Indien u graag een begeleiding hebt bij de werkzaamheden van de veranderingen voor VEKA, kan u hier terecht: InstaCert Update: integratie VEKA
Hierbij de mail die wij naar onze klanten communiceerden op 25 september 2023.
Beste klant,
Aangezien VEKA-attesten tegenhoudt bij een foute schrijfwijze van het erkenningsnummer, zijn wij genoodzaakt om vanaf InstaCert versie 2.1.0 een validatie op erkenningsnummer in te voeren. De erkenningsnummers zoals die gekend zijn bij VEKA, en dus waarin wij het opzoeken, vindt u hier: Erkenningsnummer Vlaanderen: gas en vloeibaar.
Gezien we op dit moment al meer dan 1000 attesten manueel hebben moeten corrigeren, doen wij vanaf heden een validatie van uw erkenningsnummer. Hierbij wordt ook rekening gehouden dat u het juiste erkenningsnummer gebruikt voor de juiste brandstof.
Gelieve deze update zo snel mogelijk te activeren.
Wij blijven de handleiding over VEKA updaten met tips en de aangebrachte wijzigingen. U vindt bij punt C hoe u deze validatie zal moeten uitvoeren: InstaCert update: integratie VEKA.
Hierbij de mail die wij naar onze klanten communiceerden op 11 september 2023.
Beste klant,
Hier vindt u een verdere update in verband met VEKA.
Sinds vandaag kunnen we attesten aanleveren aan het platform van VEKA. Echter stellen we volgende 2 problemen vast:
- Erkenningsnummer is incorrect of onvolledig voor vloeibaar/gas
Dit zorgt ervoor dat we de attesten niet kunnen afleveren aan VEKA. Hiervoor voorzien we een tijdelijke manuele tussenkomst van ons. Maar hiervoor hebben wij van jullie het juiste erkenningsnummer nodig. Hiervoor zullen wij via ons supportsysteem (support.instamobile.be) de bevestiging van het correcte erkenningsnummer opvragen. Zodra jullie dit aan ons bezorgen, sturen we het attest terug door naar VEKA. Jullie kunnen dit zelf al vermijden door het juist op de website na te kijken en indien nodig, aan te passen. De handleiding hiervan vindt u hier: https://support.instamobile.be/nl/support/solutions/articles/80001089170-erkenningsnummers-aanpassen-op-website - Ondernemingsnummer is incorrect of onvolledig
VEKA gebruikt jullie erkenningsnummer om het attest te linken aan uw bedrijf. Indien dit fout is, kan het attest dus niet aangeleverd worden aan VEKA. Gelieve ook dit na te kijken en een aanpassing te doen, indien nodig. De handleiding hiervan vindt u hier: https://support.instamobile.be/nl/support/solutions/articles/80001089173-ondernemingsnummer-aanpassen-op-website
Gelieve ook na te kijken dat u zeker de laatste versie van de app InstaCert, namelijk versie 2.0.1, ter beschikking heeft om de werking met VEKA correct te doen. Dit kan u controleren via de Play Store van uw tablet.
Daarnaast zal u vanaf nu kunnen nakijken of een attest al dan niet succesvol werd doorgestuurd naar VEKA. Vanaf de websiteversie 7.3.1 ziet u bij uw certificaten een rood of een groen vlammetje. Indien het rood is, is het attest (nog) niet succesvol aangeleverd aan VEKA. Indien het groen is, is alles in orde. De attesten voor de update zullen in de nabije toekomst aangeleverd worden en blijven dus nog even rood.
Info sessies
We hebben nog enkele infosessies gepland waaraan jullie kunnen deelnemen. Hier lichten we de updates toe en kan u eventueel vragen stellen.
Deze sessies gaan door op:
- Woensdag 13 september om 18u
- Maandag 18 september om 14u
U kan deelnemen via deze link: https://calendly.com/instamobile-be/veka-extra-uitleg
Indien 1 van deze data niet past, maar u nood heeft aan een extra woordje uitleg, antwoord gerust op deze mail en dan kijken we samen hoe we dit kunnen oplossen voor u.
Hierbij de mail die wij naar onze klanten communiceerden op 29 augustus 2023.
Beste klanten,
Zoals jullie reeds vernomen hebben, maken wij een verplichte koppeling naar VEKA.
!! LET OP !! U dient de laatste versie van InstaCert te installeren om over de correcte vraagstelling te beschikken. U moet dus InstaCert 2.0 downloaden. Deze zal beschikbaar zijn vanaf maandag 4 september 2023.
VEKA
Voor het Vlaams gewest zijn er 2 belangrijke wijzigingen.
- Vanaf heden zal u het adres id van een adres van uw klant moeten valideren, voordat u het attest kan afwerken. Hoe u dat moet doen, vindt u hier: https://support.instamobile.be/nl/support/solutions/articles/80001087890-instacert-update-integratie-veka
- Er is een bijkomende vraag die nagaat of het om een collectief of individueel verwarmingssysteem gaat.
InstaCert zal volgens de spelregels van VEKA de nodige gegevens aanleveren. U hoeft hierdoor ook geen dubbele registratie te doen.
De tweede stap van deze update zal zijn voor het aanleveren van alle attesten die gemaakt werden met InstaCert tussen 1 januari 2023 en de dag waarop InstaCert door u wordt geüpdatet. Deze attesten zullen automatisch voor u uitgelezen worden, maar door de aantallen kan dit enkele dagen duren.
InstaCert blijft het attest genereren met de nodige aanpassingen en zal het attest blijven afleveren aan uw klant.
Info sessies
Wij hebben er begrip voor dat er heel wat vragen bij jullie zijn. Hierdoor organiseren wij enkele info sessies. U kan hieraan vrijblijvend deelnemen en de nodige vragen stellen.
Deze sessies gaan door op:
- Woensdag 6 september om 18u
- Maandag 11 september om 14u
- Woensdag 13 september om 18u
- Maandag 18 september om 14u
U kan deelnemen via deze link: https://doodle.com/bp/instamobile/info-sessies-veka
Algemene updates
Daarnaast zijn wij ook bezig met de algemene werking zo goed mogelijk te optimaliseren voor jullie. Hieronder vinden jullie enkele belangrijke updates die jullie binnenkort mogen verwachten.
- Wij merken al enkele maanden een vertraging in onze website en snappen jullie frustraties hierrond. Tussen 1 en 7 september voeren wij enkele updates uit die dit zouden oplossen. Bedankt voor jullie begrip hier omtrent.
- De eerste 4 rechtstreekse koppelingen met groothandels zullen dit najaar beschikbaar zijn.
- De update voor Leefmilieu Brussel zal in de loop van september beschikbaar zijn.
Uitgevoerde updates
Wij hebben de afgelopen weken enkele updates gedaan:
- De zoekfunctie van de planning is vereenvoudigd en toont u enkel de resultaten. De opdrachten worden niet meer gewoon uitgegrijsd op de planning.
- Bij het aanmaken van een opdracht krijgt u nu een duidelijk overzicht als uw klant nog openstaande facturen heeft.
- U kan nu een duidelijkere rapportage in Excel van de contracten (onderhoudsopvolging) exporteren.
- U kan nu ook een interne memo op contractniveau toevoegen.
- U kan via de knop ‘Update prijzen’ alle huidige prijzen van elk document/contract actualiseren.
- In de geschiedenis van de administratieve documenten ziet u ook door wie een bepaalde actie is uitgevoerd.
De attesten die u als InstaMobile/InstaCert klant maakt, moet u niet zelf niet meer registreren op het VEKA-platform. In september zullen wij deze attesten aanleveren aan VEKA. Dit gaat over alle attesten gemaakt vanaf 1 januari 2023.
Hierbij de mail die wij naar onze klanten communiceerden op 15 februari 2023.
Beste klanten,
We vernemen via verschillende kanalen dat jullie niet meer weten wat aan en af met het registreren van attesten op het VEKA-platform. Er is uitstel tot 1 september voor het verplicht invullen op VEKA om alle softwarebedrijven en VEKA om de nodige ontwikkelingen te laten uitvoeren om een automatische koppeling te hebben vanuit InstaCert naar het VEKA-platform, zodat jullie geen dubbel werk meer hoeven te doen. Hierover zullen de volgende weken enkele technische vergaderingen plaatsvinden met alle softwarebedrijven en de mensen van VEKA. Er is op dit moment van VEKA uit nog geen enkele mogelijkheid om te koppelen. Ook zij moeten hiervoor nog verder ontwikkelen.
Wat de bedoeling is: de gebruiker van InstaCert kan zijn attesten gewoon verder maken met InstaCert en wij zullen voor de mogelijkheid zorgen om met terugwerkende kracht al jullie attesten en indienststellingsrapporten vanaf 1 januari 2023 in te lezen. Dit wil met andere woorden zeggen dat wij alle gemaakte Vlaamse attesten zullen aanleveren aan VEKA vanaf 1 januari 2023 tot aan het moment van de koppeling. Nadien zal dit automatisch verlopen. Het is dus nutteloos om dubbel werk te doen om de attesten apart te registreren op VEKA daarom dat de verplichting is te komen vervallen en er zich een gedoogperiode voordoet.
Wij hopen hiermee jullie volledig geïnformeerd te hebben met een stand van zaken en houden jullie verder op de hoogte hierover.
Hieronder vindt u de officiële communicatie van VEKA zelf.
Beste ,
Hierbij sturen we u het mailtje dat we mochten ontvangen ivm "FAQ-keuring en onderhoud van centrale stooktoestellen."
Verplichte registratie via webtoepassing VEKA.
Er is een sperperiode van 9 maanden en ondertussen gaat Tradecom werken aan een oplossing zodat de attesten naar VEKA Kunnen worden verstuurd.