InstaMobile

Op deze pagina vindt u een overzicht van alle documenten: 

• Facturen
• Creditnota’s
• Offertes

U kan specifiek op zoek gaan naar bepaalde documenten door bovenaan de pagina filters aan te duiden. U kan meerdere filters samen gebruiken.

U kan filteren aan de hand van :

• Specifiek documentnummer
• Kalender (van/tot)

Door op het kalendericoon te klikken, rechts in het vak, kan u makkelijk een dag aanduiden.

Zodra u in het venster klikt, krijgt u een lijst met al uw klanten. U kan hieruit selecteren of bovenaan de naam typen.

Bij het klikken op deze tool, krijgt u een lijst met factuur, creditnota en offerte.

Zodra al uw gewenste filters zijn ingevuld, drukt u op “Zoeken” en krijgt u de bijhorende zoekresultaten.

Door op de knop “Reset” te klikken worden alle filters verwijderd. 

Door “overzicht totalen” aan te klikken, krijgt u een overzicht van Totaal excl. BTW, Totaal BTW, Totaal incl. BTW, en Openstaand.

Hierin kan u typen na gebruik van de filters. Vanaf dat u begint te typen, worden de resultaten direct weergegeven. 

U kan hier af- en aanvinken welke kolommen u wel en niet wenst te zien in het overzicht.

U kan uw kolommen ook verslepen naar uw wens: klik op een bepaalde kolom. Terwijl u deze vasthoudt kan u ze verslepen. Zodra u de kolom loslaat, zal die blijven staan. 

Door op deze tool te klikken, wordt de lijst van documenten die op dat moment te zien zijn op uw scherm, omgezet naar een Excel-bestand.

Als u hierop klikt, worden de geselecteerde bestanden als pdf binnen één map gedownload.

U moet minstens 1 document hebben geselecteerd om deze tool te gebruiken.

Aan de hand van de kolommen krijgt u een snel overzicht van de details van de documenten.

De getoonde kolommen kunnen aangepast worden zie cijfer 9 hierboven.

U kan de volgorde van de kolommen aanpassen door ze te verslepen. De door u versleepte volgorde wordt opgeslagen.

Door op het linkse vierkanticoon te klikken, selecteert u alle documenten. Individuele documenten kunnen geselecteerd worden door het vierkant naast het document zelf te selecteren.

Dit ziet u rechtsonder het overzicht.

1   Hier kan u selecteren hoeveel documenten u op uw scherm wenst te zien.

2   Dit toont aan welke documenten van het totaal te zien zijn op uw scherm.

3   Van links naar rechts: ga naar eerste pagina, ga naar voorgaande pagina, ga naar volgende pagina, ga naar laatste pagina

Door rechts te klikken op een bepaalde lijn krijgt u bovenstaande popup om het document gemakkelijk te printen, kopiëren, mailen of openen.

Afhankelijk van het type document krijgt u een andere popup (zie onderschriften).

U wordt genavigeerd naar de detailpagina van het document, waar u gemakkelijk aanpassingen kan doen.

U krijgt één van bovenstaande popups te zien. U kan enkel printen als test, indien u nog niet definitief heeft geprint.

Zodra uw keuze gemaakt is, wordt een pdf klaargemaakt die makkelijk geprint kan worden.

Indien u kiest voor “Maak een copy”, krijgt u bovenstaande popup te zien. 

Bij “Kies het soort document” kan u kiezen tussen factuur, creditnota of offerte. Zodra u op “Kopieer” klikt, wordt de kopie aangemaakt en op uw scherm weergegeven.

U kan elke copy linken aan een andere klant

Indien u kiest voor “Betaling”, krijgt u bovenstaande popup te zien. 

U kan makkelijk een datum, betaalwijze, bedrag en eventueel een opmerking toevoegen.

Indien u kiest voor “Mail”, krijgt u bovenstaande popup te zien. 

1   U kan keuze maken uit door u ingestelde templates.

2   U kan meerdere emailadressen ingeven. 

     Deze moet gescheiden worden door ‘;’ zonder spatie ervoor of erna.

3   U kan extra bestanden meesturen die u vanop uw computer heeft opgeladen. 

Indien u kiest voor “Creëer opdracht”, krijgt u bovenstaande popup te zien.  Dit is vooral vanuit offerte.

U kan een omschrijving, opmerking, uitvoerdatum en opdrachttype toevoegen. Bij het opdrachttype krijgt u keuze uit een lijst.

Indien u kiest voor “Naar factuur”, wordt een definitieve factuur aangemaakt. Na het aanmaken van de factuur zal die direct geopend worden op uw scherm. 

U kan de details van een document inladen door erop te klikken. 

Rechtsbovenaan ziet u een tandwielicoon. Door hierop te klikken kan u kiezen uit verschillende handelingen. Bij 1.1.7.1-1.1.7.7 vindt u meer informatie over deze tools.

U kan de aanpassingen opslaan door op de groene knop in de rechterbovenhoek te klikken.

De aanpassingspagina bestaat uit 4 onderdelen

1   Overzicht van algemene details van het document

2   Klantdetails

3   Overzicht van lijnen die te zien zijn op het document

4   Overzicht van betalingen

Hier kan informatie toekennen aan uw document.

U kan aanpassingen maken bij de details van de klant. Indien u dat heeft gedaan en drukt op opslaan, zal u de volgende popup krijgen.

Indien u op OK klikt, worden de aanpassingen doorgetrokken naar de klantenfiche.

Indien u op Annuleren klikt, wordt er op de klantenfiche niks aangepast en is de aanpassing uniek voor dat document.

U kan lijnen toevoegen door op het roze kruis te klikken. Nadat u daarop heeft geklikt, krijgt u keuze uit verschillende soorten lijnen zoals hierboven te zien is. 

Bij de lijnen artikel en installatie zal u een lijst te zien krijgen van alle elementen. U kan uit deze lijst kiezen of al typend filteren.

U kan lijnen slepen door ze vast te houden en los te laten op de gewenste plaats.

Naast elke lijn krijgt u deze iconen te zien. 

 Via het plusteken wordt hetzelfde type lijn onderaan toegevoegd.

 Via het vuilbakicoon kan u de lijn verwijderen.

Lijnen kan u steeds verplaatsen en toevoegen waar u wenst door deze vast te nemen en terug los te laten waar u deze wenst.

1   lege lijn

2   artikel

3   vrije tekst

4   titellijn

5   subtotaal

6   installatie

Voeg een lege lijn toe om bijvoorbeeld uw document mooier in te delen.

Hier kan u een artikel typen of een selecteren uit de door u aangemaakte of ingelezen lijst van artikelen. (minstens 4 letters ingeven).

Wenst u meer details toe te voegen aan uw document in de vorm van vrije tekst ? Dan kan u dit hiermee met een maximum van 250 karakters.

Voeg titels toe om uw document overzichtelijker te maken. Deze lijnen worden dikker en groter geprint.

Wenst u in uw document met subtotalen te werken? Voeg deze lijn toe per blok, zo krijgt uw klant een juist overzicht.

Zo kan u uw document laten refereren naar een bestaande installatie. Indien een klant meerdere installaties heeft kan men in de nieuwe toegevoegde lijn de juiste installatie kiezen.

Betalingen kunnen toegevoegd worden via het tandwiel bovenaan, zie “1.1.4 DOCUMENT AANPASSEN”. U krijgt dan bovenstaande popup te zien.

1   Zodra u begint te typen, begint het filteren.

2   U kan hier selecteren welke kolommen u wel en niet wenst te zien.