Deze handleiding gaat over de artikels pagina (admin.instamobile.be/part). 

Wat vindt u in deze handleiding?


A. Korte beschrijving

Artikels kan u raadplegen onder het tabblad 'Administratie'. Eenmaal u dit heeft geopend, kan u aan de linkerkant Artikels kiezen.


1. Artikel pagina

De artikel pagina geeft u een overzicht van uw artikels.


Naargelang uw aangekochte modules kunnen uw knoppen variëren. 


U krijgt steeds een beperkte aantal resultaten te zien. Met de filters kan u gerichter zoeken.

U kan al verschillende acties uitvoeren op een artikel vanuit de overzichtpagina met de rechtermuisknop. Maar u kan ook simpelweg klikken op een artikel om de detailpagina te openen. De acties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules.


2. Maak nieuw/Detail pagina

Eenmaal u op een artikel heeft geklikt, zal u naar de detailpagina gestuurd worden.


Bovenaan ziet u de basis informatie van een artikel. U kan eventuele wijzigingen aanbrengen.

Naargelang de aangekochte modules, ziet u daaronder nog zaken zoals gelinkte artikels en stockbeheer.


3. Samenstellingen

De samenstellingen pagina geeft u een overzicht van uw samengestelde artikels.

Samenstellingen laten u toe om artikels te groeperen. Hierdoor kan u bij het maken van bijvoorbeeld een offerte tijd winnen en moet u niet keer op keer dezelfde artikels opzoeken en toevoegen.


Eenmaal u op een samenstelling heeft geklikt, zal u naar de detailpagina van de samengestelling gestuurd worden.


B. Artikel overzichtpagina

1. Filteren van artikels

Zoals reeds vermeld ziet u een beperkt aantal resultaten. U kan de filters bovenaan gebruiken op specifiekere resultaten op te vragen.

!! LET OP !! Eventuele schrijffouten kunnen uw resultaat beïnvloeden.


Omschrijving: U kan zoeken op de omschrijving van uw artikel.

Code: U kan zoeken op de code van uw artikel.

Barcode: U kan zoeken op de barcode van uw artikel.

Artikel groepen: U kan zoeken op de groep van uw artikel. U kan een groep toekennen aan een artikel via de detailpagina van het artikel.

Actief: U kan zowel actieve als niet actieve artikels opvragen. U kan namelijk geen artikels verwijderen, maar wel op inactief zetten. Als u standaard zoekt, zullen enkel de actieve artikels getoond worden. U krijgt een valvenster menu en u kan aanvinken wat u wenst te zien.

Op mobile: U kan zoeken op de status 'Op mobile' of 'Niet op mobile'. Indien het artikel 'Op mobile' heeft, zal deze offline gevonden worden op de tablet. Als u dus altijd op WiFi of 4G werkt, moet u hier geen gebruik van maken. Hier krijgt u een valvenster menu en u kan aanvinken wat u wenst te zien.

Toon stock info: Dit zal u enkel zien als u de Stock Module heeft aangekocht. U krijgt dan een overzicht van de stock van uw artikels. Meer informatie over de Stock Module vindt u in de handleiding van de Stock Module.


Filter: Dit zal zoeken doorheen alle gegevens van uw artikel die u nu ziet. Hou er rekening mee dat dit langer kan duren dan de bovenstaande specifieke filters. Dit omdat alle gegevens gecontroleerd moeten worden en niet maar 1 kolom.

Kolommen: Als u hierop klikt, ziet u een opsomming van alle zichtbare kolommen. U kan kolommen aan- en afvinken, zo bepaalt u welke informatie u in een oogopslag krijgt.

Export Excel: U kan een Excel downloaden van wat u nu in uw overzicht ziet. Dit kan u verfijnen of verbreden met de filters. Kolommen aan- en afvinken kan u ook helpen om uw Excel gerichter op te maken.

Roze knop: U kan langs deze weg gemakkelijk een nieuw artikel toevoegen. U wordt gestuurd naar een lege detailpagina.


Zoeken: Als u hierop klikt, zal de website aan de slag gaan met uw opgegeven filters.

Reset: Hierbij worden al uw ingegeven filters verwijderd. Dit is handig om te gebruiken als u een totaal andere zoekopdracht wilt uitvoeren.


U kan klikken op het vierkantje links om alle documenten binnen uw zoekopdracht gezamenlijk te selecteren.

U kan de kolommen van volgorde veranderen. Hou een kolom lang vast en versleep deze. Laat de kolom los op de plek waarop u de kolom wilt zien. De kolommen kunnen variëren naargelang de aangekochte modules.


2. Acties uitvoeren vanuit artikel overzicht

U kan met de rechtermuisknop klikken op een artikel. Dan krijgt u een menu te zien van mogelijke acties. De mogelijke acties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules. 


2.1 Detail

Als u hierop klikt, wordt u automatisch naar de detail pagina van uw artikel gestuurd. Hier kan u het artikel wijzigen. Meer informatie over de detail pagina vindt u bij punt C.


2.2 Gelinkte documenten

Als u hierop klikt, krijgt u een overzicht van de gelinkte documenten. Dit zijn dus alle documenten waarin dit artikel genoemd wordt. U kan vanuit dit overzicht acties uitvoeren op een document. U kan ook klikken op een document om de detailpagina te openen.


2.3 Gelinkte stock

Dit zal u enkel zien als u de Stock Module heeft aangekocht.

Hier ziet u een overzicht van de gelinkte stock. U kan op deze manier ook naar het detail gaan van de artikels.


2.4 Gelinkte stockacties

Dit zal u enkel zien als u de Stock Module heeft aangekocht.

Hier ziet u een overzicht van de gelinkte stockacties. U ziet het type acties, door wie het is uitgevoerd en de datum.


2.5 Print barcode

Als u hierop klikt, zal er een pdf gedownload worden. Deze pdf bevat de barcode zoals die is opgegeven in het detail van het artikel.


3. Nieuw artikel toevoegen

Dit kan op 2 manieren

  • Via de menu balk links
  • Via de roze plus rechts


U kan links in de blauwe menu balk kiezen voor de optie 'Maak nieuw' onder Artikels. U zal een lege detailpagina krijgen. Hier kan u de nodige informatie ingeven. Meer informatie over de detailpagina vindt u bij punt C.


3.2 Via de roze plus rechts

U kan rechts op de roze knop klikken. U zal een lege detailpagina krijgen. Hier kan u de nodige informatie ingeven. Meer informatie over de detailpagina vindt u bij punt C.


4. Menu balk

Afhankelijk van uw tabblad ziet u andere opties in de linkerbalk. Hierdoor kan u gemakkelijk navigeren naar andere pagina's.


4.1 Documenten

Overzicht: Hierbij krijgt u een overzicht van uw administratieve documenten. U kan gemakkelijk een document openen en verschillende acties uitvoeren. 

Maak nieuw: Op deze manier kan u gemakkelijk een nieuw document aanmaken. U zal een lege document detailpagina krijgen waarin u de nodige informatie kan aanvullen.

Meer informatie over de documenten vindt u in handleiding: InstaMobile web — 4. Administratie.


4.2 Artikels

Overzicht: Hierbij krijgt u een overzicht van uw artikels. U kan gemakkelijk een artikel openen en wijzigingen toebrengen. Meer informatie over de overzicht pagina vindt u bij punt B.

Maak nieuw: Op deze manier kan u gemakkelijk een nieuw artikel aanmaken. U zal een lege artikelpagina krijgen waarin u de nodige informatie kan aanvullen. Meer informatie over de detail pagina vindt u bij punt C.

Samenstellingen: Hierbij krijgt u een overzicht van uw samengestelde artikels. U kan gemakkelijk een samenstelling openen en wijzigen. U kan ook een samenstelling toevoegen. Meer informatie over de samenstelling pagina vindt u bij punt D.


4.3 Bezoeken

Dit zal u enkel zien als u de Sales Module heeft aangekocht.

Hierbij krijgt u een overzicht van uw voltooide bezoeken. U kan gemakkelijk een bezoek openen en de to do's bekijken. U kan deze ook voltooien door simpelweg het vierkantje links aan te vinken.

Vanuit het overzicht kan u ook rechtermuisknop doen en het bezoekverslag printen/downloaden.


4.4 Todo's

Dit zal u enkel zien als u de Sales Module heeft aangekocht.

Hierbij krijgt u een overzicht van uw to do's. U kan deze gemakkelijk voltooien door simpelweg het vierkantje links aan te vinken. Als u klikt op een to do, kan u de omschrijving veranderen.


C. Artikel detailpagina

Bovenaan ziet u de basis informatie van een artikel.

Afhankelijk van uw aangekochte modules, ziet u onderaan ook nog 'Gelinkte artikels' en 'Stockbeheer'. Meer informatie hierover vindt in de handleiding over de Stock Module.



Artikel omschrijving:

Deze omschrijving zal te zien zijn in uw overzichten. Dit is ook de omschrijving die u zal zien tijdens het maken van een document. Indien u geen Nederlandse/Franse omschrijving omgeeft, zal het ook de omschrijving zijn die de klant te zien krijgt.

Nederlandse omschrijving:

Dit is de omschrijving die een Nederlandstalige klant te zien krijgt op bijvoorbeeld zijn factuur.

Franse omschrijving:

Dit is de omschrijving die een Franstalige klant te zien krijgt op bijvoorbeeld zijn factuur.

Artikel code:

Dit is een code die u zelf kan geven aan uw artikel.

Barcode:

Dit is de barcode van uw artikel. Deze is uniek aan het artikel. 

Eenheid:

Dit is de eenheid van uw artikel, bijvoorbeeld stuk, liter, etc.

Aankoopprijs:

Dit is de aankoopprijs van uw artikel. Dit is niet noodzakelijk om in te vullen, maar kan handig zijn. Zo kan u bijvoorbeeld het verschil zien bij het maken van een factuur tussen uw totale aankoopprijs en uw totale verkoopprijs.

Verkoopprijs:

Dit is de verkoopprijs van uw artikel. Dit is de prijs die doorgegeven zal worden aan uw klant.

Marge:

Als u de aankoop- en verkoopprijs aanvult, zal dit automatisch berekend worden.


Actief:

U kan dit aan- of afvinken. U kan geen artikel verwijderen, maar wel op inactief zetten. Een inactief artikel zal niet getoond worden in zoekresultaten, tenzij u dit zo opvraagt.

Op mobile:

Indien u steeds online (dus via WiFi of 4G) werkt, mag u dit negeren. Dit is enkel van toepassing als u offline werkt. Als u dit dan aanvinkt, zal u het artikel alsnog terugvinden in uw zoekresultaten.


Uitgebreide omschrijving:

Hier kan u een uitgebreide omschrijving opgeven voor een artikel. Deze zal u bijvoorbeeld zien als een bijlage aan een offerte.


Artikel groepen:

U kan uw artikel linken aan een groep. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij het opzoeken van een artikel op de tablet. Als u bij een bepaalde dienst regelmatig dezelfde artikels nodig heeft, kan zo een groep heel handig zijn.


Afbeelding:

U kan een afbeelding toevoegen. Deze zal zichtbaar zijn als bijlage bijvoorbeeld aan een offerte. Maar ook in het artikeloverzicht op de tablet wordt deze afbeelding weergegeven. Voeg een afbeelding toe door op 'Choose file' te klikken. U kan deze verwijderen door op het vuilbakje te klikken.


D. Samenstellingen

Samenstellingen laten u toe om artikels te groeperen. Hierdoor kan u bij het maken van bijvoorbeeld een offerte tijd winnen en moet u niet keer op keer dezelfde artikels opzoeken en toevoegen.


1. Samenstelling overzichtpagina

In uw overzicht van uw samengestelde artikels ziet u alle samenstellingen die u aanmaakte.


U kan zoeken door in Filter de juiste omschrijving in te geven.

Kolommen: Als u hierop klikt, ziet u een opsomming van alle zichtbare kolommen. U kan kolommen aan- en afvinken, zo bepaalt u welke informatie u in een oogopslag krijgt.

Export Excel: U kan een Excel downloaden van wat u nu in uw overzicht ziet. Dit kan u verfijnen of verbreden met de filters. Kolommen aan- en afvinken kan u ook helpen om uw Excel gerichter op te maken.

Roze knop: U kan langs deze weg gemakkelijk een nieuwe samenstelling toevoegen. U wordt gestuurd naar een lege detailpagina.


Zoeken: Als u hierop klikt, zal de website aan de slag gaan met uw opgegeven filters.

Reset: Hierbij worden al uw ingegeven filters verwijderd. Dit is handig om te gebruiken als u een totaal andere zoekopdracht wilt uitvoeren.


U kan vanuit dit overzicht klikken op een samenstelling om de detailpagina te openen.


2. Samensteling detailpagina

Eenmaal u op een samenstelling heeft geklikt, zal u naar de detailpagina gestuurd worden.


Bovenaan ziet u de omschrijving.
Daaronder ziet u de eventuele omschrijving in andere talen.

Daaronder ziet u de artikels die erbij horen

Onderaan ziet u de zoekbalk om een artikel toe te voegen


U kan de reeds ingevoegde artikels verwijderen door op het vuilbakje aan de rechterkant te klikken.

U kan de reeds ingevoegde artikels verslepen. Als u met de muis over een artikellijn passeert, ziet u een bewegingicoontje. Klik op de lijn die u wenst te verslepen en hou deze ingedrukt. Laat los op de plek waar u het artikel wilt.


U kan een artikel zoeken door onderaan bij 'Selecteer artikel' simpelweg te typen. Naargelang het aantal zoekresultaten zal er een valvenster met mogelijke opties zijn.


3. Nieuwe samenstelling toevoegen

  1. Klik op de roze plus. 
  2. Geef een omschrijving in bv. 'bundel xxx'. U kan eventueel vertalingen ingeven. Klik op 'Opslaan'.
  3. Eenmaal opgeslagen, kan u op de lijn 'Selecteer artikel' uw artikelen ingeven. 
    !! LET OP !! De artikelen moeten wel eerst in artikelbeheer aangemaakt zijn. U kan alleen bestaande artikels' hier selecteren. 
    Eenmaal u begint te typen, krijgt u in een valvenster menu verschillende opties. Klik op diegene die u wenst.
  4. De gekozen artikelen verschijnen bovenaan de lijn 'Selecteer artikel'.
    Op deze manier kunt u zoveel artikels toevoegen naargelang u nodig heeft.
    Indien u meerdere aantallen wilt ingeven, kiest u het artikel meerdere keren.
  5. Klik op 'Opslaan'.
  6. Vanaf nu kan u deze samenstelling oproepen in alle administratieve documenten zoals facturen, offertes enz.
    U kan dan nog altijd in die documenten zelf deze ‘samengestelde’ lijnen aanpassen.