Deze handleiding gaat over de administratie pagina (admin.instamobile.be/Document). 


Wat vindt u in deze handleiding?



A. Korte beschrijving

1. Administratie pagina

De administratie pagina geeft u een overzicht van uw administratieve documenten.


Naargelang uw aangekochte modules kunnen uw knoppen variëren. 

U hebt namelijk de Module Administratie (offerte, factuur, creditnota) en de Module Uitgebreide Administratie (offerte, factuur, creditnota, leverbon, pro forma, sjabloon).


Uw administratieve documenten hebben 4 kleuren naargelang hun status.

Rood
Vervallen
Wit
Afgeleverd, Afgewerkt, Gehaald, Actie nodig, Verloren
Geel
Klaar voor facturatie
Blauw
In bewerking, aangemaakt


U krijgt steeds 50 resultaten te zien naargelang de aanmaakdatum. Met filters kan u gerichter zoeken.

U kan al verschillende acties uitvoeren op een administratief document vanuit de overzichtpagina met de rechtermuisknop. Maar u kan ook simpelweg klikken op een document om de detailpagina te openen. De acties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules.


2. Detailpagina

Eenmaal u op een document heeft geklikt, zal u naar de detailpagina gestuurd worden.


Bovenaan ziet u de document informatie. Daaronder de informatie van uw klant. Daaronder de inhoud van de factuur. Onderaan krijgt u een overzicht van eventuele betalingen.


U kan verschillende acties uitvoeren, zowel via het tandwieltje bovenaan als door rechtermuisknop te gebruiken op het document.


3. Type documenten

3.1 Offerte

Een offerte is een voorstel voor uw klant. U geeft een opsomming van mogelijke diensten met de overeenkomende prijs.


3.2 Factuur

Op een factuur staan uw geleverde diensten en bijhorende kosten zoals artikels of verplaatsingskosten. Aan de hand van dit document stelt u de klant op de hoogte van zijn verschuldigde bedrag.


3.3 Creditnota

Een creditnota is gelijkend aan een factuur. Het gaat meestal over een verlaging of kwijtschelding van het bedrag van een factuur.


3.4 Leverbon

Een leverbon geeft de inhoud van een levering weer. Het gaat over de omschrijving, aantal en prijs van geleverde goederen. Dit kan gebruikt worden als basis voor het opmaken van een factuur.


3.5 Pro forma

Een pro forma factuur is een soort voorlopige factuur. Het is eigenlijk een onofficiële factuur. Het is deel van uw eigen administratie, maar niet van uw boekhouding.


3.6 Sjabloon

Een sjabloon is een soort algemene versie voor veel voorkomende diensten. Zo kan u deze gemakkelijk kopiëren en gewoonweg koppelen aan een klant. 


B. Administratie overzicht pagina

Hier krijgt u een overzicht van uw administratieve documenten. Ze krijgen elk een kleur naargelang hun status.

Rood
Vervallen
Wit
Afgeleverd, Afgewerkt, Gehaald, Actie nodig, Verloren
Geel
Klaar voor facturatie
Blauw
In bewerking, aangemaakt


1. Filteren van administratieve documenten

Zoals reeds vermeld ziet u slechts 50 resultaten. U kan de filters bovenaan gebruiken op specifiekere resultaten op te vragen.


!! LET OP !! Eventuele schrijffouten kunnen uw resultaat beïnvloeden. 


Doc nummer van: U kan zoeken op een document nummer. Indien u een selectie wilt, kan u hier het document nummer 'van' toevoegen.

Doc nummer tot: Indien u een selectie wilt, kan u hier het document nummer 'tot' toevoegen.

Van-Tot: U kan zoeken op de aanmaakdatum van uw document.  Klik op het kalender-icoontje en selecteer eerst de 'van' datum en dan de 'tot' datum. U kan de data verwijderen door op het kruisje te klikken.

Selecteer klant: U kan zoeken op de klant van uw document. U kan gewoonweg typen totdat er maar enkele opties zijn. Of u kan op de 2 pijltjes klikken om het uitgebreid zoeken te openen.

Document type: U kan zoeken op het type document. De opties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules. Als u hierop klikt, krijgt u een valvenster menu. U kan kiezen tussen: factuur, leverbon, offerte, pro forma, sjabloon, creditnota of alles.

Status: U kan zoeken op de status van uw document. De opties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules. Als u hierop klikt, krijgt u een valvenster menu. U kan kiezen tussen: alles, aangemaakt, gepland, tablet verwerking, in bewerking, afgeleverd, vervallen, actie nodig, gehaald, verloren, afgewerkt, klaar voor facturatie.


Filter: Dit zal zoeken doorheen alle gegevens van uw certificaten die u nu ziet.  Hou er rekening mee dat dit langer kan duren dan de bovenste specifieke filters. Dit omdat alle gegevens gecontroleerd moeten worden en niet maar 1 kolom.

Kolommen: Als u hierop klikt, ziet u een opsomming van alle zichtbare kolommen. U kan kolommen aan- en afvinken, zo bepaalt u welke informatie u in een oogopslag krijgt.


U kan klikken op het vierkantje links om alle documenten binnen uw zoekopdracht gezamenlijk te selecteren.

U kan de kolommen van volgorde veranderen. Hou een kolom lang vast en versleep deze. Laat de kolom los op de plek waarop u de kolom wilt zien.


Export Excel: U kan een Excel downloaden van wat u nu in uw overzicht ziet. Dit kan u verfijnen of verbreden met de filters. Kolommen aan- en afvinken kan u ook helpen om uw Excel gerichter op te maken.

Bulk: U kan administratieve documenten in bulk downloaden. U kan de gewenste document selecteren door de vierkantjes links aan te vinken. Als uw selectie gemaakt is, klikt u op deze knop. 

Roze knop: U kan langs deze weg gemakkelijk een nieuw administratief document aanmaken. U wordt gestuurd naar een lege detailpagina.


Zoeken: Als u hierop klikt, zal de website aan de slag gaan met uw opgegeven filters.

Reset: Hierbij worden al uw ingegeven filters verwijderd. Dit is handig om te gebruiken als u een totaal andere zoekopdracht wilt uitvoeren.


Overzicht totalen: Als u hierop klikt, ziet u bedragen: totaal excl BTW, totaal BTW, totaal incl BTW en openstaand. Deze bedragen hebben betrekking op uw selectie. Zo kan u bijvoorbeeld door bepaalde data in te vullen uw totalen van 1 kwartaal bekijken.



2. Acties uitvoeren vanuit administratie/document overzicht

U kan met de rechtermuisknop klikken op een document. Dan krijgt u een menu te zien van mogelijke acties. De mogelijke acties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules. Ook naargelang de status of het type van het document.


2.1 Detail (Alle documenten)

Als u hierop klikt, wordt u automatisch naar de detail pagina van uw document gestuurd. Hier kan u het document wijzigen en eventuele acties uitvoeren. Meer informatie over de detail pagina vindt u bij punt C.


2.2 Creëer opdracht (naar tablet of planning) (Offerte)

U kan langs deze weg heel gemakkelijk een opdracht aanmaken. Dan krijgt u onderstaande pop-up.Hier kan u de nodige informatie opgeven bij uw opdracht. Voor specifiekere uitleg per veld kan u terecht bij de Handleiding: InstaMobile web — 5. Opdrachten.


2.3 Naar leverbon (Offerte)

Als u hierop klikt, wordt er een leverbon gemaakt van het document. U zal dan ook automatisch genavigeerd worden naar de detailpagina van de leverbon. Meer informatie over de leverbon detailpagina vindt u bij punt C


2.4 Naar factuur (Offerte, pro forma, leverbon)

Als u hierop klikt, wordt er een factuur gemaakt van het document. U zal dan ook automatisch genavigeerd worden naar de detailpagina van het factuur. Meer informatie over de factuur detailpagina vindt u bij punt C


2.5 Naar creditnota (Factuur)

Als u hierop klikt, wordt er een creditnota gemaakt van het document. U zal dan ook automatisch genavigeerd worden naar de detailpagina van de creditnota. Meer informatie over de creditnota detailpagina vindt u bij punt C


2.6 Verander status (Offerte, factuur, pro forma, leverbon)

Hiermee kan u de status van uw document veranderen. U krijgt dan een pop-up waarbij u een status kan kiezen. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een afgeleverde offerte goed te keuren.


2.7 Naar planning (ParrotMobile) (Offerte)

Dit zal u enkel zien als u de Sales Module heeft aangekocht.

Als u hierop klikt, zal er een opdracht over dit document naar de Sales app gestuurd worden.


2.8 Maak een kopie (Alle documenten)

Als u hierop klikt, wordt er een kopie gemaakt van het document. U krijgt een pop-up om het type document te kiezen. U zal daarna ook automatisch genavigeerd worden naar de detailpagina van de kopie. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor standaard facturen. In de kopie kan u de klant nog kiezen. De artikels met zijn prijzen, opmerkingen, etc. worden overgenomen van het oorspronkelijke document. U kan deze overgenomen gegevens alsnog aanpassen.


2.9 Bijlagen (Alle documenten)

Dit stuurt u naar een overzicht van alle bijlagen die gelinkt zijn aan de klant van het document. U ziet schetsen, foto's, attesten en werkbonnen. Vanop deze pagina heeft u per bijlage 3 opties: uitvergroten, downloaden of verwijderen.

Uitvergroten (vergrootglas): Hierdoor kan u de bijlage simpelweg op de website bekijken. Hiervoor kan u ook simpelweg op de lijn klikken.

Downloaden (pijl naar beneden): Hierdoor kan u de afbeelding downloaden op uw toestel. U kan deze dan eventueel printen.

Verwijderen (vuilbak): Hierdoor kan u de afbeelding permanent verwijderen. U zal eerst een pop-up krijgen om deze actie te bevestigen.

U ziet ook de naam, het type document (bijvoorbeeld pdf), de maker, de aanmaakdatum, de eventuele acties en de 3 icoontjes.


2.10 Print (Offerte, factuur, creditnota, pro forma, leverbon)

Als u hierop klikt, krijgt u een pop-up. Afhankelijk van de status van uw document kan u kiezen om het document als test of definitief te printen. Een document dat definitief geprint wordt, mag nadien niet meer gewijzigd worden. Als uw document dus de status van afgeleverd heeft, zal u geen test print meer kunnen doen.
Daarnaast ziet u nog enkele mogelijkheden om bepaalde dingen te verbergen.

Verberg details: Hierdoor worden de details van uw artikels verborgen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u werkt met subtotalen en de individuele bedragen van artikels niet wilt sturen naar de klant.

Verberg artikels: Hierdoor worden uw artikels in zijn geheel verborgen. Enkel titels, tekstlijnen en subtotalen zijn zichtbaar.

Verberg totalen: Hierdoor wordt het totaal van uw document verborgen. Enkel de prijzen van uw artikel en tekstlijnen blijven zichtbaar.

Verberg openstaand saldo: Hierdoor wordt het betaald/openstaand saldo verborgen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op facturen.

Verberg achtergrond: Hierdoor wordt uw achtergrond verborgen.


Zodra u uw keuzes gemaakt heeft, zal het document in een ander tabblad openen als pdf. Normaalgezien kan u vanaf hier het document downloaden en/of printen.


2.11 Mail (Offerte, factuur, creditnota, pro forma, leverbon)

Op deze manier kan u gemakkelijk een mail versturen naar de klant. 

Als u de Template Module heeft, kan u bovenaan een template kiezen.

Hoe u templates moet aanmaken, kan u lezen in de Handleiding: Templates.


U kan bovenaan kiezen welke bijlages u al dan niet wilt toevoegen.

U kan ook bepaalde zaken op uw document verbergen.

Verberg details: Hierdoor worden de details van uw artikels verborgen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u werkt met subtotalen en de individuele bedragen van artikels niet wilt sturen naar de klant.

Verberg artikels: Hierdoor worden uw artikels in zijn geheel verborgen. Enkel titels, tekstlijnen en subtotalen zijn zichtbaar.

Verberg totalen: Hierdoor wordt het totaal van uw document verborgen. Enkel de prijzen van uw artikel en tekstlijnen blijven zichtbaar.

Verberg openstaand saldo: Hierdoor wordt het betaald/openstaand saldo verborgen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op facturen.


Als u meerdere emailadressen opgegeven heeft, kan u hier bepalen welke emailadressen de mail moet ontvangen.


Als u al uw keuzes gemaakt heeft, kan u onderaan klikken op 'Verstuur'.


2.12 Gelinkte documenten (Alle documenten)

Als u hierop klikt, opent zicht een pop-up met alle gelinkte documenten. Documenten worden gelinkt als u gebruik maakt van bijvoorbeeld 'Naar factuur', zie punt B2.4. U kan klikken op een gelinkt document om deze te openen. U kan ook de rechtermuisknop gebruiken om verschillende acties uit te voeren.


2.13 Geschiedenis (Alle documenten)

Hier ziet u de geschiedenis van uw document. Zo ziet u de datum en het tijdstip waarop het document is aangemaakt.


2.14 Gelinkte stock (Alle documenten)

Dit zal u enkel zien als u de Stock Module heeft aangekocht.

Hier ziet u een overzicht van de gelinkte stock. U kan op deze manier ook naar het detail gaan van de artikels.

Meer informatie over de stock vindt u in Handleiding: Stock.


2.15 Gelinkte stockacties (Alle documenten)

Dit zal u enkel zien als u de Stock Module heeft aangekocht.

Hier ziet u een overzicht van de gelinkte stockacties. U ziet het type acties, door wie het is uitgevoerd en de datum.

Meer informatie over de stock vindt u in Handleiding: Stock.


2.16 Verwijder document (Offerte, factuur, creditnota, pro forma, leverbon)

U kan op deze manier een aangemaakt document verwijderen. Afgeleverde documenten mag u wettelijk gezien niet verwijderen.
!! LET OP !! Indien u een document verwijderd, zal uw nummering niet meer kloppen. Meer informatie om deze aan te passen vindt u in Handleiding: Hoe nummering aanpassen?


2.17 Geef document vrij voor bewerking (Alle documenten)

Hierdoor kan u een document vrijgeven en kan u het eventueel terug bewerken. Het vergrendelen van een document kan bijvoorbeeld gebeuren als u meerdere webgebruikers heeft. Als uw collega als laatste dat document bewerkt heeft, zal hij/zij dit eigenlijk blokkeren. Er staat bovenaan dan ook 'Locked by xxx'.


2.18 Bewerk document na aflevering (Offerte, factuur, creditnota, pro forma)

Op deze manier kan u een afgeleverd document alsnog bewerken. Let hier wel mee op, aangezien het bestand reeds bij uw klant is aangekomen. Dit kan bijvoorbeeld wel handig zijn wanneer u per ongeluk een document definitief in plaats van test geprint heeft.


2.19 Betaling (Factuur, pro forma)

U krijgt een pop-up waar u een betaling kan registreren. Bovenaan ziet u het openstaand bedrag. U kan een datum, betaalwijze, bedrag en opmerking toevoegen. Klik op 'Opslaan'.


3. Nieuw document toevoegen

Dit kan op 2 manieren

  • Via de menu balk links
  • Via de roze plus rechts

Tip: U kan een bestand ook altijd kopiëren om daarop verder te werken. U kan dan het type document en de klant kiezen. U kan ook nog eventuele wijzigen toevoegen.


U kan links in de blauwe menu balk kiezen voor de optie 'Maak nieuw' onder documenten. U zal een lege detailpagina krijgen. Hier kan u de nodige informatie ingeven. Meer informatie over de detailpagina vindt u bij punt C.


3.2 Via de roze plus rechts

U kan rechts op de roze knop klikken. U zal een lege detailpagina krijgen. Hier kan u de nodige informatie ingeven. Meer informatie over de detailpagina vindt u bij punt C.


4. Menu balk

Afhankelijk van uw tabblad ziet u andere opties in de linkerbalk. Hierdoor kan u gemakkelijk navigeren naar andere pagina's.


4.1 Documenten

Overzicht: Hierbij krijgt u een overzicht van uw administratieve documenten. U kan gemakkelijk een document openen en verschillende acties uitvoeren. Meer informatie vindt u bij punt B.

Maak nieuw: Op deze manier kan u gemakkelijk een nieuw document aanmaken. U zal een lege document detailpagina krijgen waarin u de nodige informatie kan aanvullen. Meer informatie over de detail pagina vindt u bij punt C.


4.2 Artikels

Overzicht: Hierbij krijgt u een overzicht van uw artikels. U kan gemakkelijk een artikel openen en wijzigingen toebrengen. 

Maak nieuw: Op deze manier kan u gemakkelijk een nieuw artikel aanmaken. U zal een lege artikelpagina krijgen waarin u de nodige informatie kan aanvullen.

Samenstellingen: Hierbij krijgt u een overzicht van uw samengestelde artikels. U kan gemakkelijk een samenstelling openen en wijzigen. U kan ook een samenstelling toevoegen.

Meer informatie over artikels vindt u in de handleiding InstaMobile web — 4.1 Artikels


4.3 Bezoeken

Dit zal u enkel zien als u de Sales Module heeft aangekocht.

Hierbij krijgt u een overzicht van uw voltooide bezoeken. U kan gemakkelijk een bezoek openen en de to do's bekijken. U kan deze ook voltooien door simpelweg het vierkantje links aan te vinken.

Vanuit het overzicht kan u ook rechtermuisknop doen en het bezoekverslag printen/downloaden.


4.4 Todo's

Dit zal u enkel zien als u de Sales Module heeft aangekocht.

Hierbij krijgt u een overzicht van uw to do's. U kan deze gemakkelijk voltooien door simpelweg het vierkantje links aan te vinken. Als u klikt op een to do, kan u de omschrijving veranderen.



C. Administratie detail pagina

Ongeacht uw type document is elke detailpagina gelijkaardig opgebouwd. 

Bovenaan ziet u de informatie over het document zelf.

Daaronder ziet u de informatie over de klant. (Enkel bij een sjabloon is dit niet te zien.)
Daaronder ziet u de informatie over de artikels en dus de inhoud van uw document. Ook de prijzen vindt u hier terug.
Onderaan ziet u een eventueel overzicht van uitgevoerde betalingen.


TIP: Sla uw document voldoende op. Zeker als u aan de slag gaat met langere documenten met veel artikels. Dan bent u verzekerd dat u nooit alles zou kwijt geraken. Zolang u niets opgeslagen heeft, zal er in onze database ook niks bewaard worden.


1. Detail document

Hier kan u de algemene details over uw document raadplegen en wijzigen.

Document type:

Hier kiest u het type document. Als u hierop klikt, krijgt u een valvenster menu met de mogelijke opties. De opties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules.

Kleurcode:

U kan werken met bepaalde kleurcodes. Zo kan u intern afspreken wat deze kleuren betekenen. Als u hierop klikt, krijgt u een valvenster menu met de beschikbare kleuren.

Datum:

De aanmaakdatum zal automatisch op de dag van vandaag staan. Uw vervaldatum zal automatisch berekend worden aan de hand van het opgegeven aantal dagen in uw instellingen. U kan deze eventueel aanpassen door op het kalendericoontje te klikken.

Kies de taal:

Hier kiest u de taal van uw document. Als u hierop klikt, krijgt u een valvenster menu met de beschikbare talen: Nederlands, Frans, Duits en Engels.

Opmerking:

Hier kan u een opmerking toevoegen. Deze vindt u onderaan het document terug.

Referentie:

Hier kan u een eigen referentie toevoegen. Deze vindt u bovenaan het document terug.

Referentie klant:

Hier kan u een referentie van uw klant toevoegen. Deze vindt u bovenaan het document terug.

Omschrijving:

Hier kan u een omschrijving toevoegen. Deze vindt u bovenaan het document terug.


Eenmaal u het document bewaart, zal u bovenaan waar nu 'Kies het soort document' staat, het type document met zijn unieke nummer zien.

Eenmaal u het document heeft afgeleverd, kan u vanzelfsprekend de meeste van deze elementen niet meer wijzigen.


2. Detail Klant


Indien het een nieuw document is, kan u de klant eerst nog toevoegen. U kan gewoonweg typen in de balk totdat de nodige klant zichtbaar is.

U kan ook 'Uitgebreid zoeken' openen door op die 2 pijltjes rechts te kliken.


Eenmaal de klantenfiche is ingelezen, kan u eventuele wijzigingen aanbrengen.
Meer informatie over de vakken van de klantenfiche vindt u in de handleiding InstaMobile web: 2. Installaties/Klanten.

Indien u wijzigingen aangebracht zou hebben in de klantenfiche, krijgt u volgende melding tijdens het opslaan.Indien u voor OK kiest, zal de algemene klantenfiche gewijzigd worden. 

Indien u voor Cancel kiest, zal de algemene klantenfiche niet gewijzigd worden, maar zullen de wijzigingen gewoonweg gelden voor dit document. Ondanks ze andere gegevens zullen hebben, zullen deze wel gelinkt worden aan de oorspronkelijke klant. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer er sprake is van een huurder en huurbaas.


3. Detail artikels


Hier begint de opbouw van uw document.

U ziet verschillende kolommen. 

Kolommen zoals code, marge, aankoopsprijs zullen nooit weergegeven worden op het document van de klant.
Andere kolommen zullen getoond worden naargelang de ingevulde velden. Zo zal de kolom korting niet zichtbaar zijn op uw document als u nergens korting heeft toegekend.


Artikel:

Hier kan u een bestaand artikel opzoeken. U kan best gebruiken maken van de 2 pijltjes links om 'uitgebreid zoeken' te openen. Ongeacht de gekende informatie kan u deze alsnog aanpassen. Zo kan u de prijs naar uw wensen eventueel aanpassen.

Titel:

Hier kan u een titel ingeven, zodat uw document een duidelijke structuur heeft.

Subtotaal: 

Hiermee toont u het subtotaal. Het bedrag heeft betrekking op een rubriek tussen de verschillende subtotalen. Zo zal het eerst subtotaal rekenen van het begin tot aan de lijn subtotaal. En zo zal de tweede lijn subtotaal pas rekenen vanaf de eerste lijn subtotaal.

Tekst:

Hierbij kan u een tekst lijn invoegen. Hier kan u bijvoorbeeld meer informatie geven per rubriek of een uitgevoerde dienst. Hiermee kan u ook bijvoorbeeld bepaalde informatie zoals de datum van de uitgevoerde diensten meegeven.

Lijn:

Hier kan u gewoonweg een lege lijn toevoegen. Op die manier kan u rubrieken maken.

Machine:

Hiermee kan u de installatie waarop de uitgevoerde diensten zijn uitgevoerd, bijvoegen. U krijgt een opsomming van de installaties die aan die klant hangen.

Werfadres:

Hiermee kan u het werfadres waarop de uitgevoerde diensten zijn uitgevoerd, bijvoegen. Eenmaal u erop klikt, zal dit automatisch ingevuld worden voor u. Dit is natuurlijk het werfadres zoals die is ingegeven in de klantenfiche.

Vrij artikel:

Hierdoor kan u een vrij artikel ingeven. Dat wilt zeggen dat het artikel niet in uw artikellijst staat en dat het artikel ook niet bewaard zal worden in die lijst. U kan dezelfde informatie invullen als bij een bestaand artikel.

Samengesteld artikel:

Hier kan u een samenstelling van artikels opzoeken. U kan gewoonweg beginnen typen totdat uw gewenste samenstelling zichtbaar is. Klik op de gewenste samenstelling. De artikels hieruit zullen verschijnen.

Ongeacht de gekende informatie kan u deze alsnog aanpassen. Zo kan u de prijs naar uw wensen eventueel aanpassen.


Hoe het eruit ziet op de website:


Hoe het eruit ziet in de pdf:


Naast elke lijn ziet u ook een plus en een vuilbakje.

Plus: Op deze manier kan u hetzelfde type lijn kopiëren. De inhoud van de lijn zal niet overgenomen worden, maar wel het type.
Vuilbak: Op deze manier kan u de lijn verwijderen.


Onderaan ziet u de prijzen.
Links ziet u de totale aankoopprijs, de totale verkoopprijs en het verschil. U zal natuurlijk enkel een verschil zien indien u de aankoopprijs heeft ingevuld. Dit kan enkel bij een bestaand artikel. Het verschil is uw totale verkoopprijs min uw totale aankoopprijs.

Rechts ziet u de totale bedragen zoals deze zichtbaar zullen zijn op het administratieve document. U ziet bovenaan het bedrag exclusief BTW, daaronder het BTW tarief en het bijhorende bedrag, en onderaan het bedrag inclusief BTW.


4. Detail betaling

Onderaan de pagina vindt u een overzicht van de uitgevoerde betaling(en).

U kan rechts klikken op een betaling om deze te verwijderen.

U krijgt een overzicht van het betalingsnummer, de datum, het betaalde bedrag, de betaalwijze en een eventuele opmerking.


Filter: Dit zal zoeken doorheen alle gegevens van uw betalingen die u nu ziet.

Kolommen: Als u hierop klikt, ziet u een opsomming van alle zichtbare kolommen. U kan kolommen aan- en afvinken, zo bepaalt u welke informatie u in een oogopslag krijgt.

Export Excel: U kan een Excel downloaden van wat u nu in uw overzicht ziet. Kolommen aan- en afvinken kan u helpen om uw Excel gerichter op te maken.


5. Acties bij document

Via het tandwieltje rechts bovenaan de pagina kan u verschillende acties uitvoeren op uw document. Deze acties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules en naargelang het type document.


5.1 Creëer opdracht (naar tablet of planning) (Offerte)

U kan langs deze weg heel gemakkelijk een opdracht aanmaken. Dan krijgt u onderstaande pop-up.Hier kan u de nodige informatie opgeven bij uw opdracht. Voor specifiekere uitleg per veld kan u terecht bij de Handleiding: InstaMobile web — 5. Opdrachten.


5.2 Naar leverbon (Offerte)

Als u hierop klikt, wordt er een leverbon gemaakt van het document. U zal dan ook automatisch genavigeerd worden naar de detailpagina van de leverbon. Meer informatie over de offerte detailpagina vindt u bij punt C


5.3 Naar factuur (Offerte, pro forma, leverbon)

Als u hierop klikt, wordt er een factuur gemaakt van het document. U zal dan ook automatisch genavigeerd worden naar de detailpagina van het factuur. Meer informatie over de factuur detailpagina vindt u bij punt C


5.4 Naar creditnota (Factuur)

Als u hierop klikt, wordt er een creditnota gemaakt van het document. U zal dan ook automatisch genavigeerd worden naar de detailpagina van de creditnota. Meer informatie over de creditnota detailpagina vindt u bij punt C


5.5 Verander status (Offerte, factuur, pro forma, leverbon)

Hiermee kan u de status van uw document veranderen. U krijgt dan een pop-up waarbij u een status kan kiezen. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een afgeleverde offerte goed te keuren.


5.6 Maak een kopie (Alle documenten)

Als u hierop klikt, wordt er een kopie gemaakt van het document. U krijgt een pop-up om het type document te kiezen. U zal daarna ook automatisch genavigeerd worden naar de detailpagina van de kopie. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor standaard facturen. In de kopie kan u de klant nog kiezen. De artikels met zijn prijzen, opmerkingen, etc. worden overgenomen van het oorspronkelijke document.


5.7 Bijlagen (Alle documenten)

Dit stuurt u naar een overzicht van alle bijlagen die gelinkt zijn aan de klant van het document. U ziet schetsen, foto's, attesten en werkbonnen. Vanop deze pagina heeft u per bijlage 3 opties: uitvergroten, downloaden of verwijderen.

Uitvergroten (vergrootglas): Hierdoor kan u de bijlage simpelweg op de website bekijken. Hiervoor kan u ook simpelweg op de lijn klikken.

Downloaden (pijl naar beneden): Hierdoor kan u de afbeelding downloaden op uw toestel. U kan deze dan eventueel printen.

Verwijderen (vuilbak): Hierdoor kan u de afbeelding permanent verwijderen. U zal eerst een pop-up krijgen om deze actie te bevestigen.

U ziet ook de naam, het type document (bijvoorbeeld pdf), de maker, de aanmaakdatum, de eventuele acties en de 3 icoontjes.


5.8 Print (Offerte, factuur, creditnota, pro forma, leverbon)

Als u hierop klikt, krijgt u een pop-up. Afhankelijk van de status van uw document kan u kiezen om het document als test of definitief te printen. Een document dat definitief geprint wordt, mag nadien niet meer gewijzigd worden. Als uw document dus de status van afgeleverd heeft, zal u geen test print meer kunnen doen.
Daarnaast ziet u nog enkele mogelijkheden om bepaalde dingen te verbergen.

Verberg details: Hierdoor worden de details van uw artikels verborgen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u werkt met subtotalen en de individuele bedragen van artikels niet wilt sturen naar de klant.

Verberg artikels: Hierdoor worden uw artikels in zijn geheel verborgen. Enkel titels, tekstlijnen en subtotalen zijn zichtbaar.

Verberg totalen: Hierdoor wordt het totaal van uw document verborgen. Enkel de prijzen van uw artikel en tekstlijnen blijven zichtbaar.

Verberg openstaand saldo: Hierdoor wordt het betaald/openstaand saldo verborgen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op facturen.

Verberg achtergrond: Hierdoor wordt uw achtergrond verborgen.


Zodra u uw keuzes gemaakt heeft, zal het document in een ander tabblad openen als pdf. Normaalgezien kan u vanaf hier het document downloaden en/of printen.


5.9 Mail (Offerte, factuur, creditnota, pro forma, leverbon)

Op deze manier kan u gemakkelijk een mail versturen naar de klant. 

Als u de Template Module heeft, kan u bovenaan een template kiezen.

Hoe u templates moet aanmaken, kan u lezen in de Handleiding: Templates.


U kan bovenaan kiezen welke bijlages u al dan niet wilt toevoegen.

U kan ook bepaalde zaken op uw document verbergen.

Verberg details: Hierdoor worden de details van uw artikels verborgen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u werkt met subtotalen en de individuele bedragen van artikels niet wilt sturen naar de klant.

Verberg artikels: Hierdoor worden uw artikels in zijn geheel verborgen. Enkel titels, tekstlijnen en subtotalen zijn zichtbaar.

Verberg totalen: Hierdoor wordt het totaal van uw document verborgen. Enkel de prijzen van uw artikel en tekstlijnen blijven zichtbaar.

Verberg openstaand saldo: Hierdoor wordt het betaald/openstaand saldo verborgen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op facturen.


Als u meerdere emailadressen opgegeven hebt, kan u hier bepalen welke emailadressen de mail moet ontvangen.


Als u al uw keuzes gemaakt heeft, kan u onderaan klikken op 'Verstuur'.


5.10 Navigeer naar klant (Offerte)

Als u hierop klikt, zal u genavigeerd worden naar de klantenfiche van de klant die vermeld staat op het administratief document. Meer informatie over de detailpagina van een klant vindt u in de handleiding InstaMobile web — 2. Installaties/Klant.


5.11 Gelinkte documenten (Alle documenten)

Als u hierop klikt, opent zicht een pop-up met alle gelinkte documenten. Documenten worden gelinkt als u gebruik maakt van bijvoorbeeld 'Naar factuur', zie punt B2.4. U kan klikken op een gelinkt document om deze te openen. U kan ook de rechtermuisknop gebruiken om verschillende acties uit te voeren.


5.12 Geschiedenis (Alle documenten)

Hier ziet u de geschiedenis van uw document. Zo ziet u de datum en het tijdstip waarop het document is aangemaakt.


5.13 Gelinkte stock (Alle documenten)

Dit zal u enkel zien als u de Stock Module heeft aangekocht.

Hier ziet u een overzicht van de gelinkte stock. U kan op deze manier ook naar het detail gaan van de artikels.

Meer informatie over de stock vindt u in Handleiding: Stock. 


5.14 Gelinkte stockacties (Alle documenten)

Dit zal u enkel zien als u de Stock Module heeft aangekocht.

Hier ziet u een overzicht van de gelinkte stockacties. U ziet het type acties, door wie het is uitgevoerd en de datum.

Meer informatie over de stock vindt u in Handleiding: Stock.


5.15 Geef document vrij voor bewerking (Alle documenten)

Hierdoor kan u een document vrijgeven en kan u het eventueel terug bewerken. Het vergrendelen van een document kan bijvoorbeeld gebeuren als u meerdere webgebruikers heeft. Als uw collega als laatste dat document bewerkt heeft, zal hij/zij dit eigenlijk blokkeren. Er staat bovenaan dan ook 'Locked by xxx'.


5.16 Bewerk document na aflevering (Offerte, factuur, creditnota, pro forma)

Op deze manier kan u een afgeleverd document alsnog bewerken. Let hier wel mee op, aangezien het bestand reeds bij uw klant is aangekomen. Dit kan bijvoorbeeld wel handig zijn wanneer u per ongeluk een document definitief in plaats van test print.


5.17 Betaling (Factuur, pro forma)

U krijgt een pop-up waar een betaling kan registreren. Bovenaan ziet u het openstaand bedrag. U kan een datum, betaalwijze, bedrag en opmerking toevoegen. Klik op 'Opslaan'.