De Template Module is een extra module die u kan aankopen. Deze module laat u toe om de lay-out van uw mails en PDF's voor onder andere facturen en aanmaningen te personaliseren. 


De Template Module kan u raadplegen onder 'Instellingen' en dan 'Templates'.


Wat vindt u in deze handleiding?


A. Nieuwe template toevoegen

  1. Ga via 'Instellingen' links onderaan naar 'Templates'.
  2. Klik op de roze plus.
  3. Dan krijgt u een lege template pagina. Meer informatie hierover vindt u bij punt C.


B. Bestaande template aanpassen

Indien u nog geen aanpassingen aangebracht heeft, maakt het systeem gebruik van enkele standaard teksten. Deze kan u natuurlijk wijzigen.

  1. Ga via 'Instellingen' links onderaan naar 'Templates'.
  2. Klik op het dropdown menu en kies de template waaraan u wijzigingen wil toevoegen.
  3. Dan ziet u de gekozen template pagina. Meer informatie hierover vindt u bij punt C.


C. Detailpagina templates

1. Algemene informatie

Bovenaan kan u enkele algemene informatie toekennen aan uw template.

Omschrijving: Dit is de interne omschrijving. Deze vindt u dus terug op de website als u een bepaalde template wilt kiezen.

Selecteer hier de taal van het template dat je wenst te bewerken: Hier kiest u de taal van de template die u aan het bewerken bent.

Selecteer waarnaar je wilt kopiëren: Hier kan u een taal kiezen. Als u dan klikt op 'Kopieer lay-out tussen talen door', dan zal uw huidige pagina gekopieerd worden naar de geselecteerde taal. Op die manier kan u deze gemakkelijk vertalen.


2. Onderwerp van de mail

Hier bepaalt u het onderwerp van uw mail. U kan de tekst typen die u wenst of u kan gebruik maken van dynamische waardes.

Dynamische waardes zullen zich aanpassen naargelang de gelinkte klant. Op die manier kan u uw mails personaliseren, maar kan u er wel een standaard  van maken. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor de klantnaam of het documentnummer. Meer uitleg hierover vindt u bij punt D.


3. Inhoud van de mail

Hier kan u de inhoud van uw mail toevoegen. U kan gewoonweg typen of gebruik maken van de dynamische waardes. U kan de template ook aanpassen aan de hand van de lay-out icoontjes.

Dynamische waardes zullen zich aanpassen naargelang de gelinkte klant. Op die manier kan u uw mails personaliseren, maar kan u er wel een standaard van maken. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor de klantnaam of het documentnummer. Meer uitleg hierover vindt u bij punt D.


Indien u klikt op 'Bekijk resultaat', zal u aan de rechterkant een voorbeeld zien van uw template.


3.1 Lay-out iconen

Hieronder vindt u een uitleg per functie van een icoontje.

1: Hoofding: Hier kiest u de hoofding van uw tekst. Aan de hoofding zijn al enkele standaard kenmerken toegekend.

2: Lettertype: Hier kan u een lettertype kiezen voor uw mail. Dit zijn standaard lettertypes die door de meeste mailboxen herkend worden.

3: Tekst kleur: Hier kiest u de kleur van uw tekst zelf.

4: Tekst achtergrond kleur: Hier kiest u de kleur van de achtergrond achter uw tekst.

5: Vet: Op deze manier zet u uw tekst in vet.

6: Cursief: Op deze manier zet u uw tekst in cursief.

7: Onderlijnd: Op deze manier kan u uw tekst onderlijnen.

8: Doorstreept: Op deze manier kan u uw tekst doorstrepen

9: Uitlijning: Hier kiest u de uitlijning van uw tekst. U kan kiezen uit: links, rechts, centraal of gevuld.

10: Genummerde opsomming: Hierbij krijgt u een opsomming met een automatische nummering.

11: Ongenummerde opsomming: Hierbij krijgt u gewoonweg een opsomming. U kan kiezen uit verschillende icoontjes

12: Inspring: Hier kan u kiezen om een linker of rechter inspring aan uw tekst toe te voegen.

13: Link: Hier kan u de URL van een link plakken.

14: Afbeelding: Hier kan u een afbeelding toevoegen. Uw bestanden zullen openen en u kan het gewenste bestand selecteren.

15: Ongedaan maken: Op deze manier kan u uw laatste wijziging ongedaan maken.

16: Opnieuw doen: Op deze manier kan u uw laatste wijziging terugzetten.

17: Tabel: Hier kan u een tabel toevoegen. U kan het aantal kolommen en rijen kiezen.


D. Dynamische waardes

Zoals eerder vermeld, kan u dynamische waardes gebruiken voor het maken van standaard mails die wel gepersonaliseerd worden naar de klant.

U krijgt dan enkele waarden te zien die tussen vierkante haakjes geplaatst worden. Deze zullen ingevuld worden zodra u het bijvoorbeeld naar de klant mailt.


1. Algemene informatie

Datum: Dit is de datum op het moment van het sturen van de mail.

Datum en tijd: Dit is de datum en de tijd op het moment van het sturen van de mail.


2. Bedrijfsinformatie

Dit zijn uw eigen bedrijfsinformatie, zoals ze zijn ingegeven in 'Firma gegevens' onder 'Beheer'.

Bedrijfsnaam: Dit komt overeen in 'Beheer' met Bedrijfsnaam.

Adres lijn1: Dit komt overeen in 'Beheer' met Adresregel 1.

Adres lijn2: Dit komt overeen in 'Beheer' met Adresregel 2.

Postcode: Dit komt overeen in 'Beheer' met Postcode.

Stad/gemeente: Dit komt overeen in 'Beheer' met Stad/Gemeente.

Gsm: Dit komt overeen in 'Beheer' met Telefoon.

Email: Dit komt overeen in 'Beheer' met Email.

BTW nummer: Dit komt overeen in 'Beheer' met Ondernemingsnummer.

Details 1: Dit komt overeen in 'Beheer' met Extra info (bv. rekeningnummer).

Details 2: Dit komt overeen in 'Beheer' met Extra info 2 (bv. 2de rekeningnummer).

InstaCool registratienummer: Dit komt overeen in 'Beheer' met Registratienummer InstaCool.

Firma gegevens: Dit is een samenvoeging van uw Bedrijfsnaam, Adresregel 1, Adresregel 2, Postcode, Stad/Gemeente, Telefoon en Email.


3. Klant

Dit komt overeen met de gegevens van het hoofdadres zoals weergegeven in de klantenfiche.

Klant naam: Dit komt overeen in de klantenfiche met de Klantnaam aan de linkerkant.

Klant referentie: Dit komt overeen in de klantenfiche met de Referentie van uw klant.

Omschrijving: Dit komt overeen in de klantenfiche met de Omschrijving.

Straat: Dit komt overeen in de klantenfiche met de Straat aan de linkerkant.

Huisnummer: Dit komt overeen in de klantenfiche met het Huisnummer aan de linkerkant.

Postcode: Dit komt overeen in de klantenfiche met de Postcode aan de linkerkant.

Stad/Gemeente: Dit komt overeen in de klantenfiche met de Stad/Gemeente aan de linkerkant.

Land: Dit komt overeen in de klantenfiche met het Land aan de linkerkant.

Volledig adres: Dit komt overeen in de klantenfiche met de Straat, het Huisnummer, de Postcode en de Stad/Gemeente aan de linkerkant.

Tel: Dit komt overeen in de klantenfiche met het Telefoonnummer aan de linkerkant.

Gsm: Dit komt overeen in de klantenfiche met het Gsm-nummer aan de linkerkant.

Email: Dit komt overeen in de klantenfiche met het E-mailadres aan de linkerkant.


4. Werfadres

Dit komt overeen met de gegevens van het werfadres zoals weergegeven in de klantenfiche.


Omschrijving: Dit komt overeen in de klantenfiche met de Omschrijving van het werfadres aan de rechterkant.

Straat: Dit komt overeen in de klantenfiche met de Straat aan de rechterkant.

Huisnummer: Dit komt overeen in de klantenfiche met het Huisnummer aan de rechterkant.

Postcode: Dit komt overeen in de klantenfiche met de Postcode aan de rechterkant.

Stad: Dit komt overeen in de klantenfiche met de Stad/Gemeente aan de rechterkant.

Land: Dit komt overeen in de klantenfiche met het Land aan de rechterkant.

Volledig adres: Dit komt overeen in de klantenfiche met de Straat, het Huisnummer, de Postcode en de Stad/Gemeente aan de rechterkant.

Tel: Dit komt overeen in de klantenfiche met het Telefoonnummer aan de rechterkant.

Gsm: Dit komt overeen in de klantenfiche met het Gsm-nummer aan de rechterkant.

Email: Dit komt overeen in de klantenfiche met het E-mailadres aan de rechterkant.


5. Document

Omschrijving: Dit komt overeen in de documentenfiche met de Omschrijving.

Nummer: Dit komt overeen in de documentenfiche met het Documentnummer.

Document datum: Dit komt overeen in de documentenfiche met de Aanmaakdatum.

Vervaldatum: Dit komt overeen in de documentenfiche met de Vervaldatum.

Referentie document: Dit komt overeen in de documentenfiche met de Referentie van het document.

Referentie klant: Dit komt overeen in de documentenfiche met de Referentie van de klant.

Opmerking document: Dit komt overeen in de documentenfiche met de Opmerking van het document.

Openstaand: Dit komt overeen in de documentenfiche met het Openstaande bedrag.

Betaald: Dit komt overeen in de documentenfiche met het Betaalde bedrag.

Totaal incl. BTW: Dit komt overeen in de documentenfiche met Totale bedrag inclusief BTW.

Titellijnen:  Dit komt overeen in de documentenfiche met de Titellijnen uit het document.


E. Enkele tips

1. Handtekening

Voor een handtekening met een logo toe te voegen, maakt u best gebruik van een kader om de lay-out zo goed mogelijk te krijgen.

Het is ook belangrijk dat uw bestand van uw logo niet te groot is om te vermijden dat u in de spam terecht komt.


Een voorbeeld:


Wij raden af om een lokaal bestand van uw computer te selecteren, omdat dit door vele mailboxen als te zwaar wordt ervaren. Sommige mailservers zoals Gmail en Outlook kunnen dit hierdoor tegenhouden of als spam bestempelen. Wij raden dus aan om een foto te gebruiken die bijvoorbeeld op uw website staat. Dit kun je doen door:

  1. Ga naar uw website.
  2. Druk met de rechtermuisknop op uw logo en selecteer ‘Afbeelding kopiëren’;
  3. Ga naar de template pagina en klik hier met uw rechtermuisknop en kies ‘Plakken’.

Dit zorgt ervoor dat elke mail provider aan uw foto’s kan zonder dat deze foto in de mail staat.


Indien u toch een afbeeldingsbestand gebruikt, mag dit bestand niet te groot zijn. Anders kan u onderstaande opmerking te zijn krijgen.

Text Description automatically generated

Maak uw foto dan kleiner of kies een kleiner bestand.


3. Spam vermijden

Spam kan u nooit helemaal vermijden, maar door zo gevarieerd mogelijke mails op te stellen, kan u de kans wel al verminderen. Maak daarvoor zeker gebruik van de dynamische waardes. Zo kan u een standaard mail opstellen, maar met unieke waardes naargelang de klant.