Hoe artikelen aanpassen via Excel lijst?
U kan de artikelinformatie zoals prijs enz. aanpassen in InstaWeb.
!! LET OP !! Dit kan alleen bij uw eigen artikelen, dus niet in artikels die uit de groothandels lijsten komen.
Maar indien u vele gegevens moet aanpassen bij verschillende artikels, is het gemakkelijker en sneller aan te passen via een Excel lijst/XLS lijst.
Wat vindt u in deze handleiding?
- Hoe exporteer ik mijn bestaande artikelen in InstaWeb?
- Hoe pas ik de artikelen in het Excel bestand aan?
- Hoe importeer ik de aangepaste artikelen in InstaWeb?
A. Hoe exporteer ik mijn bestaande artikelen in InstaWeb?
We vertrekken altijd uit een XLS lijst die al uw huidige artikelen bevat. Deze lijst passen we aan en zullen we later terug importeren, waardoor de bestaande artikels naar wens worden aangepast.
- Ga naar Import en Export
- Kies dan 'Artikels'.
- Dan krijgt u volgend scherm. Om te exporteren gebruiken we het linkse kader.
Om de artikels te exporteren kan u een e-mailadres en een referentie invullen.
Email: naar deze email wordt de geëxporteerde artikellijst doorgestuurd.
Referentie: deze komt ook in de titel van uw mail.
- Klik op 'Exporteer'.
- Dan krijgt u linksonderaan de volgende melding. Afhankelijk van het aantal artikelen kan dit even duren.
- Als de export klaar is, krijgt u een email op het opgegeven e-mailadres met de referentie en het XLS-bestand. De mail hieronder is wat u in uw mail inbox kan verwachten.
- Dit XLS-bestand kan je op uw pc downloaden en openen.
B. Hoe pas ik de artikelen in het Excel bestand aan?
- Open het Excel bestand en die ziet er als volgt uit.
- Er zijn verschillende kolommen met waardes.
Er zijn verplichte en niet-verplichte kolommen. Indien de kolom verplicht is, is het hieronder vermeld.
Kolom beschrijving- Kolom A (verplicht) = Description
Dit is de omschrijving hoe u het zal vinden in de zoeklijsten en het artikeloverzicht. - Kolom B = Barcode
- Kolom C (verplicht) = Code
- Kolom D = Purchase
Dit is de aankoopprijs. - Kolom E (verplicht) = Sales
Dit is de verkoopprijs.
Deze prijs ziet u op de administratieve documenten - Kolom F (verplicht) = To Mobile
Mag dit artikel al dan niet getoond worden op tablet of gsm?
Moet een 0 of 1 zijn
0 = niet naar tablet
1 = wel naar tablet - Kolom G = Groep
U kan zelf groepen instellen waardoor het vinden van bepaalde artikels makkelijker verloopt. - Kolom H = Unit
Dit is de eenheid waarin het artikel wordt uitgedrukt, bijvoorbeeld, per stuk, per liter, ... - Kolom I (verplicht) = Active
Is het een artikel die al dan niet actief mag staan?
Moet op 0 of 1 staan
0 = Artikel is niet actief en wordt dus NOOIT meer gebruikt
1 = Als artikel actief is en dus gebruikt wordt - Kolom J (verplicht) = Description NL
Dit is de Nederlandse omschrijving van uw artikel
Kan kopie zijn van kolom A
Dit is wat een Nederlandstalige klant te zien krijgt op zijn documenten. - Kolom K = Description FR
Dit is de Franse omschrijving van uw artikel
Dit is wat een Franstalige klant te zien krijgt op zijn documenten.
Geen Franstalige klanten? Dan moet u hier geen gebruik van maken - Kolom L = Tradecom Nr
!! LET OP !! Dit mag u niet invullen of aanpassen! Dit is het automatisch gegenereerde nummer, hierdoor wordt deze lijst gekoppeld aan de bestaande artikels in uw omgeving.
- Kolom A (verplicht) = Description
- Kies de waarden die u wilt aanpassen en pas ze aan. Sla op.
- Voorbeeld: Stel je wilt de prijs aanpassen. Zoek de lijn in de XLS en ga naar de kolom E (verkoopprijs). Vervang de prijs. En sla op.
C. Hoe importeer ik de aangepaste artikelen in InstaWeb?
!! LET OP !! De aanpassingen moeten opgeslagen zijn!
- Ga terug naar 'Import en export' in InstaWeb.
- Klik op 'Artikels'.
- Dan krijgt u volgend scherm. Om te importeren gebruiken we het rechtse kader.
Om de artikels te importeren kan u een e-mailadres en een referentie invullen.
Email: naar deze email wordt een bevestiging gestuurd als alles geïmporteerd is.
Referentie: deze komt ook in de titel van uw mail
- Klik op 'Choose file' en selecteer uw bestand.
- Klik op 'Importeer'.
- Dan krijgt u linksonderaan de volgende melding. Afhankelijk van het aantal artikelen kan dit even duren.
- Als de import klaar is, krijgt u een email op het opgegeven e-mailadres met een bevestiging indien alle artikels succesvol geïmporteerd zijn.
- Indien er fouten zijn in deze te importeren XLS-bestand dan krijgt er hiervan een oplijsting onder de knop 'Importeer'. De kolom en rij worden weergegeven met de eventuele fout. Corrigeer deze in uw Excel bestand, sla deze op en probeer opnieuw.
- Indien er geen fouten zijn, krijgt u een mail met de melding dat de artikelen geïmporteerd zijn.
- Na het ontvangen van die mail, open een aangepast artikel en controleer of het ook effectief in orde is.