Wat vindt u in deze handleiding?

  1. Inleiding
  2. Werkwijze
  3. Tips gebruik
  4. Kolomoverzicht
  5. Importeren
  6. Exporteren


A. INLEIDING

De Excel bevat 46 kolommen.

De eerste rij is de titelrij. Vanaf de tweede rij mogen er klanten ingevuld worden. Hieronder volgt een overzicht van de gegevens per kolom.

 

B. WERKWIJZE

U mag zo veel mogelijk velden invullen. Deze zullen dan automatisch op de tablet mee overgenomen worden. Dit zal veel eenvoudiger en completer zijn voor de technieker als hij zijn tablet gebruikt.


C. TIPS GEBRUIK

Op zoek naar specifieke kolommen/rijen? Geeft InstaWeb 1 bepaald vak waar iets verkeerd is?

  1. Gebruik de zoekfunctie
    • Druk op uw toetsen bord command (iOS) of CTRL (Windows) in + f
      Dan krijgt u rechts bovenaan een zoekbalk. Typ hier de term die u zoekt en druk op enter. Indien er meerdere resultaten zijn, gebruikt u de pijltjes rechts van de zoekbalk om deze allemaal te zien.
    • Ga helemaal rechtsbovenaan in Google bij de drie puntjes.
      Bijna helemaal onderaan vindt u 'zoek'. Klik hierop
      Dan krijgt u rechts bovenaan een zoekbalk. Typ hier de term die u zoekt en druk op enter. Indien er meerdere resultaten zijn, gebruikt u de pijltjes rechts van de zoekbalk om deze allemaal te zien.
  2. Zoek een specifieke cel in EXCEL
    • Linksbovenaan heeft u een vak waarin uw cel nummer geschreven staat. Deze bevindt zich links van de tekstbalk.
      Hierin kan u simpelweg uw celnummer invullen. Letter (kolom) + cijfer (rij) bijvoorbeeld A23
      Dit kan bijvoorbeeld helpen als InstaWeb een fout geeft bij een cel. Indien zich er fouten in het bestand bevinden, zal InstaWeb steeds weergeven over welke cel het gaat.


D. KOLOMOVERZICHT

Omschrijving kolom Waarde in Excel lijn


VTI = Verantwoordelijke Technische Installatie


EXCEL KOLOM: A / 1

Klant/VTI actief
Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Actief

    Dit moet 0 of 1 zijn

    0 = niet-actieve klant (krijgt u enkel in klantoverzicht te zien als u specifiek niet-actieve klanten opvraagt)

    1 = actieve klant


EXCEL KOLOM: B / 2

Klant/VTI taal
Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Taal

    Dit is de taal van de klant. 

    Dit moet NL, FR, DE of EN zijn

    NL = Nederlands

    FR = Frans

    DE = Duits

    EN = Engels


EXCEL KOLOM: C / 3

Klant/VTI Hoedanigheid
Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Hoedanigheid

Dit moet 1, 2, 3, 4, 5 of leeg zijn

1 = (Brussel) Onderneming

2 = (Brussel) Particulier

3 = (Wallonië) Eigenaar 

4 = (Wallonië) Huurder

5 = (Wallonië) Andere (*)

Leeg = (Vlaanderen)


    (*) Bij keuze ‘5’ moet Excel kolom 4 ook ingevuld worden. In alle andere gevallen mag Excel kolom 4 leeg blijven.


EXCEL KOLOM: D / 4

Klant/VTI hoedanigheid andere
Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Hoedanigheid andere

    Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: E / 5

Klant/VTI Naam
Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Naam

    Vrije tekstingave

    Naam van de klant zoals die in uw klantenlijst zal verschijnen.

 

EXCEL KOLOM: F / 6

Klant/VTI gebruiknr
Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Gebruikersnummer

    Vrije tekstingave

    Een unieke nummering die u koppelt aan uw klanten


EXCEL KOLOM: G / 7

Klant/VTI Ondernemingsnr
Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Ondernemingsnummer

BTW nummer van uw klant

!! LET OP !! De schrijfwijze moet officieel zijn volgens de landcode, anders zullen deze niet worden ingelezen

Voorbeelden van geldige Belgische BTW nummers: BE 0123.321.123, BE 0123 321 123, BE0123321123

 

EXCEL KOLOM: H / 8

Klant/VTI Straat
Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Straat

    Vrije tekstingave

    !! LET OP !! Huisnummers hebben andere kolom

 

EXCEL KOLOM: I / 9

Klant/VTI Huisnr
Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Huisnummer

    Vrije ingave

 

EXCEL KOLOM: J / 10

Klant/VTI postcode
Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Postcode

    Geldige postcode van 4 cijfers

 

EXCEL KOLOM: K / 11

Klant/VTI gemeente
Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Gemeente

    Vrije tekstingave

    !! LET OP !! Postcode moet overeenkomen met gemeente

 

EXCEL KOLOM: L / 12

Klant/VTI land
Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Land

    Gebruik de landscode: bijvoorbeeld: 
    BE = België
    NL = Nederland
    DE = Duitsland
    FR = Frankrijk    
    LU = Luxemburg

    !! LET OP !! Deze landscode moet overeenkomen met de landscode van het BTW nummer

EXCEL KOLOM: M / 13

Klant/VTI BTW tarief
Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – BTW Tarief

Dit moet 0, 6 of 21 zijn

!! LET OP !! Klanten zonder BTW nummer kunnen GEEN 0% btw hebben

 

EXCEL KOLOM: N / 14

Klant/VTI tel

Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Telefoonnummer

    Vrije tekstingave


EXCEL KOLOM: O / 15

Klant/VTI GSM

Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – GSM Nummer

    Vrije tekstingave

    Vul hier niet meer dan 1 telefoonnummer in

 

EXCEL KOLOM: P / 16

Klant/VTI email

Klantgegevens – Verantwoordelijke Technische Installatie – Email adres

    Vrije tekstingave

    !! LET OP !! Het email adres moet een @ bevat bijvoorbeeld [email protected]

 

EXCEL KOLOM: Q / 17

install zelfde adres
Klantgegevens – Installatie – Installatie op hetzelfde adres

    Is het werfadres hetzelfde als het klantenadres?

    1 = JA (is hetzelfde)

    0 = NEE (is niet hetzelfde)

    Er moet zeker er nul of een 1 staan . Niet leeg laten

    Kolom 18 tem 24 moeten allemaal leeg zijn als de installatie op hetzelfde adres staat als het klantenadres.


EXCEL KOLOM: R / 18

install taal
Klantgegevens – Installatie – Taal

    Dit is de taal van de klant. 

    Dit moet NL, FR, DE of EN zijn

    NL = Nederlands

    FR = Frans

    DE = Duits

    EN = Engels


EXCEL KOLOM: S / 19

install naam
Klantgegevens – Installatie – Naam

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens 

    Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: T / 20

install straat
Klantgegevens – Installatie – Straat

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: U / 21

install huisnr
Klantgegevens – Installatie – Huisnummer

Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens

Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: V / 22

install postcode
Klantgegevens – Installatie – Postcode

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens

    Vrije tekstingave

    Geldige postcode van 4 cijfers

 

EXCEL KOLOM: W / 23

install gemeente
Klantgegevens – Installatie – Gemeente 

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens 

    Vrije tekstingave

    Moet overeenkomen met de postcode!

 

EXCEL KOLOM: X / 12

install land
Klantgegevens – Installatie – Land

    Gebruik de landscode: bijvoorbeeld: 
    BE = België
    NL = Nederland
    DE = Duitsland
    FR = Frankrijk    
    LU = Luxemburg

    !! LET OP !! Deze landscode moet overeenkomen met de landscode van het BTW nummer


EXCEL KOLOM: Y / 25

install tel
Klantgegevens – Installatie – Telefoon nummer 

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens 

    Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: Z / 26

install GSM
Klantgegevens – Installatie – GSM nummer 

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens 

    Vrije tekstingave

    Max. 1 GSM nummer ingeven

EXCEL KOLOM: AA / 27

install email
Klantgegevens – Installatie – Email adres 

    Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens 

    !! LET OP !! Het email adres moet een @ bevat bijvoorbeeld [email protected]

 

EXCEL KOLOM: AB / 28

Lijntype 

    Moet 1 of 2 zijn

    1 = installatie gegevens

    2 = circuit gegevens


EXCEL KOLOM: AC / 29

Omschrijving

    Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: AD / 30

Merk

    Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: AE / 31

Model

    Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: AF / 32

Serienummer

    Vrije tekstingave

 

EXCEL KOLOM: AG / 33

Bouwjaar

    Moet bestaan uit 4 cijfers

 

EXCEL KOLOM: AH / 34

In gebruikname

    Een datum
    In de vorm van DD/MM/JJJJ


EXCEL KOLOM: AI / 35

Inst koelingtype / Circ buiten gebruikdatum

Inst koelingtype

    Comfort

    Proces

Circuitgegevens buiten gebruikdatum

    Datum veld in vorm van DD/MM/JJJJ

 

EXCEL KOLOM: AJ / 36

Inst max LD / Circ koelmiddel

Inst max LD

    Vrije numerieke ingave

Circ koelmiddel

    Hier moet het nummer komen dat overeenkomt met het juiste koelmiddel uit de lijst. 

    R134a

    R23

    R32

    R404A

    R407A    

    R407C

    R407F

    R410A

    R413A

    R1417A

    R422A

    R422D

    R427A

    R428A

    R434A    

    R438A

    R448A

    R449A

    R507A

    R508B


EXCEL KOLOM: AK / 37

Inst Max HD / Circ nominale inhoud

Inst Max HD

    Vrije numerieke ingave

Circ nominale inhoud

    Vrije numerieke ingave

 

EXCEL KOLOM: AL / 38

Inst koelvermogen / Circ huidige inhoud

Inst koelvermogen

    Vrije numerieke ingave

Circ huidige inhoud

    Vrije numerieke ingave

 

EXCEL KOLOM: AM / 39

Inst instructies / Circ voorvulling

Inst instructies

    Vrije tekst ingave

Circ voorvulling

    Vrije numerieke ingave

 

EXCEL KOLOM: AN / 40

Inst noodinstructies / Circ opmerkingen

Inst noodinstructies

    Vrije tekst ingave

Circ opmerkingen

    Vrije tekst ingave

 

EXCEL KOLOM: AO / 41

Inst nominaal ampère / Circ nominaal ampère

Inst nominaal ampère

    Vrije numerieke ingave

Circ nominaal ampère

    Vrije numerieke ingave

 

EXCEL KOLOM: AP / 42

Inst locatie / Circ locatie

Inst locatie

    Vrije tekst ingave

Circ locatie

    Vrije tekst ingave

 

EXCEL KOLOM: AQ / 43

Inst actief / Circ eerstevullinggebeurd

Inst actief

    Moet 0 of 1 zijn

    0 = Niet actief

    1 = Actief

Circ eerstevullinggebeurd

    Moet 0 of 1 zijn

    0 = Nee

    1 = Ja

 

EXCEL KOLOM: AR / 44

Unieke Klantencode

    Vrije tekst ingave

    Moet uniek zijn en zorgt er voor dat er geen dubbele waardes kunnen geïmporteerd worden in uw omgeving. Na een export dus nooit veranderen!!

    We raden dit af tenzij u 100% zeker weet hoe dit werkt.

 

EXCEL KOLOM: AS / 45

Unieke installatiecode 

    Vrije tejst ingave

    Moet uniek zijn en zorgt er voor dat er geen dubbele waardes kunnen geïmporteerd worden in uw omgeving. Na een export dus nooit veranderen!!

    We raden dit af tenzij u 100% zeker weet hoe dit werkt.

 

EXCEL KOLOM: AT / 46

Unieke circuitcode 

    Vrije tekst ingave

    Moet uniek zijn en zorgt er voor dat er geen dubbele waardes kunnen geïmporteerd worden in uw omgeving. Na een export dus nooit veranderen!!

    We raden dit af tenzij u 100% zeker weet hoe dit werkt.


E. IMPORTEREN IN INSTAWEB

  1. Ga naar de website admin.instamobile.be. Ga linksonderaan naar 'Import en export'.
  2. Kies voor de optie 'Koeling'.
  3. Hier kan u dus importeren en exporteren. Rechts kan u importeren.
    Email: Deze zal een bevestiging krijgen indien alles ingelezen is.
    Referentie: deze komt ook in de titel van uw mail.
  4. Klik op 'Choose file' en kies het bestand dat u wenst te importeren.
  5. Klik op 'Importeer'.
  6. Indien er fouten zijn in deze te importeren XLS-bestand dan krijgt er hiervan een oplijsting onder de knop 'Importeer'. De kolom en rij worden weergegeven met de eventuele fout. Corrigeer deze in uw Excel bestand, sla deze op en probeer opnieuw.
  7. Als er geen fouten zijn, start het importeren. Dan krijgt u een melding die de start van het importeren bevestigd. Afhankelijk van het aantal gegevens kan dit even duren.
  8. Als de import klaar is, krijgt u een email op het opgegeven e-mailadres met de referentie.


!! LET OP !! DE OPBOUW VAN DE XLS FILE MOET VOLDOEN AAN DE NORMEN DIE MET TRADECOM ZIJN AFGESPROKEN.


Velden die niet ingevuld zijn in de xlsx zullen vanzelfsprekend ook leeg blijven op de tablet. 


 

F. EXPORTEREN

  1. Ga naar de website admin.instamobile.be. Ga linksonderaan naar 'Import en export'.
  2. Kies voor de optie 'Koeling'.
  3. Hier kan u dus importeren en exporteren. Rechts kan u exporteren.
    U kan een email en een referentie ingeven.
    Email: naar deze email wordt de geëxporteerde artikellijst gestuurd.
    Referentie: deze komt ook in de titel van uw mail.
  4. Klik op 'Exporteer'.
  5. Dan krijgt u een links onderaan de onderstaande melding. Afhankelijk van het aantal gegevens kan dit even duren.
  6. Als de export klaar is, krijgt u een email op het opgegeven e-mailadres met de referentie en het XLS-bestand. De mail hieronder is wat u in uw mail inbox kan verwachten.


Wenst u gegevens aan te passen? Exporteer eerst uw bestaande gegevens. Pas de nodige zaken aan in die Excel lijst aan. !! LET OP !! Verander de unieke codes acheraan niet. Deze codes zullen uw wijzigingen linken met de juiste klant of installaties. Wanneer u klaar bent, slaagt u het bestand op. U kan deze nu terug importeren op de website.


Wenst u nieuwe koelinstallaties toe te voegen aan uw bestaande lijst? Maak gewoonweg een nieuwe Excel lijst in de template die je kan downloaden in het Importeer venster. Laat de unieke codes achteraan open. Op die manier zal het systeem zelf opmerken dat er nieuwe installaties moeten toegevoegd worden en zullen die een nieuwe code krijgen.


!! LET OP !! DE OPBOUW VAN DE XLS FILE MOET VOLDOEN AAN DE NORMEN DIE MET TRADECOM ZIJN AFGESPROKEN.


Velden die niet ingevuld zijn in de xlsx zullen vanzelfsprekend ook leeg blijven op de tablet.