Deze handleiding gaat over de planning pagina (admin.instamobile.be/planningboard).
Wat vindt u in deze handleiding?
A. Korte beschrijving
De planning pagina geeft u een overzicht van al uw geplande opdrachten per technieker, per dag. U ziet ook alle openstaande/te plannen opdrachten aan de linkerkant.
Standaard zal u bij het openen van dit tabblad uw planning van vandaag te zien krijgen.
U kan heel wat personaliseren, zodat u steeds te zien krijgt wat u wilt.
Bovenaan kan u gemakkelijk filteren zodat u enkel de gewenste opdrachten te zien krijgt.
B. Planbord
Het planbord bestaat uit 2 delen: de te plannen en de geplande opdrachten.
De te plannen vindt u aan de linkerkant. Deze zijn opgedeeld in opdrachten en contracten.
Aan de rechterkant vind je het planbord waarop alle geplande opdrachten te zien zijn. Deze opdrachten zijn weergegeven per dag, per technieker.
1. Te plannen opdrachten (linkerkant)
De te plannen opdrachten zijn opgedeeld in 2 delen: Opdrachten en Contracten.
De opdrachten onder contracten zal je enkel zien als je de Contracten Module aangekocht hebt.
1.1 Te plannen opdrachten - opdrachten
Hier zie je de opdrachten die je reeds aangemaakt heb, maar geen technieker of dag aan hebt toegekend.
Ook die opdrachten die verwijderd werden op de tablet via het admin wachtwoord vind je hier terug. Als een opdracht verwijderd wordt van het planbord, zal die hier ook terecht komen.
De meest recent gemaakte opdrachten staan onderaan. Bovenaan vind je de opdrachten met de oudste creatiedatum.
Je kan de opdracht wijzigen en dus de detailpagina openen door dubbel te klikken op de opdracht.
De opdrachten hebben verschillende kleuren naargelang het type opdracht dat is toegekend.
Bovenaan een opdrachtkader zie je 2 icoontjes: een locatie pin en een persoon.
Locatie pin icoon: Dit zie je enkel als je de Navigatie Module hebt aangekocht. Als je hierop klikt, opent er een pop-up van Google Maps die de locatie van de klant weergeeft.
Persoon icoon: Als je hierop klikt, krijg je een pop-up met de contactgegevens van de klant. Op die manier kan je snel contact opnemen voor het eventueel inplannen van de opdracht.
Je kan 1 van deze opdrachten inplannen door deze simpelweg te slepen op het planbord.
1.2 Te plannen opdrachten - contracten
Hier zie je alle opdrachten die gelinkt zijn aan een contract. Je kan filteren op een periode door te klikken op het kalendericoontje. Op die manier krijg je een snel overzicht van de opdrachten die in de nabije toekomst moeten uitgevoerd worden.
Door dubbel te klikken op 1 van deze opdrachten, krijg je een pop-up met de contactgegevens van de klant. Op die manier kan je snel contact opnemen voor het eventueel inplannen van de opdracht.
2. Geplande opdrachten (rechterkant)
Aan de rechterkant zie je het effectieve planbord met de reeds geplande opdrachten.
Standaard krijg je de planning van vandaag te zien, maar je kan dit aanpassen zoals je zelf wenst.
2.1 Filteren op datum
De datum kan je op verschillende manier aanpassen.
Boven de planning zie je steeds de datum van de weergegeven periode staan (zie nummer 1).
Deze kan je onder andere aanpassen door de klikken op het kalendericoontje boven de datum (zie nummer 2).
Door te klikken op de pijltjes kan je gemakkelijk navigeren tussen de nabije toekomst en verleden. Daar kan je ook gemakkelijk terugkeren naar vandaag.
Daarnaast kan je ook kiezen om een maand, week of dagoverzicht te krijgen van jouw planning. Klik simpelweg op de gewenste keuze en het planbord zal zich aanpassen.
2.2 Filteren op persoon
Indien je verschillende techniekergroepen ingesteld hebt, kan je deze weergeven door er gewoonweg op te klikken.
Je kan ook op individuele techniekers/vertegenwoordigers filteren door te klikken op 'Techniekers' en de gewenste personen te selecteren.
2.3 Filteren op details van opdracht
Je kan bovenaan ook zoeken op bepaalde details van de opdracht.
Ook via het opdracht type kan je zoeken.
2.4 Filtericoontjes
In het filtervak zie je aan de rechterkant verschillende icoontjes. De bovenste hebben een eerder algemene functie in het planbord en zullen dus later aan bod komen. De onderste hebben betrekkingen op de filters.
1: vergrootglasicoontje: Als je hierop klikt, zal de site aan de slag gaan met uw opgegeven filters.
2: planbordicoontje: Hiermee herlaad je de evenementen. Dit is bijvoorbeeld handigen om de statussen van jouw geplande opdrachten te herladen.
3: herlaadicoontje: Hiermee verwijder je de huidige ingestelde filters en zal je terug alles te zien krijgen.
4: verzendicoontje: Hiermee verzend je de opdrachten naar de tablet. Je zal ook het kleur van uw geplande opdrachten zien veranderen als dit gelukt is.
3. Kleuren op het planbord
Elke opdracht heeft een eigen kleur naargelang de status ervan. Zolang de opdracht niet verzonden is naar de tablet, krijgt deze een paarse of een door u aangewezen kleur.
De legende van kleuren kan u rechtsbovenaan ook raadplegen op het planbord.
Zodra de opdrachten verzonden zijn naar de tablet, krijgen ze een kleur naargelang de status van de opdracht.
| Blauw | Naar mobiel toestel |
| Geel | Op mobiel toestel |
| Oranje | Op start geduwd op mobiel toestel |
| Groen | Afgewerkt |
| Grijs | Schrapping aangevraagd |
| Donker blauw | Vrije afspraak |
| Roos | Bezoek |
C. Acties op de planning
1. Opdrachten inplannen op de planning
1.1 Opdrachten vanuit installatie
Je kan een opdracht simpelweg inplannen door deze slepen naar het planbord.
Als je een opdracht aanmaakt vanuit bijvoorbeeld het installatieoverzicht, heb je daar reeds de mogelijkheid om een technieker en datum/uur op te geven. Deze opdracht zal dan voor u op de planning gezet worden.
Als u hierbij geen specifieke informatie opgeeft, zal de opdracht te vinden zijn in de linkerkolom bij 'Opdrachten'.
Je kan dus ook een opdracht van de ene technieker verplaatsen naar de andere door deze simpelweg te verslepen.
1.2 Vrije afspraken
Je kan ook een vrije afspraak inplannen. Dit doe je door te klikken op de plus rechtsbovenaan. 
U krijgt dan onderstaande pagina te zien.
Omschrijving: Deze omschrijving zal ook te zien op het planbord.
Opmerking: Deze opmerking is niet te zien op het planbord, maar wel in het detail van de afspraak.
Techniekers: Hier kiest u voor welke techniekers u een afspraak wilt aanmaken. U kan meerdere selecteren.
Start datum: Kies uw startdatum met het bijhorend uur en minuten.
Eind datum: Kies uw einddatum met het bijhorend uur en minuten.
Herhaal afspraak: Als u dit aanvinkt, zal u nog een pop-up krijgen, zodra u geklikt heeft op 'Maak aan'. U kan de frequentie kiezen (dagelijks, wekelijks, 2 wekelijks, maandelijks, jaarlijks) en tot wanneer de herhaling plaatsvindt.
Als u alles heeft ingevuld, klikt u op 'Maak aan'. De opdracht wordt nu ingepland voor u.
2. Opdrachten verwijderen van de planning
Het verwijderen van uw opdracht is afhankelijk van de status van uw opdracht.
!! LET OP !! Opdrachten die gestart zijn op tablet, kunnen vanop de planning niet meer verwijderd worden. Deze opdrachten zullen op het mobiel toestel zelf verwijderd moeten worden. De handleiding daarover vindt u hier: Handleiding: Hoe opdrachten verwijderen op de tablet?.
2.1 De opdracht is nog niet ingepland en staat links van het planbord
- Klik dubbel op de opdracht die u wenst te verwijderen.
- De website stuurt u naar de detailpagina van de opdracht.
- Druk op het tandwieltje rechtsbovenaan.
- Kies voor de optie 'Verwijder'.
- De opdracht is nu verwijderd.
2.2 De opdracht staat blauw op het planbord
Een blauwe opdracht is ingepland, doorgestuurd naar de tablet, maar nog niet toegekomen (dit kan bijvoorbeeld door geen internetverbinding). Deze opdracht is dan ook nog niet gestart door de technieker.
- Klik met de rechtermuisknop op de opdracht die u wenst te verwijderen.
- U krijgt een pop-up. Kies voor de optie 'Haal deze opdracht van het planbord'.
- U krijgt nog een pop-up: 'Bent u zeker dat u deze planning wilt herplannen?'. Dit is een bevestiging voor het verwijderen van de opdracht.
- Als u dit bevestigd heeft, verdwijnt de opdracht van het planbord en komt deze links te staan.
2.3 De opdracht staat geel op het planbord
Een gele opdracht is ingepland, doorgestuurd naar de tablet en daar toegekomen. Maar deze opdracht is nog niet gestart door de technieker.
- Klik met de rechtermuisknop op de opdracht die u wenst te verwijderen.
- U krijgt een pop-up. Kies voor de optie 'Haal deze opdracht van het planbord'.
- U krijgt nog een pop-up: 'Bent u zeker dat u deze planning wilt herplannen?'. Dit is een bevestiging voor het verwijderen van de opdracht.
- Eenmaal dit bevestigd is, krijgt de opdracht een grijze kleur. Dit wil zeggen dat de opdracht nog zichtbaar is op de tablet.
!! LET OP !! De tablet heeft een internetverbinding nodig om de verwijderde opdracht te registreren.
Als uw tablet effectief internet heeft, maar de opdracht nog weergeeft, kan u dit proces versnellen. Herlaad de opdrachten door het opdrachtenscherm naar beneden te trekken. Er zal een herlaadicoon opduiken.
- Eenmaal de opdracht weg is van de tablet, zal de opdracht helemaal verdwijnen van het planbord en links van het planbord te vinden zijn.
D. Instellingen van het planbord
Je kan via het tandwieltje rechtsboven navigeren naar de instellingen van de planning.
Aan de linkerkant kan je de uren van de planning instellen.
Start uur: Het beginuur van een werkdag op de planning.
Eind uur: Het stopuur van een werkdag op de planning.
Tijdsincrement: De tijdsblokken waarin de planning wordt weergegeven.
Tijdsconfiguratie: Je krijgt enkele opties voor de schrijfwijze van de datum bovenaan het planbord.
Aan de rechterkant ziet u configuratie inhoud.
Je kan hier aanduiden welke informatie je wilt zien in een opdracht.
Met de roze vierkantjes aan de rechterkant kan je aan- en afvinken wat je wilt zien.
Naast de termen staan er allemaal cijfers die de volgorde weergeven, zoals het te zien zal zijn bij een opdracht.
Je kan onderaan 'Wijzig alsook de bestaande opdrachten' als je de wijzigingen wilt toepassen op de reeds geplande opdrachten. Dit kan enkele minuten duren en het kan dus dat dit nog niet direct zichtbaar is.