De contracten module kan op verschillende manieren ingeschakeld worden. U kan het bijvoorbeeld gebruiken voor het opvolgen van uw onderhouden. 

U kan een contract aanmaken op factuur en op opdracht niveau. Zodra u een contract factureert of er een opdracht voor maakt, zal de volgende datum automatisch verzet worden naargelang uw instellingen.


Wat vindt u in deze handleiding?


A. Contracttypes

Voordat u van start gaat met contracten, is het belangrijk om uw contracttypes te bepalen. Per contract moet u een contracttype linken. Met een contracttype bepaalt u al enkele zaken zoals de frequentie in tijd. 


1. Overzichtspagina contracttypes

U kan de contracttypes raadplegen via het tabblad 'Contracten'. Kies dan aan de linkerkant onder Contracttypes voor 'Overzicht'. Hier ziet u al uw contracttypes. Vanuit het overzicht kan u simpelweg klikken op een contracttype lijn om de detailpagina te openen.


Bovenaan kan u filteren om uw contracttypes gerichter te raadplegen.Omschrijving: U kan zoeken op de omschrijving van uw contracttype.

Referentie: U kan zoeken op de referentie van uw contracttype.

Soort contracttype: U kan zoeken op de soort van uw contracttype. U kan kiezen tussen 'Alles', 'Opdracht' en 'Factuur'.

Actief: U kan zowel actieve als niet actieve contracttypes opvragen. U kan namelijk geen contracttypes verwijderen, maar wel op inactief zetten. Als u standaard zoekt, zullen enkel de actieve contracttypes getoond worden. U krijgt een valvenster menu en u kan aanvinken wat u wenst te zien.


Filter: Dit zal zoeken doorheen alle gegevens van uw contracttypes die u nu ziet.  Hou er rekening mee dat dit langer kan duren dan de bovenste specifieke filters. Dit omdat alle gegevens gecontroleerd moeten worden en niet maar 1 kolom.

Kolommen: Als u hierop klikt, ziet u een opsomming van alle zichtbare kolommen. U kan kolommen aan- en afvinken, zo bepaalt u welke informatie u in een oogopslag krijgt.

Export Excel: U kan een Excel downloaden van wat u nu in uw overzicht ziet. Dit kan u verfijnen of verbreden met de filters. Kolommen aan- en afvinken kan u ook helpen om uw Excel gerichter op te maken.


Zoeken: Als u hierop klikt, zal de website aan de slag gaan met uw opgegeven filters.

Reset: Hierbij worden al uw ingegeven filters verwijderd. Dit is handig om te gebruiken als u een totaal andere zoekopdracht wilt uitvoeren.


2. Detailpagina contracttype

In de detailpagina van uw contracttype vindt u de standaard gegevens die gekoppeld zullen worden aan een contract. Er zijn enkele verschillen naargelang het soort contracttype dat u gekozen heeft. Zo kan u bij een opdracht een kleur voor het planbord en artikels toevoegen.Omschrijving: De omschrijving is te zien in het overzicht van uw contracttypes. Bij het koppelen van een contract krijgt u verschillende contracttype opties te zien. Deze benaming zal te zien zijn in deze keuzelijst.

Referentie: Deze zal automatisch toegevoegd worden aan het begin van de omschrijving van uw contract. Hou dit dus kort, gebruik eventueel afkortingen.

Actief: U kan geen contracttypes verwijderen, maar wel op inactief zetten. Deze zal dan niet meer te zien zijn in bijvoorbeeld de keuzelijst bij het maken van een contract.


Frequentie: Hier geeft u de frequentie van uw contract aan. Als u bijvoorbeeld een jaar kiest, zal het contract om het jaar aangeven dat er een opdracht moet gemaakt worden of dat deze moet gefactureerd worden. 

Neem opdracht/factuur datum: Als u dit aanvinkt, zal het systeem de datum van een opdracht/factuur nemen om de volgende datum te bepalen. Indien u dus een contract hangt aan een installatie waar reeds een opdracht voor gemaakt is, zal het systeem vanuit deze datum vertrekken.


Soort contract type: Hier kan u kiezen tussen Factuur en Opdracht. Dit bepaalt welke actie u kan uitvoeren vanuit het contract. Bij Factuur zal u dus een factuur kunnen maken en bij Opdracht een opdracht.


Extra velden bij soort Opdracht:

Kleur op het planbord: Hier kan u zelf een kleur kiezen. De opdracht zal op de planning weergegeven worden in deze kleur.

Duurtijd opdracht (in minuten): Hier geeft u het aantal minuten op die de opdracht van het contract in beslag moet nemen op de planning.

Wisselstukken: U kan standaard enkele wisselstukken opgeven die u veel gebruikt. Zo kan u bij een onderhoud bijvoorbeeld een onderhoudsset toevoegen. U kan nog steeds artikels toevoegen in individuele contracten. U kan ook een vrij artikel, een titel of een tekst toevoegen.


3. Contracttype aanmaken

  1. Ga naar het tabblad 'Contracten'.
  2. Kies in de linkerbalk onder Contracttypes voor 'Maak nieuw'.
  3. U ziet nu een lege detailpagina van een contracttype. Meer informatie over de verschillende velden vindt u bij punt A2.
  4. Vul de nodige gegevens in en klik op 'Opslaan'.


B. Contract linken aan een installatie

U kan een contract op 2 manieren aanmaken:

  • Via de blauwe balk aan de linkerkant
  • Via rechtermuisknop in het installatieoverzicht/detail


Wij raden aan om via de tweede manier te gaan. Deze zal dan ook in deze handleiding besproken worden.

Bij de eerste krijgt u een volledig lege contractenpagina die u helemaal moet invullen. Via een installatie worden al heel wat gegevens voor u meegenomen.


U kan voor één of meerdere installatties tegelijkertijd een contract aanmaken. Indien u voor meerdere installaties een contract wenst te maken, is het wel belangrijk dat deze allemaal hetzelfde contracttype zullen krijgen. Gebruik de filters om de juiste installaties te krijgen. Zo kan u bijvoorbeeld voor een onderhoud filteren op gewest en type.


U kan meerdere contracten koppelen aan één installatie, maar let op dat u niet hetzelfde contracttype meermaals linkt aan een installatie. In het installatieoverzicht kan u 'Toon contract info' aanvinken. U ziet aan de rechterkant van een installatielijn of er reeds een contract gelinkt is aan die installatie.


1. Contract linken aan installatie

  1. Selecteer in het installatie overzicht de installaties waaraan u een contract wenst te hangen. Dit doet u door de roze vierkantjes links van een installatielijn aan te vinken.
  2. Klik met de rechtermuisknop op 1 van de geselecteerde installaties en kies voor 'Creëer contract'.
  3. U krijgt nu een pop-up. Hier kan u kiezen tussen uw verschillende contracttypes. U kan scrollen in de lijst of de omschrijving intypen. Het icoontje voor de omschrijving van het contracttype geeft de soort aan.
  4. Klik op 'Opslaan'. Het maken van contracten kan enige tijd duren als u meerdere contracten tegelijk maakt. U kan de gemaakte contracten raadplegen onder het tabblad 'Contracten'.


C. Contracten overzichtspagina

Onder het tabblad 'Contracten' vindt u een overzicht van al uw contracten. Vanuit dit overzicht kan u al heel wat acties uitvoeren zoals het maken van een opdracht of factuur.


U zal zien dat de contractlijnen 2 verschillende kleuren hebben: groen en oranje.

Bij een groene lijn ligt de volgende opdracht/factuur datum in de toekomst.

Bij een oranje lijn ligt de volgende opdracht/factuur datum in het verleden. Er zou dus een opdracht/factuur moeten gemaakt worden voor dit contract.


1. Filteren van contracten

U ziet steeds slechts 50 resultaten. U kan de filters bovenaan gebruiken op specifiekere resultaten op te vragen.

!! LET OP !! Eventuele schrijffouten kunnen uw resultaat beïnvloeden. 


Omschrijving: U kan zoeken op de omschrijving van uw contract. Standaard maakt het systeem dit uw referentie van het contracttype + klantnaam + merk installatie

Type: U kan zoeken op het contracttype van het contract.

Van-Tot: U kan zoeken op de volgende opdracht/factuur datum van uw contract.  Klik op het kalender-icoontje en selecteer eerst de 'van' datum en dan de 'tot' datum. U kan de data verwijderen door op het kruisje te klikken.

Actief: U kan zowel actieve als niet actieve contracten opvragen. Als u standaard zoekt, zullen enkel de actieve contracten getoond worden. U krijgt een valvenster menu en u kan aanvinken wat u wenst te zien.

Referentie: Dit is een automatische verkorte versie van de omschrijving van uw contract. De eerste 2 letters van uw referentie, van de klantnaam en van het merk van de installatie worden hier geplaatst. Bijvoorbeeld: omschrijving is: OPDR Test Merk dan is de referentie OP Te Me.

Type: U kan zoeken op het type contract. U kan kiezen tussen Alles, Opdracht en Factuur.

Selecteer klant: U kan zoeken op de klant van uw contract. U kan gewoonweg typen totdat er maar enkele opties zijn. Of u kan op de 2 pijltjes klikken om het uitgebreid zoeken te openen.

Kies uw installatie: U kan zoeken op een installatie. U ziet de omschrijving, het merk, het type en het serienummer. U kan gewoonweg typen totdat er maar enkele opties zijn. Of u kan op de 2 pijltjes klikken om het uitgebreid zoeken te openen.


Filter: Dit zal zoeken doorheen alle gegevens van uw contracten die u nu ziet.  Hou er rekening mee dat dit langer kan duren dan de bovenste specifieke filters. Dit omdat alle gegevens gecontroleerd moeten worden en niet maar 1 kolom.

Kolommen: Als u hierop klikt, ziet u een opsomming van alle zichtbare kolommen. U kan kolommen aan- en afvinken, zo bepaalt u welke informatie u in een oogopslag krijgt.

Export Excel: U kan een Excel downloaden van wat u nu in uw overzicht ziet. Dit kan u verfijnen of verbreden met de filters. Kolommen aan- en afvinken kan u ook helpen om uw Excel gerichter op te maken.


Zoeken: Als u hierop klikt, zal de website aan de slag gaan met uw opgegeven filters.

Reset: Hierbij worden al uw ingegeven filters verwijderd. Dit is handig om te gebruiken als u een totaal andere zoekopdracht wilt uitvoeren.


U kan klikken op het vierkantje links om alle contracten binnen uw zoekopdracht gezamenlijk te selecteren.

U kan de kolommen van volgorde veranderen. Hou een kolom lang vast en versleep deze. Laat de kolom los op de plek waarop u de kolom wilt zien.


2. Acties uitvoeren vanuit contracten overzicht

U kan met de rechtermuisknop klikken op een contractenlijn. Dan krijgt u een menu te zien van mogelijke acties.


2.1 Detail

Als u hierop klikt, wordt u genavigeerd naar de detailpagina van uw contract.


2.2 Creëer planning

U krijgt een pop-up om een opdracht van dit contract aan te maken. U kiest een technieker aan wie de opdracht zal gekoppeld worden. Dan kiest u een startdatum en uur. Daarna een einddatum en uur. Klik op 'Opslaan'. De opdracht zal nu ingepland zijn op de planning zoals opgegeven.


2.3 Creëer factuur

U krijgt een pop-up om een factuur van dit contract te maken. U kan een datum kiezen. Indien u de Uitgebreide Administratie module heeft kan u bij documenttype ook kiezen voor Pro forma. Klik op 'Opslaan'. 

Uw factuur/pro forma werd aangemaakt, u kan dit raadplegen onder het tabblad 'Administratie'.


2.4 Verstuur verwittigingsbriefjes

U kan verwittingsbriefjes sturen naar uw klanten ter herinnering van bijvoorbeeld een onderhoud. 

U kan de inhoud/lay-out van uw verwittigingsbriefjes aanpassen in uw instellingen. Onderaan vindt u 'Templates'. Hier kan u 'Verwittiging' aanpassen, zowel voor de mail als voor de pdf.


U kan voor 1 of meerdere contracten tegelijkertijd een verwittigingsbriefje sturen. Indien u dit wenst te doen voor meerdere, selecteert u aan de linkerkant de roze vierkantjes van de gewenste contracten.


U krijgt onderstaande pop-up.

U kan kiezen om de verwittigingsbriefjes als mail of als pdf te verzenden. 

Als u kiest voor mail, zal er zodra u klikt op 'Verstuur', een mail verzonden worden naar het mailadres van het werfadres. 

Als u kiest voor mail, kan u een rode lijn te zien krijgen. Dit wilt zeggen dat er geen mailadres gekend is voor het werfadres van de installatie.

Als u kiest voor pdf, zullen de pdfs gedownload worden. Deze kan u dan afprinten en opsturen.


U kan alle geselecteerde contracten hetzelfde type verwittingsbriefjes opsturen door bovenaan te klikken op 'Selecteer allemaal als mail' of 'Selecteer allemaal als PDF'. Of u kan in uw oplijstingen in de kolom 'Type' uw keuze per contract maken.


2.5 Wijzig volgende interventie/facturatie datum

Op deze manier kan u de volgende interventie/facturatie datum handmatig wijzigen. Indien er opdracht/facturen vanuit het contract gemaakt worden, zal dit automatisch gebeuren voor u. 


U krijgt onderstaande pop-up te zien. U kan de datum wijzigen door te klikken op het kalendericoontje.


2.6 Delete

Op deze manier kan u een contract verwijderen. U krijgt een pop-up om het verwijderen te bevestigen.

U kan ook een contract op inactief zetten. Onze voorkeur gaat naar daar. Op die manier behoudt u de geschiedenis van uw contract, maar is het als het ware stopgezet. Indien u een contract verwijderd, zal u de geschiedenis ervan niet meer kunnen opvragen.


D. Contracten op de planning

De ongeplande opdrachten op de planning aan de linkerkant zijn opgedeeld in 2 delen: Opdrachten en Contracten. Van hieruit kan u simpelweg een opdracht slepen naar de gewenste dag, uur en technieker.


De kleuren op de planning komen overaan met de kleur die aangegeven is in het contracttype. Ook de duur van een opdracht zal automatisch aangevuld worden zoals aangegeven in het contracttype.


1: U kan in het contractgedeelte aan de linkerkant filteren op een periode. Zo weet u welke opdrachten ingepland zouden moeten worden. Dit doet u door te klikken op het kalendericoontje.

2: U kan klikken op het locatieicoontje om de locatie van het werfadres te bekijken.
3: U ziet ook of er al dan niet een verwittigingsbriefje verstuurd is.

Als u dubbel klikt op een contractlijn, krijgt u een pop-up met de details van uw klant. U ziet zijn facturatie- en werfadres.


E. Contract detailpagina

Een contract detailpagina bestaat uit verschillende onderdelen: Algemene contract informatie, Klant/Installatie informatie, Opdracht informatie, Factuur informatie en Wisselstukken informatie.


1. Algemene contract informatie

De naam van dit blok is de omschrijving van uw contract die u hier eventueel ook kunt aanpassen. U ziet de referentie en de referentie van uw klant.

Startdatum: Standaard zal dit ingevuld worden als de aanmaakdatum van het contract.

Einddatum: Deze zal standaard niet ingevuld worden, dus uw contract zal eindig blijven lopen. Wij raden aan om een contract niet te verwijderen, zodat u bijvoorbeeld geen geschiedenis kwijt geraakt. Maar door hier een einddatum in te geven die zich bevindt in het verleden, zal uw contract inactief worden. Het zal dus niet meer standaard te zien zijn in uw overzicht. Maar op deze manier kan u het raadplegen indien dit toch zou nodig zijn.

Opmerking: Deze opmerking zal meegenomen worden naar de opdracht en dus ook zichtbaar zijn voor de technieker.

Interne memo: Hier kan u een interne memo plaatsen die uniek is aan het contract. Deze zal dan ook meegaan naar de tablet telkens er een opdracht wordt gemaakt vanuit het contract.


2. Klant/Installatie informatie

Hier vindt u aan welke klant of installatie uw contract gelinkt is.


3. Opdracht informatie

Dit is enkel van toepassing als uw contract soort een opdracht is. Als uw soort een factuur is, klikt u op NVT in de blauwe balk.


Contracttype: Hier ziet u uw gekozen contracttype. U kan het hier eventueel wijzigen.

Begindatum: Standaard zal dit ingevuld worden als de aanmaakdatum van het contract.

Eenheid en aantal: Hier ziet u de frequentie van uw contract. Deze informatie wordt automatisch overgenomen van het gekozen contracttype.

Neem opdracht/factuur datum: Als u dit aanvinkt, zal het systeem automatisch de datum van het laatste opdracht nemen als Laatste Datum. De ingestelde tijdsfrequentie zal dan vertrekken vanaf deze datum en niet vanaf de begindatum van het contract.

Volgende datum: Deze zal automatisch ingevuld worden op basis van uw Frequentie en uw Laatste datum. U kan deze handmatig corrigeren indien gewenst. Als u dit manueel aanpast, zal de knop 'Manueel' aangevinkt worden.

Opdracht overzicht: U ziet hier een overzicht van opdrachten die gemaakt zijn vanuit het contract. U kan dubbelklikken op een opdracht om naar de detailpagina van de opdracht te gaan.


4. Factuur informatie

Dit is enkel van toepassing als uw contract soort een factuur is. Als uw soort een opdracht is, klikt u op NVT in de blauwe balk.


Contracttype: Hier ziet u uw gekozen contracttype. U kan het hier eventueel wijzigen.

Begindatum: Standaard zal dit ingevuld worden als de aanmaakdatum van het contract.

Eenheid en aantal: Hier ziet u de frequentie van uw contract. Deze informatie wordt automatisch overgenomen van het gekozen contracttype.

Neem opdracht/factuur datum: Als u dit aanvinkt, zal het systeem automatisch de datum van het laatste factuur nemen als Laatste Datum. De ingestelde tijdsfrequentie zal dan vertrekken vanaf deze datum en niet vanaf de begindatum van het contract.

Volgende datum: Deze zal automatisch ingevuld worden op basis van uw Frequentie en uw Laatste datum. U kan deze handmatig corrigeren indien gewenst. Als u dit manueel aanpast, zal de knop 'Manueel' aangevinkt worden.

Opdracht overzicht: U ziet hier een overzicht van facturen die gemaakt zijn vanuit het contract. U kan dubbelklikken op een factuur om naar de detailpagina van de factuur te gaan.


5. Wisselstukken informatie

U kan 3 soorten wisselstukken toevoegen.

Contracttype wisselstukken: Deze wisselstukken zijn reeds meegegeven in het contracttype. Dit rubriek is dan ook gelijk voor elke contract met hetzelfde type contracttype.

Contract wisselstukken: Hier kan u wisselstukken toevoegen die specifiek zijn aan het contract van deze klant of installatie. Deze artikels zullen dus bij elke factuur/opdracht meegegeven worden, maar enkel bij dit specifiek contract.

Volgende opdracht wisselstukken: Hier kan u eenmalig gebruik van wisselstukken opgeven. Deze zullen bij de volgende opdracht eenmalig meegegeven worden en nadien terug verwijderd worden uit het contract.


Per onderdeel ziet u de totale aankoopprijs en de totale verkoopprijs. Daaronder vindt u het verschil tussen de 2 prijzen.


6. Acties vanuit contracten detailpagina

Via het tandwieltje rechtsbovenaan in de contracten detailpagina kan u een factuur op een opdracht van dat contract maken.


6.1 Creëer planning

U krijgt een pop-up om een opdracht van dit contract aan te maken. U kiest een technieker aan wie de opdracht zal gekoppeld worden. Dan kiest u een startdatum en uur. Daarna een einddatum en uur. Klik op 'Opslaan'. De opdracht zal nu ingepland zijn op de planning zoals opgegeven.


6.2 Creëer factuur

U krijgt een pop-up om een factuur van dit contract te maken. U kan een datum kiezen. Indien u de Uitgebreide Administratie module heeft kan u bij documenttype ook kiezen voor Pro forma. Klik op 'Opslaan'. 

Uw factuur/pro forma werd aangemaakt, u kan dit raadplegen onder het tabblad 'Administratie'.