Wat vindt u in deze handleiding?


A. Inleiding

De Excel bevat 52 kolommen.

De eerste rij is de titelrij. Vanaf de tweede rij mogen er klanten ingevuld worden. Hieronder volgt een overzicht van de gegevens per kolom.

 

B. Werkwijze

U mag zo veel mogelijk velden invullen. Deze zullen dan automatisch op de tablet mee overgenomen worden. Dit zal veel eenvoudiger en completer zijn voor de technieker als hij zijn tablet gebruikt.

Velden die niet ingevuld zijn in de xlsx zullen vanzelfsprekend ook leeg blijven op de tablet.
 

C. Tips gebruik

Op zoek naar specifieke kolommen/rijen? Geeft InstaWeb 1 bepaald vak waar iets verkeerd is?

  1. Gebruik de zoekfunctie
    • Druk op uw toetsen bord command (iOS) of CTRL (Windows) in + f
      Dan krijgt u rechts bovenaan een zoekbalk. Typ hier de term die u zoekt en druk op enter. Indien er meerdere resultaten zijn, gebruikt u de pijltjes rechts van de zoekbalk om deze allemaal te zien.
    • Ga helemaal rechtsbovenaan in Google bij de drie puntjes.
      Bijna helemaal onderaan vindt u 'zoek'. Klik hierop
      Dan krijgt u rechts bovenaan een zoekbalk. Typ hier de term die u zoekt en druk op enter. Indien er meerdere resultaten zijn, gebruikt u de pijltjes rechts van de zoekbalk om deze allemaal te zien.
  2. Zoek een specifieke cel in EXCEL
    • Linksbovenaan heeft u een vak waarin uw cel nummer geschreven staat. Deze bevindt zich links van de tekstbalk.
      Hierin kan u simpelweg uw celnummer invullen. Letter (kolom) + cijfer (rij) bijvoorbeeld A23
      Dit kan bijvoorbeeld helpen als InstaWeb een fout geeft bij een cel. Indien zich er fouten in het bestand bevinden, zal InstaWeb steeds weergeven over welke cel het gaat.

 

D. Kolomoverzicht

Omschrijving kolom Waarde in Excel lijn


VTI = Verantwoordelijke Technische Installatie

EXCEL KOLOM: A / 1

Klant/VTI actief

    Dit moet 0 of 1 zijn

    0 = niet-actieve klant (krijgt u enkel in klantoverzicht te zien als u specifiek niet-actieve klanten opvraagt)

    1 = actieve klant


EXCEL KOLOM: B / 2

Klant/VTI taal

    Dit is de taal van de klant. 

    Dit moet NL, FR, DE of EN zijn

    NL = Nederlands

    FR = Frans

    DE = Duits

    EN = Engels


EXCEL KOLOM: C / 3

Klant/VTI Hoedanigheid

Dit moet 1, 2, 3, 4, 5 of leeg zijn

1 = (Brussel) Onderneming

2 = (Brussel) Particulier

3 = (Wallonië) Eigenaar 

4 = (Wallonië) Huurder

5 = (Wallonië) Andere (*)

Leeg = (Vlaanderen)


    (*) Bij keuze ‘5’ moet Excel kolom 4 ook ingevuld worden. In alle andere gevallen mag Excel kolom 4 leeg blijven.


EXCEL KOLOM: D / 4

Klant/VTI hoedanigheid andere

    Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: E / 5

Klant/VTI Naam

    Vrije tekstingave

    Naam van de klant zoals die in uw klantenlijst zal verschijnen.

 

EXCEL KOLOM: F / 6

Klant/VTI gebruiknr

    Vrije tekstingave

    Een unieke nummering die u koppelt aan uw klanten


EXCEL KOLOM: G / 7

Klant/VTI Ondernemingsnr

BTW nummer van uw klant

!! LET OP !! De schrijfwijze moet officieel zijn volgens de landcode, anders zullen deze niet worden ingelezen

Voorbeelden van geldige Belgische BTW nummers: BE 0123.321.123, BE 0123 321 123, BE0123321123

 

EXCEL KOLOM: H / 8

Klant/VTI Straat

    Vrije tekstingave

    !! LET OP !! Huisnummers hebben andere kolom

 

EXCEL KOLOM: I / 9

Klant/VTI Huisnr

    Vrije ingave

 

EXCEL KOLOM: J / 10

Klant/VTI postcode

    Geldige postcode van 4 cijfers

 

EXCEL KOLOM: K / 11

Klant/VTI gemeente

    Vrije tekstingave

    !! LET OP !! Postcode moet overeenkomen met gemeente

 

EXCEL KOLOM: L / 12

Klant/VTI land

    Gebruik de landscode: bijvoorbeeld: 
    BE = België
    NL = Nederland
    DE = Duitsland
    FR = Frankrijk    
    LU = Luxemburg

    !! LET OP !! Deze landscode moet overeenkomen met de landscode van het BTW nummer

EXCEL KOLOM: M / 13

Klant/VTI BTW tarief

Dit moet 0, 6 of 21 zijn

!! LET OP !! Klanten zonder BTW nummer kunnen GEEN 0% btw hebben

 

EXCEL KOLOM: N / 14

Klant/VTI tel

    Vrije tekstingave


EXCEL KOLOM: O / 15

Klant/VTI GSM

    Vrije tekstingave

    Vul hier niet meer dan 1 telefoonnummer in

 

EXCEL KOLOM: P / 16

Klant/VTI email

    Vrije tekstingave

    !! LET OP !! Het email adres moet een @ bevat bijvoorbeeld [email protected]

 

EXCEL KOLOM: Q / 17

install zelfde adres

    Is het werfadres hetzelfde als het klantenadres?

    1 = JA (is hetzelfde)

    0 = NEE (is niet hetzelfde)

    Er moet zeker er nul of een 1 staan . Niet leeg laten

    Kolom 18 tem 24 moeten allemaal leeg zijn als de installatie op hetzelfde adres staat als het klantenadres.


EXCEL KOLOM: R / 18

install taal

    Dit is de taal van de klant. 

    Dit moet NL, FR, DE of EN zijn

    NL = Nederlands

    FR = Frans

    DE = Duits

    EN = Engels


EXCEL KOLOM: S / 19

install naam

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens 

    Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: T / 20

install straat

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: U / 21

install huisnr

Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens

Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: V / 22

install postcode

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens

    Vrije tekstingave

    Geldige postcode van 4 cijfers

 

EXCEL KOLOM: W / 23

install gemeente

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens 

    Vrije tekstingave

    Moet overeenkomen met de postcode!

 

EXCEL KOLOM: X / 12

install land

    Gebruik de landscode: bijvoorbeeld: 
    BE = België
    NL = Nederland
    DE = Duitsland
    FR = Frankrijk    
    LU = Luxemburg

    !! LET OP !! Deze landscode moet overeenkomen met de landscode van het BTW nummer


EXCEL KOLOM: Y / 25

install tel

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens 

    Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: Z / 26

install GSM

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens 

    Vrije tekstingave

    Max. 1 GSM nummer ingeven

EXCEL KOLOM: AA / 27

install email

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens 

    !! LET OP !! Het email adres moet een @ bevat bijvoorbeeld [email protected]

 

EXCEL KOLOM: AB / 28

Actief

    Moet 0 of 1 zijn

    Is de installatie actief of inactief?

    0 = niet actief

    1 = actief


EXCEL KOLOM: AC / 29

Serienummer

    Vrije tekstingave


EXCEL KOLOM: AD / 30

Ingedeeld

    Moet 1 of 2 zijn

    Is de installatie ingedeeld of niet?

    1 = Ja

    2 = Nee


EXCEL KOLOM: AE / 31

Binnenwand

    Enkele of dubbele binnenwand?

    1 = Enkel

    2 = Dubbel


EXCEL KOLOM: AF / 32

Buitenwand

    Enkele of dubbele buitenwand?

    1 = Enkel

    2 = Dubbel


EXCEL KOLOM: AG / 33

Materiaal

    1 = Staal

    2 = Roestvrij staal

    3 = Gewapend thermohardende kunststoffen

    4 = Prefabconstructie 

    5 = Andere

    

    Indien 5, vul kolom AI / 35 in

 

EXCEL KOLOM: AH / 34

Liter

    Vrije numerieke ingave

    Aantal ingeven met 3 cijfers na de komma

    Bv. 123,456

 

EXCEL KOLOM: AI / 35

Materiaalomschrijving

Enkel verplicht als AG / 33 = 5
Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: AJ / 36

Klasse

    Moet 1, 2, 3 of 4 zijn

    1 = Klasse 1

    2 = Klasse 2

    3 = Klasse 3a

    4 = Klasse 3b

 

EXCEL KOLOM: AK / 37

Vorm

    Moet 1, 2, 3, 4 of 5 zijn

    1 = Cilindrisch

    2 = Rond

    3 = Parallellepipedum

    4 = Ovaal

    5 = Andere


    Indien 5, verplicht kolom AL / 38 invullen

 

EXCEL KOLOM: AL / 38

Vorm omschrijving

Verplicht indien AL / 38 = 5

Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: AM / 39

Datum plaatsing

    Indien niet gekend, leeg

    Indien gekend, invullen volgens dd/mm/yyyy


EXCEL KOLOM: AN / 40

Product

    1 = Gasolieverwarming type A

    2 = Gasolieverwarming type B

    3 = Diesel

    4 = Lampolie type C

    5 = Andere


    Indien 5, verplicht kolom AO / 41 invullen

 

EXCEL KOLOM: AO / 41

Product omschrijving

Verplicht indien AN / 40 = 5

Vrije tekstingave


EXCEL KOLOM: AP / 42

Kenplaatje aanwezig

Moet 1 of 2 zijn

1 = Ja

2 = Nee

 

EXCEL KOLOM: AQ / 43

Kenplaat info van 

    Indien kenplaat niet aanwezig is, van wie heeft u dan de informatie ontvangen.

 

EXCEL KOLOM: AR / 44

Merk

    Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: AS / 45

Prototype nummer 

    Vrije tekstingave

    -1 = niet van toepassing   

 

EXCEL KOLOM: AT / 46

Norm 

    Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: AU / 47

Kenplaat inhoud 

    Vrije numerieke ingave

    Aantal ingeven met 3 cijfers na de komma

    Bv. 123,456


EXCEL KOLOM: AV / 48

Diameter

    Vrije numerieke ingave

    Aantal ingeven met 3 cijfers na de komma

    Bv. 123,456

 

EXCEL KOLOM: AW / 49

Lengte 

    Vrije numerieke ingave

    Aantal ingeven met 3 cijfers na de komma

    Bv. 123,456

 

EXCEL KOLOM: AX / 50

Particulier/Onderneming

    Moet 1 of 2 zijn

    1 = Particulier

    2 = Onderneming

 

EXCEL KOLOM: AY / 51

Unieke klantencode 

    Vrije tekst ingave

    Moet uniek zijn en zorgt er voor dat er geen dubbele waardes kunnen geïmporteerd worden in uw omgeving. Na een export dus nooit veranderen!!

    We raden dit af tenzij u 100% zeker weet hoe dit werkt.


EXCEL KOLOM: AZ / 52

Unieke installatiecode  

    Vrije tekst ingave

    Moet uniek zijn en zorgt er voor dat er geen dubbele waardes kunnen geïmporteerd worden in uw omgeving. Na een export dus nooit veranderen!!

    We raden dit af tenzij u 100% zeker weet hoe dit werkt.



E. Importeren in InstaWeb

  1. Ga naar de website admin.instamobile.be. Ga linksonderaan naar 'Import en export'.
  2. Kies voor de optie 'Reservoir'.
  3. Hier kan u dus importeren en exporteren. Rechts kan u importeren.
    Email: Deze zal een bevestiging krijgen indien alles ingelezen is.
    Referentie: deze komt ook in de titel van uw mail.
  4. Klik op 'Choose file' en kies het bestand dat u wenst te importeren.
  5. Klik op 'Importeer'.
  6. Indien er fouten zijn in deze te importeren XLS-bestand dan krijgt er hiervan een oplijsting onder de knop 'Importeer'. De kolom en rij worden weergegeven met de eventuele fout. Corrigeer deze in uw Excel bestand, sla deze op en probeer opnieuw.
  7. Als er geen fouten zijn, start het importeren. Dan krijgt u een melding die de start van het importeren bevestigd. Afhankelijk van het aantal gegevens kan dit even duren.
  8. Als de import klaar is, krijgt u een email op het opgegeven e-mailadres met de referentie.


!! LET OP !! DE OPBOUW VAN DE XLS FILE MOET VOLDOEN AAN DE NORMEN DIE MET TRADECOM ZIJN AFGESPROKEN.


Velden die niet ingevuld zijn in de xlsx zullen vanzelfsprekend ook leeg blijven op de tablet. 


 

F. Exporteren

  1. Ga naar de website admin.instamobile.be. Ga linksonderaan naar 'Import en export'.
  2. Kies voor de optie 'Reservoir'.
  3. Hier kan u dus importeren en exporteren. Rechts kan u exporteren.
    U kan een email en een referentie ingeven.
    Email: naar deze email wordt de geëxporteerde artikellijst gestuurd.
    Referentie: deze komt ook in de titel van uw mail.
  4. Klik op 'Exporteer'.
  5. Dan krijgt u een links onderaan de onderstaande melding. Afhankelijk van het aantal gegevens kan dit even duren.
  6. Als de export klaar is, krijgt u een email op het opgegeven e-mailadres met de referentie en het XLS-bestand. De mail hieronder is wat u in uw mail inbox kan verwachten.


Wenst u gegevens aan te passen? Exporteer eerst uw bestaande gegevens. Pas de nodige zaken aan in die Excel lijst aan. !! LET OP !! Verander de unieke codes acheraan niet. Deze codes zullen uw wijzigingen linken met de juiste klant of installaties. Wanneer u klaar bent, slaagt u het bestand op. U kan deze nu terug importeren op de website.


Wenst u nieuwe installaties toe te voegen aan uw bestaande lijst? Maak gewoonweg een nieuwe Excel lijst in de template die je kan downloaden in het Importeer venster. Laat de unieke codes achteraan open. Op die manier zal het systeem zelf opmerken dat er nieuwe installaties moeten toegevoegd worden en zullen die een nieuwe code krijgen.


!! LET OP !! DE OPBOUW VAN DE XLS FILE MOET VOLDOEN AAN DE NORMEN DIE MET TRADECOM ZIJN AFGESPROKEN.


Velden die niet ingevuld zijn in de xlsx zullen vanzelfsprekend ook leeg blijven op de tablet.