Gelieve ook de Handleiding Stock: 1. Lexicon te raadplegen voor gebruik van de terminologie.


U kan de artikels binnen de stockmodule terugvinden onder het tabblad 'Stockbeheer'. Kies de optie 'Artikels'.


Wat vindt u in deze handleiding?


A. Artikel overzichtspagina

Hier krijgt u een overzicht van uw artikels te zien.


1. Filteren van artikels

U ziet op de overzichtspagina een beperkt aantal artikels. U kan de filters bovenaan gebruiken op specifiekere resultaten op te vragen.

!! LET OP !! Eventuele schrijffouten kunnen uw resultaat beïnvloeden.


Omschrijving: U kan zoeken op de omschrijving van uw artikel.

Code: U kan zoeken op de code van uw artikel.

Barcode: U kan zoeken op de barcode van uw artikel.

Artikel groepen: U kan zoeken op de groep van uw artikel. U kan een groep toekennen aan een artikel via de detailpagina van het artikel.

Actief: U kan zowel actieve als niet actieve artikels opvragen. U kan namelijk geen artikels verwijderen, maar wel op inactief zetten. Als u standaard zoekt, zullen enkel de actieve artikels getoond worden. U krijgt een valvenster menu en u kan aanvinken wat u wenst te zien.

Op mobile: U kan zoeken op de status 'Op mobile' of 'Niet op mobile'. Indien het artikel 'Op mobile' heeft, zal deze offline gevonden worden op de tablet. Als u dus altijd op WiFi of 4G werkt, moet u hier geen gebruik van maken. Hier krijgt u een valvenster menu en u kan aanvinken wat u wenst te zien.

Toon stock info: U krijgt dan een overzicht van de stock van uw artikels. U ziet informatie zoals de min. en max. stock, de huidige stock, de aankoopprijs en de standaard leverancier.


Filter: Dit zal zoeken doorheen alle gegevens van uw installatie die u nu ziet. Hou er rekening mee dat dit langer kan duren dan de bovenstaande specifieke filters. Dit omdat alle gegevens gecontroleerd moeten worden en niet maar 1 kolom.

Kolommen: Als u hierop klikt, ziet u een opsomming van alle zichtbare kolommen. U kan kolommen aan- en afvinken, zo bepaalt u welke informatie u in een oogopslag krijgt.

Export Excel: U kan een Excel downloaden van wat u nu in uw overzicht ziet. Dit kan u verfijnen of verbreden met de filters. Kolommen aan- en afvinken kan u ook helpen om uw Excel gerichter op te maken.

Roze knop: U kan langs deze weg gemakkelijk een nieuw artikel toevoegen. U wordt gestuurd naar een lege detailpagina.


Zoeken: Als u hierop klikt, zal de website aan de slag gaan met uw opgegeven filters.

Reset: Hierbij worden al uw ingegeven filters verwijderd. Dit is handig om te gebruiken als u een totaal andere zoekopdracht wilt uitvoeren.


U kan klikken op het vierkantje links om alle artikels binnen uw zoekopdracht gezamenlijk te selecteren.

U kan de kolommen van volgorde veranderen. Hou een kolom lang vast en versleep deze. Laat de kolom los op de plek waarop u de kolom wilt zien. De kolommen kunnen variëren naargelang de aangekochte modules.


2. Acties uitvoeren vanuit artikel overzicht

U kan met de rechtermuisknop klikken op een artikel. Dan krijgt u een menu te zien van mogelijke acties. De mogelijke acties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules. 


2.1 Detail

Als u hierop klikt, wordt u automatisch naar de detail pagina van uw artikel gestuurd. Hier kan u het artikel wijzigen. Meer informatie over de detail pagina vindt u bij punt B.


2.2 Gelinkte documenten

Als u hierop klikt, krijgt u een overzicht van de gelinkte documenten. Dit zijn dus alle documenten waarin dit artikel genoemd wordt. U kan vanuit dit overzicht acties uitvoeren op een document. U kan ook klikken op een document om de detailpagina te openen.


2.3 Gelinkte stock

Hier ziet u een overzicht van de gelinkte stock. U kan op deze manier ook naar het detail gaan van de artikels.


Bovenaan zie je al het stockbeheer dat gelinkt is aan dit artikel.

Rechts bovenaan kan je kiezen voor bepaalde statussen om gerichter in het stockbeheer te zoeken.


Onderaan zie je de aantallen van de stock en waar deze zich bevinden.


2.4 Gelinkte stockacties

Hier ziet u een overzicht van de gelinkte stockacties. U ziet het type acties, door wie het is uitgevoerd en de datum.


2.6 Print bar code

Als u hierop klikt, zal er een pdf gedownload worden. Deze pdf bevat de barcode zoals die is opgegeven in het detail van het artikel.


3. Nieuw artikel toevoegen

Dit kan op 2 manieren

  • Via de menu balk links
  • Via de roze plus rechts



U kan links in de blauwe menu balk kiezen voor de optie 'Maak nieuw' onder Artikels. U zal een lege detailpagina krijgen. Hier kan u de nodige informatie ingeven. Meer informatie over de detail pagina vindt u bij punt B.


3.2 Via de roze plus rechts

U kan rechts op de roze knop klikken. U zal een lege detailpagina krijgen. Hier kan u de nodige informatie ingeven. Meer informatie over de detail pagina vindt u bij punt B.



B. Artikel detail pagina

Bovenaan ziet u de basis informatie van een artikel.

Onderaan ziet u ook nog 'Gelinkte artikels' en 'Stockbeheer'. 


1. Algemene informatie over artikel


Artikel omschrijving:

Deze omschrijving zal te zien zijn in uw overzichten. Dit is ook de omschrijving die u zal zien tijdens het maken van een document. Indien u geen Nederlandse/Franse omschrijving omgeeft, zal het ook de omschrijving zijn die de klant te zien krijgt.

Nederlandse omschrijving:

Dit is de omschrijving die een Nederlandstalige klant te zien krijgt op bijvoorbeeld zijn factuur.

Franse omschrijving:

Dit is de omschrijving die een Franstalige klant te zien krijgt op bijvoorbeeld zijn factuur.

Artikel code:

Dit is een code die u zelf kan geven aan uw artikel.

Barcode:

Dit is de barcode van uw artikel. Deze is uniek aan het artikel. 

Eenheid:

Dit is de eenheid van uw artikel, bijvoorbeeld stuk, liter, etc.

Aankoopprijs:

Dit is de aankoopprijs van uw artikel. Dit is niet noodzakelijk om in te vullen, maar kan handig zijn. Zo kan u bijvoorbeeld het verschil zien bij het maken van een factuur tussen uw totale aankoopprijs en uw totale verkoopprijs.

Verkoopprijs:

Dit is de verkoopprijs van uw artikel. Dit is de prijs die doorgegeven zal worden aan uw klant.

Marge:

Als u de aankoop- en verkoopprijs aanvult, zal dit automatisch berekend worden.


Actief:

U kan dit aan- of afvinken. U kan geen artikel verwijderen, maar wel op inactief zetten. Een inactief artikel zal niet getoond worden in zoekresultaten, tenzij u dit zo opvraagt.

Op mobile:

Indien u steeds online (dus via WiFi of 4G) werkt, mag u dit negeren. Dit is enkel van toepassing als u offline werkt. Als u dit dan aanvinkt, zal u het artikel alsnog terugvinden in uw zoekresultaten.


Uitgebreide omschrijving:

Hier kan u een uitgebreide omschrijving opgeven voor een artikel. Deze zal u bijvoorbeeld zien als een bijlage aan een offerte.


Artikel groepen:

U kan uw artikel linken aan een groep. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij het opzoeken van een artikel op de tablet. Als u bij een bepaalde dienst regelmatig dezelfde artikels nodig heeft, kan zo een groep heel handig zijn.


Barcode:

Hier ziet u de barcode van uw artikel. U kan links boven de barcode kiezen om deze te downloaden. Rechts kan u kiezen op de barcode te openen in een nieuw tabblad.


Afbeelding:

U kan een afbeelding toevoegen. Deze zal zichtbaar zijn als bijlage bijvoorbeeld aan een offerte. Maar ook in het artikeloverzicht op de tablet wordt deze afbeelding weergegeven. Voeg een afbeelding toe door op 'Choose file' te klikken. U kan deze verwijderen door op het vuilbakje te klikken.


2. Gelinkte artikels



3. Stockbeheer

Bovenaan ziet u de aantallen van het artikels en waar die zich eventueel bevinden of hoe ze verminderd zijn in aantal.


Daaronder ziet u de locaties van het artikel. U ziet of het centrale stock is, het actief is, waar het zich bevindt, de minimum en maximum stock en de huidige stock.

Met rechtermuisknop kan u enkele acties uitvoeren: Gelinkte stock, Gelinkte stockacties, Print bar code. Bij punt A2 vindt u hierover meer informatie.

Via de roze plus kan u een nieuwe locatie toevoegen. U kan hier ook eenmalig de huidige stock aanpassen.


Onderaan ziet u de leveranciers. Via de rechtermuisknop kan u deze verwijderen.

U ziet of het actief is, de aankoopprijs en of het al dan niet de standaardleverancier is.

Via de roze plus kan u een nieuwe leverancier toevoegen aan het artikel.



C. Artikel aantal aanpassen via de website

U kan niet zomaar het aantal van een artikel aanpassen via de website. U kan dit wel gemakkelijk doen via de InstaStock app.


Indien u wel aantallen wenst aan te passen via de website, zal u een export moeten doen van uw artikels.

  1. Ga in de linkerbalk naar 'Import en export'.
  2. Kies voor 'Artikels per locatie'.
  3. Aan de linkerkant kan u de artikels exporteren. Geef een emailadres op. Hiernaar zal het bestand verstuurd worden. Indien u wenst, kan u een referentie toevoegen. Die referentie wordt vermeld in de mail met het bestand.
    Naargelang de grootte van uw artikel bestand kan dit enige tijd duren. Zodra de export gelukt is, krijgt u een mail met een Excel bestand.
  4. Open het aangeleverde Excel bestand. U kan nu de aantallen wijzigen in kolom E 'Huidige Stock'. Sla het bestand op.
  5. Ga nu terug naar Import en Export en dan naar Artikels per locatie. Aan de rechterkant kan u een Excel bestand importeren. Klik op 'Choose file' en kies het gewenste bestand.
    Geef een emailadres op. Hiernaar zal het bestand verstuurd worden. Indien u wenst, kan u een referentie toevoegen. Die referentie wordt vermeld in de mail met het bestand.
    Onderaan kan u eventueel een template downloaden om nieuwe artikels per locatie in te lezen.
  6. Klik op 'Importeer'. Naargelang de grootte van uw artikel bestand kan dit enige tijd duren. Zodra de import gelukt is, krijgt u een bevestiging via het opgegeven emailadres.