Wat vindt u in deze handleiding?
A. INLEIDING
De Excel bevat 27 kolommen.
De eerste rij is de titelrij. Vanaf de tweede rij mogen er klanten ingevuld worden. Hieronder volgt een overzicht van de gegevens per kolom.
B. WERKWIJZE
U mag zo veel mogelijk velden invullen. Deze zullen dan automatisch op de tablet mee overgenomen worden. Dit zal veel eenvoudiger en completer zijn voor de technieker als hij zijn tablet gebruikt.
Velden die niet ingevuld zijn in de xlsx zullen vanzelfsprekend ook leeg blijven op de tablet.
C. TIPS GEBRUIK
Op zoek naar specifieke kolommen/rijen? Geeft InstaWeb 1 bepaald vak waar iets verkeerd is?
- Gebruik de zoekfunctie
- Druk op uw toetsen bord command (IOS) of CTRL (Windows) in + f
Dan krijgt u rechts bovenaan een zoekbalk. Typ hier de term die u zoekt en druk op enter. Indien er meerdere resultaten zijn, gebruikt u de pijltjes rechts van de zoekbalk om deze allemaal te zien. - Ga helemaal rechtsbovenaan in Google bij de drie puntjes.
Bijna helemaal onderaan vindt u 'zoek'. Klik hierop
Dan krijgt u rechts bovenaan een zoekbalk. Typ hier de term die u zoekt en druk op enter. Indien er meerdere resultaten zijn, gebruikt u de pijltjes rechts van de zoekbalk om deze allemaal te zien.
- Druk op uw toetsen bord command (IOS) of CTRL (Windows) in + f
- Zoek een specifieke cel in EXCEL
- Linksbovenaan heeft u een vak waarin uw cel nummer geschreven staat. Deze bevindt zich links van de tekstbalk.
Hierin kan u simpelweg uw celnummer invullen. Letter (kolom) + cijfer (rij) bijvoorbeeld A23
Dit kan bijvoorbeeld helpen als InstaWeb een fout geeft bij een cel. Indien zich er fouten in het bestand bevinden, zal InstaWeb steeds weergeven over welke cel het gaat.
- Linksbovenaan heeft u een vak waarin uw cel nummer geschreven staat. Deze bevindt zich links van de tekstbalk.
D. KOLOMOVERZICHT
Omschrijving kolom Waarde in Excel lijn
VTI = Verantwoordelijke Technische Installatie
EXCEL KOLOM: A / 1
Klant/VTI actief
Dit moet 0 of 1 zijn
0 = niet-actieve klant (krijgt u enkel in klantoverzicht te zien als u specifiek niet-actieve klanten opvraagt)
1 = actieve klant
EXCEL KOLOM: B / 2
Klant/VTI taal
Dit is de taal van de klant.
Dit moet NL, FR, DE of EN zijn
NL = Nederlands
FR = Frans
DE = Duits
EN = Engels
EXCEL KOLOM: C / 3
Klant/VTI Hoedanigheid
Dit moet 1, 2, 3, 4, 5 of leeg zijn
1 = (Brussel) Onderneming
2 = (Brussel) Particulier
3 = (Wallonië) Eigenaar
4 = (Wallonië) Huurder
5 = (Wallonië) Andere (*)
Leeg = (Vlaanderen)
Opgelet !! kolom 3 moet hier dus een cijfer zijn !
(*) Bij keuze ‘5’ moet Excel kolom 4 ook ingevuld worden. In alle andere gevallen mag
Excel kolom 4 leeg blijven.
EXCEL KOLOM: D / 4
Klant/VTI hoedanigheid andere
Vrije tekstingave
EXCEL KOLOM: E / 5
Klant/VTI Naam
Vrije tekstingave
Naam van de klant zoals die in uw klantenlijst zal verschijnen.
EXCEL KOLOM: F / 6
Klant/VTI gebruiknr
Vrije tekstingave
Een unieke nummering die u koppelt aan uw klanten
EXCEL KOLOM: G / 7
Klant/VTI Ondernemingsnr
BTW nummer van uw klant
!! LET OP !! De schrijfwijze moet officieel zijn volgens de landcode, anders zullen deze niet worden ingelezen
Voorbeelden van geldige Belgische BTW nummers: BE 0123.321.123, BE 0123 321 123, BE0123321123
EXCEL KOLOM: H / 8
Klant/VTI Straat
Vrije tekstingave
!! LET OP !! Huisnummers hebben andere kolom
EXCEL KOLOM: I / 9
Klant/VTI Huisnr
Vrije ingave
EXCEL KOLOM: J / 10
Klant/VTI postcode
Geldige postcode van 4 cijfers
EXCEL KOLOM: K / 11
Klant/VTI gemeente
Vrije tekstingave
!! LET OP !! Postcode moet overeenkomen met gemeente
EXCEL KOLOM: L / 12
Klant/VTI land
Gebruik de landscode: bijvoorbeeld:
BE = België
NL = Nederland
DE = Duitsland
FR = Frankrijk
LU = Luxemburg
!! LET OP !! Deze landscode moet overeenkomen met de landscode van het BTW nummer
EXCEL KOLOM: M / 13
Klant/VTI BTW tarief
Dit moet 0, 6 of 21 zijn
!! LET OP !! Klanten zonder BTW nummer kunnen GEEN 0% btw hebben
EXCEL KOLOM: N / 14
Klant/VTI tel
Vrije tekstingave
EXCEL KOLOM: O / 15
Klant/VTI GSM
Vrije tekstingave
Vul hier niet meer dan 1 telefoonnummer in
EXCEL KOLOM: P / 16
Klant/VTI email
Vrije tekstingave
!! LET OP !! Het email adres moet een @ bevat bijvoorbeeld [email protected]
EXCEL KOLOM: Q / 17
install zelfde adres
Is het werfadres hetzelfde als het klantenadres?
1 = JA (is hetzelfde)
0 = NEE (is niet hetzelfde)
Er moet zeker er nul of een 1 staan . Niet leeg laten
Kolom 18 tem 24 moeten allemaal leeg zijn als de installatie op hetzelfde adres staat als het klantenadres.
EXCEL KOLOM: R / 18
install taal
Dit is de taal van de klant.
Dit moet NL, FR, DE of EN zijn
NL = Nederlands
FR = Frans
DE = Duits
EN = Engels
EXCEL KOLOM: S / 19
install naam
Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens
Vrije tekstingave
EXCEL KOLOM: T / 20
install straat
Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens Vrije tekstingave
EXCEL KOLOM: U / 21
install huisnr
Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens
Vrije tekstingave
EXCEL KOLOM: V / 22
install postcode
Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens
Vrije tekstingave
Geldige postcode van 4 cijfers
EXCEL KOLOM: W / 23
install gemeente
Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens
Vrije tekstingave
Moet overeenkomen met de postcode!
EXCEL KOLOM: X / 12
install land
Gebruik de landscode: bijvoorbeeld:
BE = België
NL = Nederland
DE = Duitsland
FR = Frankrijk
LU = Luxemburg
!! LET OP !! Deze landscode moet overeenkomen met de landscode van het BTW nummer
EXCEL KOLOM: Y / 25
install tel
Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens
Vrije tekstingave
EXCEL KOLOM: Z / 26
install GSM
Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens
Vrije tekstingave
Max. 1 GSM nummer ingeven
EXCEL KOLOM: AA / 27
install email
Leeg indien op zelfde adres als klantgegevens
!! LET OP !! Het email adres moet een @ bevat bijvoorbeeld [email protected]
EXCEL KOLOM: AB / 28
Unieke klantencode
Vrije ingave
Moet uniek zijn en zorgt er voor dat er geen dubbele waardes kunnen geïmporteerd worden in uw omgeving. Na een export dus nooit veranderen!!
We raden dit af tenzij u 100% zeker weet hoe dit werkt.
E. IMPORTEREN IN INSTAWEB
- Ga naar de website admin.instamobile.be. Ga linksonderaan naar 'Import en export'.
- Kies voor de optie 'Klant'.
- Hier kan u dus importeren en exporteren. Rechts kan u importeren.
Email: Deze zal een bevestiging krijgen indien alles ingelezen is.
Referentie: deze komt ook in de titel van uw mail.
- Klik op 'Choose file' en kies het bestand dat u wenst te importeren.
- Klik op 'Importeer'.
- Indien er fouten zijn in deze te importeren XLS-bestand dan krijgt er hiervan een oplijsting onder de knop 'Importeer'. De kolom en rij worden weergegeven met de eventuele fout. Corrigeer deze in uw Excel bestand, sla deze op en probeer opnieuw.
- Als er geen fouten zijn, start het importeren. Dan krijgt u een melding die de start van het importeren bevestigd. Afhankelijk van het aantal gegevens kan dit even duren.
- Als de import klaar is, krijgt u een email op het opgegeven e-mailadres met de referentie.
!! LET OP !! DE OPBOUW VAN DE XLS FILE MOET VOLDOEN AAN DE NORMEN DIE MET TRADECOM ZIJN AFGESPROKEN.
Velden die niet ingevuld zijn in de xlsx zullen vanzelfsprekend ook leeg blijven op de tablet.
F. EXPORTEREN
- Ga naar de website admin.instamobile.be. Ga linksonderaan naar 'Import en export'.
- Kies voor de optie 'Klant'.
- Hier kan u dus importeren en exporteren. Rechts kan u exporteren.
U kan een email en een referentie ingeven.
Email: naar deze email wordt de geëxporteerde lijst gestuurd.
Referentie: deze komt ook in de titel van uw mail.
- Klik op 'Exporteer'.
- Dan krijgt u een links onderaan de onderstaande melding. Afhankelijk van het aantal gegevens kan dit even duren.
- Als de export klaar is, krijgt u een email op het opgegeven e-mailadres met de referentie en het XLS-bestand. De mail hieronder is wat u in uw mail inbox kan verwachten.
Wenst u gegevens aan te passen? Exporteer eerst uw bestaande gegevens. Pas de nodige zaken aan in die Excel lijst aan. !! LET OP !! Verander de unieke codes acheraan niet. Deze codes zullen uw wijzigingen linken met de juiste klant of installaties. Wanneer u klaar bent, slaagt u het bestand op. U kan deze nu terug importeren op de website.
Wenst u nieuwe klanten toe te voegen aan uw bestaande lijst? Maak gewoonweg een nieuwe Excel lijst in de template die je kan downloaden in het Importeer venster. Laat de unieke codes achteraan open. Op die manier zal het systeem zelf opmerken dat er nieuwe installaties moeten toegevoegd worden en zullen die een nieuwe code krijgen.
!! LET OP !! DE OPBOUW VAN DE XLS FILE MOET VOLDOEN AAN DE NORMEN DIE MET TRADECOM ZIJN AFGESPROKEN.
Velden die niet ingevuld zijn in de xlsx zullen vanzelfsprekend ook leeg blijven op de tablet.