Avec le module contrats, vous pouvez informer vos clients lorsqu’il est, par exemple, presque temps d’effectuer leur entretien bisannuel.
Vous pouvez adapter le contenu et la mise en page de vos avis de rappel dans vos paramètres. En bas de la page, vous trouverez la section 'Modèles'. Vous pouvez y modifier 'Note de rappel', aussi bien pour l’e-mail que pour le PDF. Vous trouverez plus d’informations sur les templates ici : Guide Module Modèles.
- Accédez à 'Contrats'. Utilisez les filtres afin d’afficher les contrats souhaités. Vous pouvez, par exemple, utiliser le filtre de date pour informer les clients d’un entretien prévu le mois prochain.
- Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez envoyer un avis de rappel. Pour ce faire, cochez la case située à gauche de la ligne concernée.
- Cliquez ensuite avec le bouton droit de votre souris sur une ligne sélectionnée et choisissez 'Envoyer les notes de rappel'.
- La fenêtre contextuelle ci-dessous s’affiche.
Vous pouvez choisir d’envoyer les notes de rappel par e-mail ou au format PDF. Si vous choisissez l’e-mail, un e-mail sera envoyé à l’adresse e-mail associée à l’adresse d'installation dès que vous cliquez sur 'Envoyer'.
Si vous choisissez l’e-mail, une ligne rouge peut apparaître. Cela signifie qu’aucune adresse e-mail n’est connue pour l’adresse de l’installation.
Si vous choisissez le PDF, les fichiers PDF seront téléchargés. Vous pourrez ensuite les imprimer et les envoyer par courrier.
Vous pouvez envoyer le même type d’avis de rappel à tous les contrats sélectionnés en cliquant en haut sur 'Sélectionner tout comme mail' ou 'Sélectionner tout comme PDF'. Vous pouvez également faire un choix par contrat dans vos résultats, dans la colonne 'Type'. - Lorsque cela a été effectuée avec succès, une icône apparaît à droite dans l’aperçu de vos contrats. Cette icône indique le nombre d’avis de rappel que le client a reçus.
