Le module de modèles est un module supplémentaire que vous pouvez acquérir. Ce module vous permet de personnaliser la mise en page de vos e-mails et de vos fichiers PDF, notamment pour les factures et les rappels de paiement.
Vous trouverez la module de modèles sous 'Paramètres', puis 'Modèles'.
Que trouverez-vous dans ce guide ?
- A. Ajouter un nouveau modèle
- B. Modifier un modèle existant
- C. Page de détail des modèles
- D. Valeurs dynamiques
- E. Quelques conseils
A. Ajouter un nouveau modèle
- Allez via 'Paramètres' en bas à gauche vers 'Modèles'.
- Cliquez sur le bouton rose avec le signe plus.
- Une page de modèle vide s’ouvre alors. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet au point C.
B. Modifier un modèle existant
Si vous n’avez encore effectué aucune modification, le système utilise certains textes par défaut. Vous pouvez bien entendu les modifier.
- Allez via 'Paramètres' en bas à gauche vers 'Modèles'.
- Cliquez sur le menu déroulant et choisissez le modèle auquel vous souhaitez apporter des modifications.
- Vous verrez alors la page du modèle sélectionné. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet au point C.
C. Page de détail des modèles
1. Informations générales
En haut de la page, vous pouvez attribuer plusieurs informations générales à votre modèle.
Description: Il s’agit de la description interne. Vous la retrouverez donc sur le site lorsque vous souhaitez choisir un modèle spécifique.
Sélectionner la langue du modèle à changer: Ici, vous choisissez la langue du modèle que vous êtes en train de modifier.
Sélectuonner la langue où vous voulez copier: Ici, vous pouvez choisir une langue. Lorsque vous cliquez ensuite sur 'Copiez le modèle entre les langues', votre page actuelle sera copiée vers la langue sélectionnée. De cette manière, vous pouvez facilement la traduire.
2. Sujet de l’e-mail
Ici, vous définissez le sujet de votre e-mail. Vous pouvez saisir le texte souhaité ou utiliser des valeurs dynamiques.
Les valeurs dynamiques s’adaptent en fonction du client lié. Cela vous permet de personnaliser vos e-mails tout en conservant un modèle standard. Cela peut par exemple être utile pour le nom du client ou le numéro du document. Vous trouverez plus d’explications à ce sujet au point D.
3. Contenu de l’e-mail
Ici, vous pouvez ajouter le contenu de votre e-mail. Vous pouvez simplement saisir du texte ou utiliser des valeurs dynamiques. Vous pouvez également adapter le modèle à l’aide des icônes de mise en page.
Les valeurs dynamiques s’adaptent en fonction du client lié. De cette manière, vous pouvez personnaliser vos e-mails tout en gardant un modèle standard. Cela peut par exemple être utile pour le nom du client ou le numéro du document. Vous trouverez plus d’explications à ce sujet au point D.
Si vous cliquez sur 'Aperçu', un aperçu de votre modèle apparaîtra à droite.
3.1 Icônes de mise en page
Vous trouverez ci-dessous une explication de la fonction de chaque icône.
1: Style de texte : vous choisissez ici le style du texte. Certaines fonctionnalités standard ont déjà été attribuées au style de texte.
2: Police: permet de choisir une police pour votre e-mail. Il s’agit de polices standards reconnues par la plupart des boîtes mail.
3: Couleur du texte: permet de choisir la couleur de votre texte.
4: Couleur d’arrière-plan du texte: permet de choisir la couleur de fond derrière votre texte.
5: Gras: permet de mettre votre texte en gras.
6: Italique: permet de mettre votre texte en italique.
7: Souligné: permet de souligner votre texte.
8: Barré: permet de barrer votre texte.
9: Alignement: permet de choisir l’alignement de votre texte. Vous pouvez choisir entre : gauche, droite, centré ou justifié.
10: Liste numérotée: permet de créer une liste avec une numérotation automatique.
11: Liste non numérotée: permet de créer une simple liste. Vous pouvez choisir parmi plusieurs icônes.
12: Retrait: permet d’ajouter un retrait à gauche ou à droite à votre texte.
13: Lien: permet de coller l’URL d’un lien.
14: Image: permet d’ajouter une image. Vos fichiers s’ouvriront et vous pourrez sélectionner le fichier souhaité.
15: Annuler: permet d’annuler votre dernière modification.
16: Rétablir: permet de restaurer votre dernière modification annulée.
17: Tableau: permet d’ajouter un tableau. Vous pouvez choisir le nombre de colonnes et de lignes.
D. Valeurs dynamiques
Comme indiqué précédemment, vous pouvez utiliser des valeurs dynamiques afin de créer des e-mails standards qui sont tout de même personnalisés pour chaque client.
Vous verrez alors apparaître plusieurs valeurs placées entre crochets. Celles-ci seront automatiquement complétées lorsque vous envoyez l’e-mail au client, par exemple.
1. Informations générales
| Label | Valeur dynamique | Exemple |
| Date | [[UTIL_AJOURDUI]] | 22-07-2026 |
| Date et heure | [[UTIL_AJOURDUIAVECTEMPS]] | 22-07-2026 09:34 |
Date: Il s’agit de la date au moment de l’envoi de l’e-mail.
Date et heure: Il s’agit de la date et de l’heure au moment de l’envoi de l’e-mail.
2. Société
Il s’agit de vos propres informations d’entreprise, telles qu’elles sont renseignées dans 'Données de société' sous 'Gestion'.
| Label | Valeur dynamique | Exemple |
| Nom société | [[FIRME_NOM]] | InstaMobile |
| Adresse ligne 1 | [[FIRME_RUE1]] | Burgemeester De Cocklaan 10 bus 1 |
| Adresse ligne 2 | [[FIRME_RUE2]] | Poort 1A |
| Code postal | [[FIRME_CODEPOSTAL]] | 9320 |
| Ville | [[FIRME_VILLE]] | Erembodegem |
| Gsm | [[FIRME_TEL]] | 09/000 00 00 |
| [[FIRME_EMAIL]] | mail@mail.be | |
| Numéro TVA | [[FIRME_TVA]] | BE0123 567 890 |
| Info suppl. 1 | [[FIRME_DETAILS1]] | www.website.be |
| Info suppl. 2 | [[FIRME_DETAILS2]] | IBAN BE11 1111 1111 1111 |
| InstaCool numéro d'enregistration | [[FIRME_REGISTRATIONCOOL]] | Reg. InstaCool |
| Données de société | [[FIRME_ADRESSE]] | InstaMobile Burgemeester De Cocklaan 10 bus 1 Poort 1A 9320 Erembodegem 09/000 00 00 mail@mail.be |
Nom société: Correspond dans 'Gestion' au champ Nom.
Adresse ligne 1: Correspond dans 'Gestion' au champ Ligne Adresse 1.
Adresse ligne 2: Correspond dans 'Gestion' au champ Ligne Adresse 2.
Code postal: Correspond dans 'Gestion' au champ Code postal.
Ville: Correspond dans 'Gestion' au champ Ville.
Gsm: Correspond dans 'Gestion' au champ N° de téléphone.
Email: Correspond dans 'Gestion' au champ Email.
Numéro TVA: Correspond dans 'Gestion' au champ N° TVA.
Info suppl. 1: Correspond dans 'Gestion' au champ Info suppl. (p.e. compte bancaire).
Info suppl. 2: Correspond dans 'Gestion' au champ Info suppl. (p.e. 2ième compte bancaire).
InstaCool numéro d'enregistration: Correspond dans 'Gestion' au champ Numéro registration InstaCool.
Données de société: Il s’agit d’une combinaison du Nom, Ligne Adresse 1, Ligne Adresse 2, Code postal, Ville, N° de téléphone en Email.
3. Client
Dit komt overeen met de gegevens van het hoofdadres zoals weergegeven in de klantenfiche.
| Label | Valeur dynamique | Exemple |
| Client nom | [[CLIENT_NOM]] | Naam |
| Référence client | [[CLIENT_REFERENCE]] | 123 |
| Description | [[ADRESSEPRINC_DESCRIPTION]] | Naam |
| Rue | [[ADRESSEPRINC_RUE]] | Walzegem |
| Numéro | [[ADRESSEPRINC_NUMERO]] | 34 |
| Code postal | [[ADRESSEPRINC_POSTAL]] | 9860 |
| Ville | [[ADRESSEPRINC_VILLE]] | Balegem |
| Pays | [[ADRESSEPRINC_PAYS]] | BE |
| Adresse formatté | [[ADRESSEPRINC_ADRESSE]] | Walzegem 34, 9860 Balegem |
| Tél | [[ADRESSEPRINC_TEL]] | 09/000 00 00 |
| Gsm | [[ADRESSEPRINC_MOBILE]] | 0400/00 00 00 |
[[ADRESSEPRINC_EMAIL]] | mail@mail.be |
Client nom: Correspond dans la fiche client au Nom du client situé à gauche..
Référence client: Correspond dans la fiche client au N° du client.
Description: Correspond dans la fiche client au Nom du client situé à gauche..
Rue: Correspond dans la fiche client à la Rue située à gauche.
Numéro: Correspond dans la fiche client au Numéro situé à gauche.
Code postal: Correspond dans la fiche client au Code postal situé à gauche.
Ville: Correspond dans la fiche client à la Ville située à gauche.
Pays: Correspond dans la fiche client au Pays situé à gauche.
Adresse formatté: Correspond dans la fiche client à la Rue, au Numéro, au Code postal et à la Ville situés à gauche.
Tél: Correspond dans la fiche client au Numéro de téléphone situé à gauche.
Gsm: Correspond dans la fiche client au Numéro de GSM situé à gauche.
Email: Correspond dans la fiche client à l’Adresse e-mail située à gauche.
4. Adresse d'installation
Dit komt overeen met de gegevens van het werfadres zoals weergegeven in de klantenfiche.
| Label | Valeur dynamique | Exemple |
| Description | [[ADRESSEINSTALLATION_DESCRIPTION]] | Naam |
| Rue | [[ADRESSEINSTALLATION_RUE]] | Walzegem |
| Numéro | [[ADRESSEINSTALLATION_NUMERO]] | 34 |
| Code postal | [[ADRESSEINSTALLATION_POSTAL]] | 9860 |
| Ville | [[ADRESSEINSTALLATION_VILLE]] | Balegem |
| Pays | [[ADRESSEINSTALLATION_PAYS]] | BE |
| Adresse formatté | [[ADRESSEINSTALLATION_ADRESSE]] | Walzegem 34, 9860 Balegem |
| Tél | [[ADRESSEINSTALLATION_TEL]] | 09/000 00 00 |
| Gsm | [[ADRESSEINSTALLATION_MOBILE]] | 0400/00 00 00 |
[[ADRESSEINSTALLATION_EMAIL]] | mail@mail.be |
Description: Correspond dans la fiche client à la Description de l’adresse du chantier située à droite.
Rue: Correspond dans la fiche client à la Rue située à droite.
Numéro: Correspond dans la fiche client au Numéro situé à droite.
Code postal: Correspond dans la fiche client au Code postal situé à droite.
Ville: Correspond dans la fiche client à la Ville/Commune située à droite.
Pays: Correspond dans la fiche client au Pays situé à droite.
Adresse formatté: Correspond dans la fiche client à la Rue, au Numéro, au Code postal et à la Ville/Commune situés à droite.
Tél: Correspond dans la fiche client au Numéro de téléphone situé à droite.
Gsm: Correspond dans la fiche client au Numéro de GSM situé à droite.
Email: Correspond dans la fiche client à l’Adresse e-mail située à droite.
5. Document
| Label | Valeur dynamique | Exemple |
| Description | [[DOC_DESCRIPTION]] | Ceci est une description |
| Numéro | [[DOC_NUMERO]] | 2026001 |
Date du document | [[DOC_DATE]] | 02/10/2026 |
Date d'échéance | [[DOC_DATEDECHEANCE]] | 16/10/2026 |
| Référence document | [[DOC_REFERENCE]] | Référence 123456 |
Référence client | [[DOC_REFERENCECLIENT]] | AN04 |
| Remarque | [[DOC_REMARQUE]] | Ceci est une remarque |
| Encours | [[DOC_OUVERT]] | 72,60 |
| Payé | [[DOC_PAYE]] | 0,00 |
Total VAT inclu | [[DOC_TOTTVAINCL]] | 72,60 |
Lignes titre | [[DOC_LIGNESTITRE]] | Titel 1 Titel 2 Titel 3 |
Description: Correspond dans la fiche document à la Description.
Numéro: Correspond dans la fiche document au Numéro du document.
Date du document: Correspond dans la fiche document à la Date de création.
Date d'échéance: Correspond dans la fiche document à la Date d’échéance.
Référence document: Correspond dans la fiche document à la Référence du document.
Référence client: Correspond dans la fiche document à la Référence du client.
Remarque: Correspond dans la fiche document à la Remarque du document.
Encours: Correspond dans la fiche document au Montant restant dû.
Payé: Correspond dans la fiche document au Montant payé.
Total VAT inclu: Correspond dans la fiche document au Montant total TVA comprise.
Lignes titre: Correspond dans la fiche document aux Lignes de titre du document.
E. Quelques conseils
1. Signature
Pour ajouter une signature avec un logo, il est préférable d’utiliser un cadre afin d’obtenir la meilleure mise en page possible.
Il est également important que le fichier de votre logo ne soit pas trop volumineux afin d’éviter que vos e-mails soient considérés comme des spams.
Exemple :
2. Utilisation d’un logo
Nous déconseillons de sélectionner un fichier local depuis votre ordinateur, car de nombreuses boîtes mail considèrent cela comme trop lourd. Certains serveurs de messagerie comme Gmail et Outlook peuvent alors bloquer l’e-mail ou le considérer comme un spam.
Nous recommandons donc d’utiliser une image qui se trouve par exemple sur votre site web.
- Allez sur votre site web.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre logo et sélectionnez 'Copier l’image'.
- Allez sur la page du modèle et cliquez avec le bouton droit de la souris, puis choisissez 'Coller'.
Cela permet à chaque fournisseur de messagerie d’accéder à vos images sans que celles-ci soient directement intégrées dans l’e-mail.
Si vous utilisez malgré tout un fichier image, celui-ci ne doit pas être trop volumineux. Sinon, le message ci-dessous peut apparaître.
Réduisez alors la taille de votre image ou choisissez un fichier plus petit.
3. Éviter les spams
Vous ne pourrez jamais éviter complètement les spams, mais en créant des e-mails aussi variés que possible, vous pouvez déjà réduire le risque.
Pour cela, utilisez certainement les valeurs dynamiques. Vous pouvez ainsi créer un e-mail standard, mais avec des informations uniques selon chaque client.