitialiser : Tous les filtres saisis sont supprimés. Ceci est utile si vous voulez effectuer une recherche complètement différente.


2. Page de détail des types de contrats

Dans la page de détail de votre type de contrat, vous trouverez les données standard qui seront liées à un contrat. Il y a des différences selon le type de contrat que vous avez choisi. Par exemple, vous pouvez ajouter une couleur pour le planning et des articles pour un ordre.Description : La description peut être vue dans l’aperçu de vos types de contrat. Lorsque vous liez un contrat, vous verrez différentes options de type de contrat. Ce nom sera affiché dans cette liste.

Référence : Ceci sera automatiquement ajouté au début de la description de votre contrat. Donc, gardez ce court, utilisez des abréviations si nécessaire.

Actif : Vous ne pouvez pas supprimer les types de contrats, mais vous pouvez les mettre inactifs. Cela ne sera alors plus affiché dans, par exemple, la liste lors de la création d’un contrat.


Fréquence : Ici vous indiquez la fréquence de votre contrat. Par exemple, si vous choisissez une année, le contrat indiquera chaque an qu’un ordre doit être effectué ou qu’il doit être facturé.

Prenez date ordre/facture : Si vous vérifiez ceci, le système prendra la dernière date d’un ordre / facture pour déterminer la prochaine date. Donc, si vous avez un contrat attaché à une installation pour laquelle un ordre a déjà été faite, le système commencera à partir de cette date.


Type de contrat : Ici, vous pouvez choisir entre Facture et Ordre. Cela détermine quelle action vous pouvez prendre à partir du contrat. Vous pourrez donc faire une facture à Facture et un ordre à Ordre.


Champs supplémentaires pour le type Ordre :

Couleur sur le planning : Ici, vous pouvez choisir vous-même une couleur. L'ordre sera affiché sur le planning dans cette couleur.

Durée ordre (en minutes) : Précisez le nombre de minutes que l'ordre contractuel doit prendre en planification.

Pièces d'échange : Par défaut, vous pouvez spécifier certaines pièces d'échange que vous utilisez beaucoup. Par exemple, vous pouvez ajouter un kit de maintenance pendant la maintenance. Vous pouvez toujours ajouter des articles dans des contrats individuels. Vous pouvez également ajouter un article libre, un titre ou un texte.


3. Créer un type de contrat

  1. Allez à l’onglet 'Contrats'.
  2. Dans la barre de gauche sous 'Types de contrats', choisissez 'Créer nouveau'.
  3. Vous verrez maintenant une page de détail vide d’un type de contrat. Plus d’informations sur les différents champs se trouvent au point A2.
  4. Remplissez les informations nécessaires et cliquez sur 'Sauvegarder'.


B. Lier un contrat à une installation

Vous pouvez créer un contrat de deux façons :

  • Via la barre bleue à gauche
  • Avec un clic droit dans l’aperçu / le détail de l’installation


Nous recommandons la deuxième manière. Nous en discuterons donc dans ce manuel.

Au début, vous recevrez une page de contrat complètement vide que vous devez remplir complètement. Beaucoup de données sont déjà prises pour vous via une installation.


Vous pouvez créer un contrat pour une ou plusieurs installation(s) en même temps. Si vous voulez créer un contrat pour plusieurs installations, il est important qu’elles aient toutes le même type de contrat. Utilisez les filtres pour obtenir les correctes installations. Par exemple, vous pouvez filtrer pour la maintenance par région et type.


Vous pouvez lier plusieurs contrats à une installation, mais veillez à ne pas lier plusieurs fois le même type de contrat à une installation. Dans l’aperçu de l’installation, vous pouvez vérifier 'Afficher les informations du contrat'. Vous pouvez voir sur le côté droit d’une ligne d’installation s’il y a déjà un contrat lié à cette installation.


1. Lier un contrat à une installation

  1. Dans l’aperçu de l’installation, sélectionnez les installations pour lesquelles vous souhaitez créer un contrat. Vous le faites en vérifiant les carrés roses à gauche d’une ligne d’installation.
  2. Faites un clic droit sur l’une des installations sélectionnées et choisissez 'Créer contrat'.
  3. Vous allez maintenant recevoir une fenêtre contextuelle. Ici, vous pouvez choisir entre vos différents types de contrats. Vous pouvez faire défiler la liste ou saisir la description. L’icône de description du type de contrat indique le type.

  4. Cliquez sur 'Sauvegarder'. Faire des contrats peut prendre un certain temps si vous faites plusieurs contrats en même temps. Vous pouvez consulter les contrats créés sous l’onglet 'Contrats'.


C. Aperçu des contrats

Sous l’onglet 'Contrats', vous trouverez un aperçu de tous vos contrats. À partir de cet aperçu, vous pouvez déjà effectuer de nombreuses actions, telles que la création d’un ordre ou d’une facture.


Vous verrez que les lignes de contrat ont 2 couleurs différentes : vert et orange.

Avec une ligne verte, la prochaine date d'ordre / facture est à venir.

Avec une ligne orange, la prochaine date d'ordre / facture est passée. Un ordre / une facture doit donc être faite pour ce contrat.


1. Filtrer des contrats

Vous ne verrez toujours que 50 résultats. Vous pouvez utiliser les filtres en haut pour obtenir des résultats plus spécifiques.

!! ATTENTION !! Toute erreur d’écriture peut affecter votre résultat.


Description : Vous pouvez rechercher la description de votre contrat. Par défaut, le système fait une référence de votre type de contrat + nom du client + marque de l'installation

Type : Vous pouvez effectuer une recherche par type de contrat.

A - De : Vous pouvez faire une recherche à la date du prochain ordre ou de la prochaine facture de votre contrat. Cliquez sur l’icône du calendrier et sélectionnez d’abord la date de début, puis la date de fin. Vous pouvez supprimer les données en cliquant sur la croix.

Actif : Vous pouvez demander des contrats actifs et non actifs. Si vous effectuez une recherche par défaut, seuls les contrats actifs seront affichés. Vous recevrez un menu déroulant et vous pourrez vérifier ce que vous voulez voir.

Référence : Il s’agit d’une version abrégée automatique de la description de votre contrat. Les 2 premières lettres de votre référence, du nom du client et de la marque de l’installation sont placées ici. Par exemple : la description est : OPDR Test Marque puis le référence est OP Te Ma.

Type : Vous pouvez effectuer une recherche par sorte de contrat. Vous pouvez choisir entre Tout, Ordre et Facture.

Sélectionner un client : Vous pouvez rechercher le client de votre contrat. Vous pouvez simplement taper jusqu’à ce qu’il n’y ait que quelques options. Ou vous pouvez cliquer sur les 2 flèches pour ouvrir la recherche étendue.

Choisissez votre installation : Vous pouvez rechercher une installation. Vous verrez la description, la marque, le type et le numéro de série. Vous pouvez simplement taper jusqu’à ce qu’il n’y ait que quelques options. Ou vous pouvez cliquer sur les 2 flèches pour ouvrir la recherche étendue.


Filtre : Cela vous permettra de parcourir toutes les données de vos contrats que vous voyez maintenant. Gardez à l’esprit que cela peut prendre plus de temps que les filtres spécifiques. C’est parce que toutes les données doivent être vérifiées et pas seulement une colonne.

Colonnes : En cliquant sur ce bouton, vous obtiendrez la liste de toutes les colonnes visibles. Vous pouvez cocher et décocher les colonnes, afin de déterminer quelles informations vous obtenez en un coup d’œil.

Vers Excel : Vous pouvez télécharger un Excel à partir de ce que vous voyez dans votre aperçu maintenant. Cela peut vous affiner ou élargir avec les filtres. Vérifier et décocher les colonnes peut également vous aider à rendre votre Excel plus concentré.


Chercher : Si vous cliquez sur ce bouton, le site Web commencera avec les filtres spécifiés.

Réinitialiser : Tous les filtres saisis sont supprimés. Ceci est utile si vous voulez effectuer une recherche complètement différente.


Vous pouvez cliquer sur le carré à gauche pour sélectionner tous les contrats de votre recherche ensemble.

Vous pouvez modifier l’ordre des colonnes. Maintenez une colonne pendant longtemps et faites-la glisser. Relâchez la colonne où vous voulez voir la colonne. Les colonnes peuvent varier en fonction des modules achetés.


2. Effectuer des actions dans l'aperçu du contrat

Vous pouvez faire un clic droit sur une ligne de contrat. Ensuite, vous verrez un menu des actions possibles.


2.1 Détail

Cliquez sur ce bouton pour accéder à la page de détails de votre contrat.


2.2 Créer planning

Vous recevrez une fenêtre contextuelle pour créer un ordre pour ce contrat. Vous choisissez un technicien à qui l'ordre sera lié. Ensuite, vous choisissez une date et une heure de début. Ensuite, une date et une heure de fin. Cliquez sur 'Créer'. L'ordre sera désormais programmé comme spécifié.


2.3 Créer facture

Vous recevrez une fenêtre contextuelle pour créer une facture pour ce contrat. Vous pouvez choisir une date. Si vous avez le module Administration étendue, vous pouvez également choisir Pro forma pour le type de document. Cliquez sur 'Enregistrer'.

Votre facture / pro forma a été créée, vous pouvez la consulter sous l’onglet Administration.


2.4 Envoyer les notes de rappel

Vous pouvez envoyer des notes de rappel à vos clients en mémoire d’un entretien, par exemple.

Vous pouvez modifier le contenu et la présentation de vos notes de rappel dans vos paramètres. En bas vous trouverez 'Modèles'. Ici vous pouvez ajuster 'Note de rappel', pour le courrier et pour le PDF.


Vous pouvez envoyer une note de rappel pour 1 ou plusieurs contrats en même temps. Si vous souhaitez le faire pour plusieurs, sélectionnez les carrés roses des contrats souhaités sur la gauche.


Vous obtiendrez le pop-up ci-dessous.

Vous pouvez envoyer les notes de rappel par courriel ou en format PDF.

Si vous choisissez le courrier, un e-mail sera envoyé à l’adresse e-mail de l'installation dès que vous cliquez sur 'Envoyer'.

Si vous choisissez mail, vous pouvez voir une ligne rouge. Cela signifie qu’aucune adresse e-mail n’est connue pour l’adresse de l’installation.

Si vous choisissez pdf, les fichiers pdf sera téléchargé. Vous pouvez ensuite les imprimer et les envoyer.


Vous pouvez envoyer à tous les contrats sélectionnés le même type de notes de rappel en cliquant sur 'Tout sélectionner comme mail' ou 'Tout sélectionner comme PDF' en haut. Ou vous pouvez faire votre choix par contrat dans vos listes dans la colonne 'Type'.


2.5 Modifier la prochaine date d'intervention

De cette façon, vous pouvez modifier manuellement la prochaine date d’intervention ou de facturation. Si les ordres / factures sont faites à partir du contrat, cela se produira automatiquement pour vous.


Vous verrez la fenêtre contextuelle ci-dessous. Vous pouvez modifier la date en cliquant sur l’icône du calendrier.


2.6 Supprimer

De cette façon, vous pouvez supprimer un contrat. Vous recevrez une fenêtre contextuelle pour confirmer la suppression.

Vous pouvez aussi mettre un contrat sur inactif. Notre préférence est là. De cette façon, vous conservez l’historique de votre contrat, mais il a été arrêté. Si vous supprimez un contrat, vous ne pourrez plus demander son historique.


D. Contrats sur le planning

Les ordres non planifiés sur le planning à gauche sont divisés en 2 parties : Ordres et Contrats. De là, vous pouvez simplement faire glisser un ordre vers le jour, l’heure et le technicien désiré.


Les couleurs sur le planning viennent avec la couleur indiquée dans le type de contrat. La durée d’une mission sera également complétée automatiquement comme indiqué dans le type de contrat.


1: Vous pouvez filtrer pour une période dans la section du contrat à gauche. De cette façon, vous savez quels ordres doivent être planifiés. Pour ce faire, cliquez sur l’icône du calendrier.

2: Vous pouvez cliquer sur l’icône de localisation pour afficher l’adresse de l'installation.
3: Vous verrez également si une note de rappel a été envoyée.

Si vous double-cliquez sur une ligne de contrat, vous obtiendrez un pop-up avec les détails de votre client. Vous verrez son adresse de facturation et de l'installation.


E. Page de détail des contrats

Une page de détail de contrat se compose de plusieurs pièces : informations générales de contrat, informations de client / installation, informations d'ordre, informations de facture et informations de pièces d'échange.


1. Informations générales de contrat

Le nom de ce bloc est la description de votre contrat que vous pouvez également ajuster ici. Vous verrez la référence et la référence de votre client.

Date début : Par défaut, il sera saisi comme date de création du contrat.

Date de fin : Ceci ne sera pas rempli par défaut, donc votre contrat continuera à fonctionner indéfiniment. Nous vous recommandons de ne pas supprimer un contrat, afin que vous ne perdiez aucun historique, par exemple. Mais en entrant ici une date de fin qui est dans le passé, votre contrat deviendra inactif. Il ne sera donc plus affiché par défaut dans votre aperçu. Mais de cette façon, vous pouvez le consulter si cela est nécessaire.

Remarque : Ce remarque sera porté àu ordre et sera donc également visible pour le technicien.

Mémo interne : Ici, vous pouvez placer une note interne unique au contrat. Cela ira également sur la tablette chaque fois qu’un ordre est créé à partir du contrat.


2. Informations de client / installation

Vous trouverez ici le client ou l’installation auquel votre contrat est lié.


3. Informations d'ordre

Cela ne s’applique que si votre type de contrat est un ordre. Si votre contrat est une facture, cliquez sur NA dans la barre bleue.


Type de contrat : Vous verrez ici le type de contrat choisi. Vous pouvez le modifier ici.

Date de début : Par défaut, il sera saisi comme date de création du contrat.

Unité et nombre : Ici vous pouvez voir la fréquence de votre contrat. Cette information est automatiquement tirée du type de contrat choisi.

Prenez date ordre/facture : Si vous cochez cette case, le système prendra automatiquement la date de la dernière ordre/facture comme Dernière date. La fréquence définie commence alors à cette date et non à la date de début du contrat.

Prochaine date : Ce champ sera rempli automatiquement en fonction de votre fréquence et de votre dernière date. Vous pouvez le corriger manuellement si vous le souhaitez. Si vous ajustez ce réglage manuellement, le bouton 'Manuel' sera coché.

Résumé ordres : Ici, vous voyez un aperçu des ordres effectués à partir du contrat. Vous pouvez double-cliquer sur un ordre pour aller à la page de détail.


4. Informations de facture

Cela ne s’applique que si votre type de contrat est une facture. Si votre contrat est un ordre, cliquez sur NA dans la barre bleue.


Type de contrat : Vous verrez ici le type de contrat choisi. Vous pouvez le modifier ici.

Date de début : Par défaut, il sera saisi comme date de création du contrat.

Unité et nombre : Ici vous pouvez voir la fréquence de votre contrat. Cette information est automatiquement tirée du type de contrat choisi.

Prenez date ordre/facture : Si vous cochez cette case, le système prendra automatiquement la date de la dernière ordre/facture comme Dernière date. La fréquence définie commence alors à cette date et non à la date de début du contrat.

Prochaine date : Ce champ sera rempli automatiquement en fonction de votre fréquence et de votre dernière date. Vous pouvez le corriger manuellement si vous le souhaitez. Si vous ajustez ce réglage manuellement, le bouton 'Manuel' sera coché.

Résumé factures : Ici vous voyez un aperçu des factures faites à partir du contrat. Vous pouvez double-cliquer sur une facture pour aller à la page de détail.


5. Informations de pièces d'échange

Vous pouvez ajouter 3 types de pièces d'échange.

Type de contrat pièces d'échange : Ces pièces d'échange sont déjà comprises dans le type de contrat. Cette section est donc la même pour tout contrat avec le même type de contrat.

Contrat pièces d'échange : Ici, vous pouvez ajouter des pièces d'échange spécifiques au contrat ou à l’installation de ce client. Ces articles seront donc inclus avec chaque facture / ordre, mais seulement avec ce contrat spécifique.

Prochain ordre pièces d'échange : Ici vous pouvez spécifier l’utilisation unique des pièces d'échange. Celles-ci seront données une fois avec le prochain ordre et seront par la suite supprimées du contrat.


Vous pouvez voir le prix d’achat total et le prix de vente total par pièce. Ci-dessous vous trouverez la différence entre les 2 prix.


6. Effectuer des actions dans le page de détail du contrat

Vous pouvez créer une facture / un ordre de ce contrat via l'icône de paramètres en haut à droite de la page de détails des contrats.


6.1 Créer planning

Vous recevrez une fenêtre contextuelle pour créer un ordre pour ce contrat. Vous choisissez un technicien à qui l'ordre sera lié. Ensuite, vous choisissez une date et une heure de début. Ensuite, une date et une heure de fin. Cliquez sur 'Créer'. L'ordre sera désormais programmé comme spécifié.


6.2 Créer facture

Vous recevrez une fenêtre contextuelle pour créer une facture pour ce contrat. Vous pouvez choisir une date. Si vous avez le module Administration étendue, vous pouvez également choisir Pro forma pour le type de document. Cliquez sur 'Enregistrer'.

Votre facture / pro forma a été créée, vous pouvez la consulter sous l’onglet Administration.