Indien website op tablet: !! LET OP !! Er wordt gesproken over rechtermuisknop. Maar als u web opent op uw tablet, moet u lang indrukken in plaats van rechtermuisknop.
!! LET OP !! Enkel mogelijk als u de contractenmodule heeft.
Wat vindt u in deze handleiding?
- Contracttypes aanmaken
- Contracten aanmaken per installatie
- Verwittigingsbrieven sturen van contracten.
- Opdrachten voor contracten aanmaken
A. Contracttypes aanmaken.
- Ga naar het tabblad 'Contracten' en kies voor ‘Contracttypes’
- Klik op ‘Maak Nieuw’.
- Vul het contracttype in en sla op.
- Meer info vindt u hier: https://support.instamobile.be/nl/support/solutions/articles/80000862703-opstart-begeleiding-contracten-module
B. Contracten aanmaken per installatie.
- Klik ‘Installaties’ om een overzicht te krijgen van uw installaties.
- Kies bij de filter 'type installatie' bijvoorbeeld ‘verbranding-gas’ en klik op zoeken. Nu ziet u een overzicht van alle installatie met dat type.
- U kan gemakkelijk alle installaties selecteren door te klikken op het vierkantje bovenaan in de balk naast 'nummer'.
- Gebruik rechtermuisknop op een lijn waarvan u een opdracht wilt maken en kies ‘creëer contract’.
KIES ZEKER HET JUISTE CONTRACTTYPE (moet eerst aangemaakt zijn).
- Als er al een attest van die installatie in het systeem aanwezig is, zal hij de volgende datum aanpassen naar de juiste datum.
Als er nog geen attest is gemaakt dan komt de datum op vandaag te staan. Dit wil zeggen dat het een installatie is die je moet nakijken.
Dit aanmaken van contracten van meerdere installaties kan enige tijd duren. - Herhaal dit ook voor de andere types.
- Als alle contracten zijn aangemaakt kunt u deze nakijken. Vanuit overzicht ‘installaties’ kun je met de knop ‘Toon contract info’ zien of er een contract aanhangt. Er verschijnt dan een icoontje achteraan.
U kan ook in het tabblad 'contracten' filteren op het contracttype om een overzicht te krijgen.
C. Verwittigingsbrieven sturen van contracten.
- Vertrek vanuit het tabblad 'contracten'.
Gebruik eventueel filters om een bepaalde selectie te krijgen, bijvoorbeeld periode van … tot ...
- Dan heb je een aantal resultaten. Selecteer aan de rechterkant welke installatie een verwittiging moeten krijgen door op de vierkantjes te klikken.
- Gebruik rechtermuisknop op een contract en kies voor 'Verstuur verwittigingsbriefjes'
- U krijgt een pop-up waarbij u uw selectie nogmaals kan controleren. U kan kiezen om de verwittigingsbrieven te printen (pdf) of te mailen.
- Je kan zowel allemaal tegelijk bepalen hoe ze verstuurd worden ofwel individueel.
Allemaal (1): bovenaan kunt u kiezen tussen 'Selecteer allemaal als mail' of 'Selecteer allemaal als pdf'.
Individueel (2): Per installatie kan je het type kiezen door het juiste aan te vinken.
- Klik op 'Verstuur'.
- Als u terug naar overzicht gaat, ziet u naast uw installatie rechts het verstuursymbool staan.
D. Opdrachten voor Contracten aanmaken.
- Vertrek vanuit het tabblad 'contracten'.
Gebruik eventueel filters om een bepaalde selectie te krijgen, bijvoorbeeld periode van … tot ...
- Dan heb je een aantal resultaten. Selecteer aan de rechterkant welke installatie een opdracht moeten krijgen door op de vierkantjes te klikken.
- Gebruik rechtermuisknop op een contract en kies voor 'Creëer planning'.
- Dan krijgt u onderstaande pop-up. Kies een technieker, datum en uur.
- Klik op 'maak aan'.
- Ga naar het tabblad 'Planning' en u zult de opdracht op de opgegeven datum terugvinden.
Klik op het verstuursymbool om de opdracht naar de tablet te versturen
!! LET OP !! De datum van het contract zal nog niet aangepast worden als de opdracht aangemaakt is. Pas als de opdracht afgerond is op tablet, zal de datum van het contract zichzelf goed zetten (naargelang het aangewezen contracttype).
!! LET OP !! Maak enkel gebruik hiervan bij standaard verplichte onderhouden. Indien er zich een storing voordoet op de installatie, maak een opdracht aan vanuit het tabblad 'Installaties'. Anders zou uw datum van het contract onterecht aangepast worden.
Indien dit niet in orde is kan je op de afspraak klikken en ‘haal van het planbord’.
Dan komt die gewoon terug bij ‘opdrachten’ te staan.