Veuillez également consulter Manuel Stock — 1. Lexique pour comprendre la terminologie.
Vous pouvez trouver les articles dans le module stock sous l’onglet 'Gestion du stock'. Choisissez l’option 'Articles'.
Que trouve-t-on dans ce manuel ?
A. Aperçu des articles
Vous trouverez ici un aperçu de vos articles.
1. Filtrer des articles
Vous verrez un nombre limité d’articles sur la page d’aperçu. Vous pouvez utiliser les filtres en haut pour obtenir des résultats plus spécifiques.
!! ATTENTION !! Toute erreur d’écriture peut affecter votre résultat.
Description : Vous pouvez rechercher la description de votre article.
Code : Vous pouvez rechercher le code de votre article.
Code bar : Vous pouvez rechercher le code bar de votre article.
Groupes d'articles : Vous pouvez rechercher le groupe de votre article. Vous pouvez affecter un groupe à un article via la page de détail de l’article.
Actif : Vous pouvez demander des articles actifs et non actifs. Vous ne pouvez pas supprimer des articles, mais vous pouvez les mettre inactifs. Si vous recherchez par défaut, seuls les articles actifs seront affichés. Vous recevrez un menu déroulant et vous pourrez vérifier ce que vous voulez voir.
Sur mobile : Vous pouvez rechercher le statut 'Sur mobile' ou 'Pas sur mobile'. Si l’article a 'Sur mobile', il sera trouvé hors ligne sur la tablette. Donc, si vous travaillez toujours sur WiFi ou 4G, vous ne devriez pas l’utiliser. Ici, vous obtiendrez un menu déroulant et vous pouvez vérifier ce que vous voulez voir.
Montré info du stock : Vous recevrez ensuite un aperçu du stock de vos articles. Vous verrez des informations telles que le minimum et maximum stock, le stock actuel, le prix d’achat et le fournisseur standard.
Filtre : Cela vous permettra de parcourir toutes les données de vos articles que vous voyez maintenant. Gardez à l’esprit que cela peut prendre plus de temps que les filtres spécifiques. C’est parce que toutes les données doivent être vérifiées et pas seulement une colonne.
Colonnes : En cliquant sur ce bouton, vous obtiendrez la liste de toutes les colonnes visibles. Vous pouvez cocher et décocher les colonnes, afin de déterminer quelles informations vous obtenez en un coup d’œil.
Vers Excel : Vous pouvez télécharger un Excel à partir de ce que vous voyez dans votre aperçu maintenant. Cela peut vous affiner ou élargir avec les filtres. Vérifier et décocher les colonnes peut également vous aider à rendre votre Excel plus concentré.
Bouton rose : Vous pouvez facilement ajouter un nouvel article de cette façon. Vous serez envoyé à une page de détail vide.
Chercher : Si vous cliquez sur ce bouton, le site Web commencera avec les filtres spécifiés.
Réinitialiser : Tous les filtres saisis sont supprimés. Ceci est utile si vous voulez effectuer une recherche complètement différente.
Vous pouvez cliquer sur le carré à gauche pour sélectionner tous les articles de votre recherche ensemble.
Vous pouvez modifier l’ordre des colonnes. Maintenez une colonne pendant longtemps et faites-la glisser. Relâchez la colonne où vous voulez voir la colonne. Les colonnes peuvent varier en fonction des modules achetés.
2. Effectuer des actions dans l'aperçu des articles
Vous pouvez faire un clic droit sur un article. Ensuite, vous verrez un menu des actions possibles. Les actions possibles peuvent varier en fonction des modules achetés.
2.1 Détail
En cliquant dessus, vous serez automatiquement envoyé à la page de détails de votre article. Ici, vous pouvez modifier l’article. Vous trouverez plus d’informations sur la page détaillée au point B.
2.2 Documents liés
Cliquer dessus vous donnera un aperçu des documents liés. Ce sont donc tous les documents dans lesquels cet article est mentionné. Vous pouvez effectuer des actions sur un document à partir de cet aperçu. Vous pouvez également cliquer sur un document pour ouvrir la page de détail.
2.3 Historique des stocks
Ici vous voyez un aperçu du stock lié. Vous pouvez également aller au détail des articles de cette façon.
En haut, vous voyez toute la gestion du stock liés à cet article.
En haut à droite, vous pouvez choisir certains statuts à rechercher plus spécifiquement dans la gestion du stock.
En bas, vous voyez les numéros du stock et où ils sont situés.
2.4 Actions de stock liées
Ici vous voyez un aperçu des actions liées. Vous verrez le type d’actions par qui il a été effectué et la date.
2.5 Imprimer le code-barres
Si vous cliquez dessus, un PDF sera téléchargé. Ce pdf contient le code à barres spécifié dans le détail de l’article.
3. Ajouter un nouvel article
Cela peut se faire de deux façons
- Via la barre de menu à gauche
- Via le rose plus à droite
3.1 Via la barre de menu à gauche
Vous pouvez choisir l’option 'Créer nouveau' sous Articles à gauche dans la barre de menu bleue. Vous recevrez une page de détail vide. Ici vous pouvez entrer les informations nécessaires. Plus d’informations sur la page de détail peuvent être trouvées au point B.
3.2 Via le rose plus à droite
Vous pouvez cliquer sur le bouton rose à droite. Vous recevrez une page de détail vide. Ici, vous pouvez entrer les informations nécessaires. Vous trouverez plus d’informations sur la page détaillée au point B.
B. Page de détails de l’article
En haut, vous verrez les informations de base d’un article.
En bas, vous verrez également 'Articles liés' et 'Stock'.
1. Informations générales sur l’article
Description de l'article :
Cette description sera affichée dans votre aperçu. C’est aussi la description que vous verrez lors de la création d’un document. Si vous ne fournissez pas de description en néerlandais ou en français, ce sera également la description que le client verra.
Description NL :
C’est la description qu’un client néerlandophone voit sur, par exemple, sa facture.
Description FR :
C’est la description qu’un client francophone voit sur sa facture, par exemple.
Code article :
C’est un code que vous pouvez donner à votre article vous-même.
Code barre :
C’est le code à barres de votre article. C’est unique à l’article.
Unit :
C’est l’unité de votre article, par exemple pièce, litre, etc.
Prix d'achat :
Ceci est le prix d’achat de votre article. Ce n’est pas nécessaire de remplir, mais peut être utile. Par exemple, vous pouvez voir la différence lors de l’établissement d’une facture entre votre prix d’achat total et votre prix de vente total.
Prix de vente :
Il s’agit du prix de vente de votre article. Il s’agit du prix qui sera transmis à votre client.
Marge :
Si vous complétez le prix d’achat et de vente, cela sera calculé automatiquement.
Actif :
Vous pouvez cocher ou décocher ceci. Vous ne pouvez pas supprimer un article, mais vous pouvez le mettre sur inactif. Un article inactif ne sera pas affiché dans les résultats de recherche, sauf si vous le demandez de cette façon.
Sur mobile :
Si vous travaillez toujours en ligne ( donc via WiFi ou 4G ), vous pouvez ignorer cela. Cela ne s’applique que si vous travaillez hors ligne. Si vous vérifiez ceci, vous trouverez toujours l’article dans vos résultats de recherche.
Description détaillée :
Ici, vous pouvez fournir une description détaillée d’un article. Vous verrez cela comme une pièce jointe à une citation, par exemple.
Groupes articles :
Vous pouvez lier votre article à un groupe. Cela peut être utile, par exemple, lorsque vous cherchez un article sur la tablette. Si vous avez régulièrement besoin des mêmes articles pour un service particulier, un groupe peut être très utile.
Code bar :
Ici vous pouvez voir le code à barres de votre article. Vous pouvez choisir de le télécharger en haut à gauche du code à barres. À droite, vous pouvez choisir d’ouvrir le code à barres dans un nouvel onglet.
Image :
Vous pouvez ajouter une image. Elle sera visible en pièce jointe, par exemple, à une citation. Cette image est également affichée dans l’aperçu de l’article sur la tablette. Ajouter une image en cliquant sur 'Choose file'. Vous pouvez le supprimer en cliquant sur la poubelle.
2. Articles liés
3. Stock
En haut, vous pouvez voir le nombre d’articles et où ils peuvent être ou comment ils ont diminué en nombre.
Ci-dessous vous verrez les emplacements de l’article. Vous pouvez voir si c’est le stock central, il est actif, où il est situé, le stock minimum et maximum et le stock actuel.
Cliquez avec le bouton droit de la souris pour effectuer certaines actions : Historique des stocks, Actions de stock liées, Imprimer le code-barres. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet au point A2.
Vous pouvez ajouter un nouvel emplacement via le rose plus. Vous pouvez également ajuster le stock actuel une fois ici.
En bas, vous verrez les fournisseurs. Vous pouvez le supprimer via le bouton droit de la souris.
Vous pouvez voir s’il est actif, le prix d’achat et s’il est ou non le fournisseur standard.
Via le rose plus, vous pouvez ajouter un nouveau fournisseur à l’article.
C. Ajuster le nombre d’articles via le site
Vous ne pouvez pas ajuster le nombre d’un article via le site Web. Vous pouvez facilement le faire via l’application InstaStock.
Si vous souhaitez ajuster les chiffres via le site, vous devrez exporter vos articles.
- Dans la barre de gauche, allez dans 'Importer et exporter'.
- Choisissez 'Articles par emplacement'.
- Vous pouvez exporter les articles sur la gauche. Entrez une adresse e-mail. Le fichier sera envoyé à cette. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une référence. Cette référence est indiquée dans le courrier avec le fichier.
Selon la taille de votre fichier article, cela peut prendre un certain temps. Une fois l’exportation réussie, vous recevrez un e-mail avec un fichier Excel.
- Ouvrez le fichier Excel fourni. Vous pouvez maintenant modifier les chiffres dans la colonne E 'Stock actuel'. Enregistrez le fichier.
- Revenez maintenant à Importer et exporter, puis à Articles par emplacement. À droite, vous pouvez importer un fichier Excel. Cliquez sur 'Choose file' et choisissez le fichier souhaité.
Entrez une adresse e-mail. Le fichier sera envoyé à cette. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une référence. Cette référence est indiquée dans le courrier avec le fichier.
En bas, vous pouvez télécharger un modèle pour lire de nouveaux articles par emplacement.
- Cliquez sur 'Importer'. Selon la taille de votre fichier d’article, cela peut prendre un certain temps. Dès que l’importation est réussie, vous recevrez une confirmation via l’adresse e-mail spécifiée.