Ce manuel concerne la page de planning (admin.instamobile.be/planningboard).
Que trouve-t-on dans ce manuel ?
A. Brève description
La page de planification vous donne un aperçu de tous vos ordres prévus par technicien, par jour. Vous verrez également tous les ordres ouverts ou les ordres à planifier à gauche.
Par défaut, à l’ouverture de cet onglet, vous verrez votre horaire d'aujourd’hui.
Vous pouvez personnaliser beaucoup, donc vous voyez toujours ce que vous voulez.
En haut, vous pouvez facilement filtrer de sorte que vous ne voyez que les ordres souhaités.
B. Planning
La planification se compose de 2 parties : les ordres à planifier et les ordres planifiés.
Vous trouverez les ordres à planifier à gauche. Ils sont divisés en ordres et en contrats.
Sur la droite, vous trouverez le planning sur lequel tous les ordres planifiés peuvent être vus. Ces ordres sont affichés par jour, par technicien.
1. Ordres à planifier (à gauche)
Les ordres à planifier sont divisés en 2 parties : Ordres et Contrats.
Vous ne verrez les contrats sous Contrats que si vous avez acheté le module Contrats.
1.1 Ordres à planifier — Ordres
Ici, vous voyez les ordres que vous avez déjà créés, mais que vous n’avez pas attribué un technicien ou un jour.
Vous pouvez également trouver les ordres qui ont été supprimés sur la tablette via le mot de passe d’administration ici. Si un ordre est retiré du planning, vous le trouverez également ici.
Les ordres les plus récents sont en bas. En haut, vous trouverez les ordres avec la date de création la plus ancienne.
Vous pouvez modifier l'ordre et ainsi ouvrir la page de détail en double-cliquant sur l'ordre.
Les ordres ont des couleurs différentes selon le type d'ordre qui a été attribué.
En haut d’un cadre d'ordre, vous voyez 2 icônes : une icône de localisation et une de personne.
Icône d'axe de localisation : Vous ne le voyez que lorsque vous avez acheté le Module de Navigation. En cliquant sur ce bouton, vous ouvrez une fenêtre contextuelle Google Maps qui affiche l'adresse du client.
Icône de personne : Si vous cliquez sur ce bouton, une fenêtre contextuelle contenant les coordonnées du client s’affichera. De cette façon, vous pouvez facilement le contacter pour planifier l'ordre.
Vous pouvez planifier 1 de ces ordres en les faisant simplement glisser sur le tableau de planification.
1.2 Ordres à planifier — Contrats
Vous voyez ici tous les ordres liés à un contrat. Vous pouvez filtrer une période en cliquant sur l’icône du calendrier. Cela vous donne un aperçu rapide des ordres qui doivent être réalisés dans un proche avenir.
En double-cliquant sur l’un de ces ordres, vous recevrez une fenêtre contextuelle contenant les coordonnées du client. De cette façon, vous pouvez facilement le contacter pour planifier l'ordre.
2. Ordres planifiés (à droite)
Sur la droite, vous voyez le tableau de planification avec les ordres déjà planifiés.
Par défaut, vous verrez le calendrier d’aujourd’hui, mais vous pouvez l’ajuster comme vous le souhaitez.
2.1 Filtrer par date
Vous pouvez ajuster la date de différentes façons.
Au-dessus du planning, vous voyez toujours la date de la période affichée (voir le numéro 1).
Vous pouvez ajuster cela en cliquant sur l’icône du calendrier au-dessus de la date (voir le numéro 2).
En cliquant sur les flèches, vous pouvez facilement naviguer entre le futur proche et le passé. Vous pouvez facilement revenir à aujourd’hui.
Vous pouvez également choisir de voir un aperçu par d'un mois, d'une semaine ou d'un jour de votre planning. Il suffit de cliquer sur le choix souhaité et le planning s’ajustera.
2.2 Filtrer par personne
Si vous avez défini différents groupes de techniciens, vous pouvez les afficher en cliquant simplement dessus.
Vous pouvez également filtrer sur les techniciens / représentants individuels en cliquant sur 'Techniciens en filtration' et en sélectionnant les personnes souhaitées.
2.3 Filtrer par détails d'ordre
Vous pouvez également chercher certains détails de l'ordre dans le haut.
Vous pouvez également rechercher via le type d'ordre.
2.4 Icônes de filtre
Dans le compartiment de filtre, vous voyez différentes icônes à droite. Les plus hauts ont une fonction générale sur le planning et seront donc discutés plus tard. Les derniers ont des relations sur les filtres.
1 : icône de loupe : Si vous cliquez sur ce bouton, le site démarrera avec les filtres spécifiés.
2 : icône de planning : Rechargez les événements avec ceci. Ceci est, par exemple, pour recharger les statuts de vos ordres planifiés.
3 : icône de rechargement : Vous pouvez supprimer les filtres actuels et vous verrez tout à nouveau.
4 : icône d'envoyer : Avec cela, vous envoyez les ordres à la tablette. Si l'envoi a réussi vous verrez également changer la couleur de vos ordres prévus
3. Couleurs sur le planning
Chaque ordre a sa propre couleur en fonction de son statut. Tant que l'ordre n’a pas été envoyé à la tablette, il sera un violet ou aura la couleur désignée par vous.
Vous pouvez également consulter la légende des couleurs en haut à droite du tableau de planification.
Une fois que les commandes ont été envoyées à la tablette, ils obtiendront une couleur en fonction de l’état de la tâche.
| Bleu | Envoyé vers mobile |
| Jaune | Sur mobile |
| Orange | Commencé sur mobile |
| Vert | Fini |
| Gris | Suppression demandée |
| Bleu foncé | Rendez-vous libre |
| Rose | Visite |
C. Effectuer des actions sur le planning
1. Planifier les ordres sur le planning
1.1 Ordres de l’installation
Vous pouvez simplement planifier un ordre en le faisant glisser vers le planning.
Si vous créez un ordre à partir, par exemple, de l’aperçu de l’installation, vous avez déjà la possibilité de spécifier un technicien et la date / heure. Cet ordre sera alors planifié pour vous.
Si vous ne remplissez pas d’informations spécifiques, l'ordre se trouvera dans la colonne de gauche sous 'Ordres'.
Vous pouvez également déplacer un ordre d’un technicien à un autre en le faisant simplement glisser.
1.2 Rendez-vous libres
Vous pouvez également fixer un rendez-vous libre. Vous le faites en cliquant sur le plus en haut à droite.
Vous verrez alors la page ci-dessous.
Description : Cette description sera également affichée sur le planning.
Remarque : Cette remarque n’est pas visible sur le planning, mais dans le détail du rendez-vous.
Techniciens : Ici, vous choisissez pour quels techniciens vous voulez planifier le rendez-vous. Vous pouvez sélectionner plusieurs.
Date de début : Choisissez votre date de début avec l’heure et les minutes correspondantes.
Date de fin : Choisissez votre date de fin avec l’heure et les minutes correspondantes.
Répéter : Si vous cochez cette case, vous obtiendrez une autre fenêtre contextuelle dès que vous aurez cliqué sur Créer. Vous pouvez choisir la fréquence (Tous les jours, chaque semaine, toutes les 2 semaines, chaque mois, annuelle) et jusqu’à ce que la répétition ait lieu.
Lorsque vous avez tout rempli, cliquez sur 'Répéter'. L'ordre est maintenant prévu pour vous.
2. Supprimer les ordres du planning
La suppression de votre ordre dépend de l’état de votre ordre.
!! ATTENTION !! Les ordres commencés sur tablette ne peuvent pas être supprimées du planning. Ces ordres devront être supprimés sur l’appareil mobile lui-même. Le manuel peut être trouvé ici : Manuel : Comment supprimer les ordres sur la tablette ?
2.1 L'ordre n'a pas encore été planifié et se trouve donc à gauche du planning.
Double-cliquez sur l'ordre à supprimer.
- Le site vous enverra à la page de détail du travail.
- Appuyez sur l'icône de paramètres en haut à droite.
- Choisissez l’option 'Supprimer'.
- L'ordre est maintenant supprimé.
2.2 L'ordre est bleu sur le planning.
Un ordre bleu est prévu, transmis à la tablette, mais pas encore reçu (par exemple, en raison de l’absence de connexion Internet). Cet ordre n’a pas encore été commencé par le technicien.
- Dans le planning, naviguez vers la date à laquelle l'ordre a été planifié.
Vous pouvez choisir de voir le planning par jour, semaine ou mois au-dessus du planning.
Vous pouvez naviguer avec les flèches qui défilent par jour, semaine ou mois.
Vous pouvez également utiliser une date spécifique en cliquant au milieu sur l’icône du calendrier.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre à supprimer.
- Vous recevrez une fenêtre contextuelle. Sélectionnez l’option 'Retirer de devoir du planning'.
- Vous recevrez une autre pop-up : 'Voulez-vous vraiment replanifier cet horaire'. C’est une confirmation pour supprimer l'ordre.
- Une fois que vous avez confirmé cela, l'ordre disparaît du tableau et il apparaît sur la gauche.
- Voulez-vous le reprogrammer ? Glissez l'ordre à la date souhaitée.
Voulez-vous le supprimer définitivement ? Allez à 'L'ordre n’a pas encore été planifié et se trouve donc à gauche du planning.' et suivez ces étapes.
2.3 L'ordre est jaune sur le planning.
Un ordre jaune est prévu, transmis à la tablette, et reçu. Mais cet ordre n’a pas encore été commencé par le technicien.
- Dans le planning, naviguez vers la date à laquelle l'ordre a été planifié.
Vous pouvez choisir de voir le planning par jour, semaine ou mois au-dessus du planning.
Vous pouvez naviguer avec les flèches qui défilent par jour, semaine ou mois.
Vous pouvez également utiliser une date spécifique en cliquant au milieu sur l’icône du calendrier.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre à supprimer.
- Vous recevrez une fenêtre contextuelle. Sélectionnez l’option 'Retirer le devoir du planning'.
- Vous recevrez une autre pop-up : 'Voulez-vous vraiment replanifier cet horaire'. C’est une confirmation pour supprimer l'ordre.
- Une fois cela confirmé, le travail obtiendra une couleur grise. Cela signifie que la commande est toujours visible sur la tablette.
!! ATTENTION !! La tablette nécessite une connexion Internet pour enregistrer le travail supprimé. Si votre tablette a une connexion Internet, mais affiche toujours la commande, vous pouvez accélérer ce processus. Rechargez les ordres en tirant vers le bas de l’écran des ordres. Une icône de rechargement apparaîtra.
- Une fois que l'ordre a disparu de la tablette, l'ordre disparaît complètement du planning et se trouve à gauche du planning.
- Voulez-vous le reprogrammer ? Glissez l'ordre à la date souhaitée.
Voulez-vous le supprimer définitivement ? Allez à 'L'ordre n’a pas encore été planifié et se trouve donc à gauche du planning.' et suivez ces étapes.
D. Paramètres du planning
Vous pouvez naviguer vers les paramètres de planning via l'icône de paramètres en haut à droite.
Sur la gauche, vous pouvez définir les heures de planning.
Heure de début : L’heure de début d’une journée de travail sur le planning.
Heure de fin : L’heure de fin d’une journée de travail sur le planning.
Incrément de temps : Les blocs de temps dans lesquels le planning est affiché.
Configuration de l'heure : Vous obtenez quelques options pour l’orthographe de la date en haut du planning.
À droite, vous verrez le contenu de la configuration.
Vous pouvez indiquer ici les informations que vous souhaitez voir dans un ordre.
Avec les carrés roses sur la droite, vous pouvez cocher et décocher ce que vous voulez voir.
En plus des termes, il y a tous les numéros qui affichent l’ordre, comme il sera vu avec un ordre.
Vous pouvez cliquer sur 'Modifier le contenu des anciens ordres' en bas si vous souhaitez appliquer les modifications aux ordres déjà planifiées. Cela peut prendre quelques minutes et il est possible que cela ne soit pas encore immédiatement visible.