Ce manuel concerne la page des ordres (admin.instamobile.be/order). 

Que trouve-t-on dans ce manuel ?

• A. Brève description
  • 1. Page d'ordres
  • 2. Page de détail d'ordre
  • 3. Créer un ordre
• B. Page d'aperçu d'ordre
  • 1. Filtrer d'ordres
  • 2. Effectuer des actions dans l'aperçu d'ordre
    • 2.1 Détail
    • 2.2 Imprimer sélection
    • 2.3 Imprimer tout
    • 2.4 Faire une copie
    • 2.5 Envoyer mail
    • 2.6 Sélection finir administrativement
    • 2.7 Vers planning
    • 2.8 Sélection facturation conjointe
  • 3. Créer un nouvel ordre
    • 3.1 Via la page d'aperçu de l’installation
    • 3.2 Via la page de certificat
    • 3.3 Via la page de contrat
    • 3.4 Pop-up d'un nouvel ordre
  • 4. Barre de menu
    • 4.1 Client
    • 4.2 Installations
    • 4.3 Contrats
    • 4.4 Types de contrats
• C. Page de détail d'ordre
  • 1. Info de base
  • 2. Annexes et attestations
  • 3. Articles
  • 4. Heures
  • 5. Effecteur des actions dans la page de détail d'ordre
    • 5.1 Imprimer bon de travail
    • 5.2 Envoyer mail
    • 5.3 Faire une copie
    • 5.4 Complètez l'administration
    • 5.5 Vers fichier client
    • 5.6 Vers planning
    • 5.7 Supprimer

A. Brève description

1. Page d'ordres

La page des ordres vous donne un aperçu de vos ordres.

Vos ordres ont 5 couleurs selon leur statut.

Vous verrez toujours 50 résultats en fonction de la date d’exécution. Avec des filtres, vous pouvez rechercher plus spécifiquement.

Vous pouvez déjà effectuer diverses actions sur un ordre à partir de la page d'aperçu avec le bouton droit de la souris. Mais vous pouvez aussi simplement cliquer sur un ordre pour ouvrir la page de détail. Les actions peuvent varier en fonction des modules achetés.

2. Page de détail d'ordre

Une fois que vous avez cliqué sur un ordre, vous serez envoyé à la page de détail.

En haut, vous verrez les informations de base d’un ordre.

Vous trouverez ci-dessous les pièces jointes et les certificats.

Ci-dessous vous verrez tous les articles correspondants.

Au bas, vous verrez les heures correspondantes.

Vous pouvez effectuer diverses actions via l'icône de paramètres en haut.

3. Créer un ordre

Vous pouvez créer un ordre de différentes façons.

Le pop-up d’un nouvel ordre vous donne déjà beaucoup d’options qui peuvent accélérer et simplifier le travail sur la tablette.

B. Page d'aperçu d'ordre

Vous obtiendrez ici un aperçu de vos ordres.

Vos ordres ont 5 couleurs selon leur statut.

1. Filtrer d'ordres

Comme déjà mentionné, vous ne voyez que 50 résultats. Vous pouvez utiliser les filtres en haut pour obtenir des résultats plus spécifiques.

!! ATTENTION !! Toute erreur d’écriture peut affecter votre résultat.

Numéro d'ordre : Ici, vous pouvez rechercher le numéro unique de votre ordre. Vous pouvez demander plusieurs ordres en plaçant une virgule entre elles.

A - De : Vous pouvez chercher la date d’exécution de votre ordre. Cliquez sur l’icône du calendrier et sélectionnez d’abord la date de départ, puis la date de fin. Vous pouvez supprimer les données en cliquant sur la croix.

Sélectionnez un client : Vous pouvez chercher le client de votre ordre. Vous pouvez simplement taper jusqu’à ce qu’il n’y ait que quelques options. Ou vous pouvez cliquer sur les 2 flèches pour ouvrir la recherche étendue.

Techniciens : Vous pouvez rechercher le technicien auquel l'ordre est lié. Il s’agit donc de savoir quel ordre le technicien a déjà accompli ou quel ordre il devra accomplir à l’avenir. Vous recevrez un menu déroulant avec tous vos techniciens.

Statut : Vous pouvez rechercher le statut de votre ordre. Les options peuvent varier selon les modules achetés. En cliquant sur ce bouton, vous obtiendrez un menu déroulant. Vous pouvez choisir entre : Tous, Ouvert, Envoyé vers mobile, Fini sur mobile, Admin compl, Planifié et Commencé sur mobile.

Statut admin : Cela ne s’applique que si vous avez opté pour 'Admin compl' à 'Statut'. Les options peuvent varier en fonction des modules achetés. En cliquant sur ce bouton, vous obtiendrez un menu déroulant. Vous pouvez choisir entre : Facture, Geste commercial, Accord mutuel ou Garantie.

Sélectionner le type d'ordre : Vous pouvez effectuer une recherche par type d'ordre. Les options peuvent varier selon les modules achetés. En cliquant sur ce bouton, vous obtiendrez un menu déroulant. Vous pouvez choisir entre : Tout, Installation, Réparation, Maintenance, Vente, Inspection ou Panne.

Filtre : Cela vous permettra de parcourir toutes les données de vos ordres que vous voyez maintenant. Gardez à l’esprit que cela peut prendre plus de temps que les filtres spécifiques. C’est parce que toutes les données doivent être vérifiées et pas seulement une colonne.

Colonnes : En cliquant sur ce bouton, vous obtiendrez la liste de toutes les colonnes visibles. Vous pouvez cocher et décocher les colonnes, afin de déterminer quelles informations vous obtenez en un coup d’œil.

Vers Excel : Vous pouvez télécharger un Excel à partir de ce que vous voyez dans votre aperçu maintenant. Vous pouvez l'affiner ou l'étendre avec les filtres. Vérifier et décocher les colonnes peut également vous aider à rendre votre Excel plus concentré.

Chercher : Si vous cliquez sur ce bouton, le site Web commencera avec les filtres spécifiés.

Réinitialiser : Tous les filtres saisis sont supprimés. Ceci est utile si vous voulez effectuer une recherche complètement différente.

Vous pouvez cliquer sur le carré à gauche pour sélectionner tous les ordres de votre recherche ensemble.

Vous pouvez modifier l’ordre des colonnes. Maintenez une colonne pendant longtemps et faites-la glisser. Relâchez la colonne où vous voulez voir la colonne. Les colonnes peuvent varier en fonction des modules achetés.

2. Effectuer des actions dans l'aperçu d'ordre

Vous pouvez faire un clic droit sur un ordre. Ensuite, vous verrez un menu d’actions possibles. Les actions possibles peuvent varier selon les modules achetés et le statut.

Certaines options affichent une rose notification avec un nombre. Ce nombre indique le nombre d'ordres sélectionnés auxquels cette action serait appliquée. Vous pouvez sélectionner plusieurs ordres dans les carrés à gauche d’une ligne d'ordre.

2.1 Détail

En cliquant dessus, vous serez automatiquement redirigé vers la page de détail de votre ordre. Ici, vous pouvez modifier l'ordre. Plus d'informations sur la page de détail se trouvent au point C.

2.2 Imprimer sélection

Vous pouvez faire une sélection désirée sur la gauche. Vous y verrez des carrés. Vérifiez l'ordre que vous voulez dans votre sélection. Le carré devient alors rose. Si vous cliquez sur cette option, vous verrez une icône de téléchargement en haut à gauche. Selon votre numéro, cela peut prendre un certain temps. Une fois téléchargé, vous obtiendrez un fichier zip en bas. Ouvrez-le et vous trouverez les bons de travail correspondants.

Les chiffres roses à droite indiquent le nombre d'ordres que vous avez sélectionnés.

2.3 Imprimer tout

Si vous cliquez sur cette option, vous verrez une icône de téléchargement en haut à gauche. Une fois téléchargé, vous obtiendrez un fichier zip en bas. Ouvrez-le et vous trouverez l’information correspondante. Par exemple, vous trouverez le certificat et le bon de travail.

Les chiffres roses à droite indiquent le nombre d'ordres que vous avez sélectionnés.

2.4 Faire une copie

Si vous cliquez sur ce bouton, vous allez créer une fenêtre contextuelle pour un nouvel ordre. L’information originale sera déjà remplie. Vous pouvez la modifier à votre guise.

Plus d'informations sur cette fenêtre contextuelle se trouvent au point B3.4.

2.5 Envoyer mail

De cette façon, vous pouvez facilement envoyer un courriel au client. Vous pouvez également choisir d’envoyer le bon de travail en haut.

Si vous avez le module Modèle, vous pouvez choisir un modèle en haut.

Vous pouvez lire comment créer des modèles dans le manuel : Module Modèles.

Si vous avez fourni plusieurs adresses de courriel, vous pouvez déterminer les adresses de courriel à recevoir ici.

Cliquez sur 'Envoyer' en bas.

2.6 Sélection finir administrativement

Vous pouvez faire une sélection désirée sur la gauche. Vous y verrez des carrés. Vérifiez l'ordre que vous voulez dans votre sélection. Le carré devient alors rose. Si vous cliquez sur cette option, vous verrez une icône de téléchargement en haut à gauche. Selon votre numéro, cela peut prendre un certain temps. Une fois téléchargé, vous obtiendrez un fichier zip en bas. Ouvrez-le et vous trouverez les bons de travail correspondants.

Les chiffres roses à droite indiquent le nombre d'ordres que vous avez sélectionnés.

2.7 Vers planning

Si vous cliquez sur ce bouton, vous serez automatiquement envoyé à l’onglet 'Planning'. Vous serez également envoyé au jour de l'ordre concerné.

2.8 Sélection facturation conjointe

Vous ne verrez cette option que si vous avez sélectionné plusieurs ordres. Si vous cliquez dessus, vous obtiendrez une fenêtre contextuelle.

Le pop-up vous donne un aperçu de vos ordres sélectionnés.

Ci-dessous, vous pouvez sélectionner le type de document souhaité. Les options peuvent varier en fonction des modules achetés. Vous pouvez choisir entre : facture, pro forma ou bon de livraison.

Ci-dessous vous pouvez éventuellement changer le client. Si les ordres sélectionnés ont un client commun, elles seront déjà remplies pour vous.

3. Créer un nouvel ordre

Les ordres ne sont pas créés à partir de l’aperçu des ordres, mais par exemple à partir d’une installation ou d’un client. Un ordre peut également être créé dans un contrat.

3.1 Via la page d'aperçu de l’installation

Faites un clic droit sur l’installation pour laquelle vous souhaitez créer un ordre. Choisissez l’option 'Créer un ordre'. Vous verrez un pop-up. Plus d’informations peuvent être trouvées au point 3.4.

3.2 Via la page de certificat

Faites un clic droit sur le certificat pour lequel vous souhaitez créer un ordre. Pour l’option 'Créer un ordre'. Une fenêtre contextuelle s’affiche. Vous trouverez plus d’informations au point 3.4.

3.3 Via la page de contrat

Vous ne le verrez que si vous avez acheté le module Contrats.

Vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’option 'Créer planning' à partir de la page d'aperçu. Dans la page de détail d’un contrat, vous pouvez choisir la même option via l'icône de paramètres en haut à droite.

Si vous cliquez sur ce bouton, vous obtiendrez la fenêtre contextuelle ci-dessous.

Techniciens : Choisissez le technicien correspondant à qui cet ordre sera lié. Cliquez sur ce bouton pour afficher un menu déroulant.

Heure de début : Ici, vous choisissez le début de l'ordre. À gauche, choisissez la date. À droite l’heure.

Heure de fin : Ici, vous choisissez la fin de l'ordre. À gauche, choisissez la date. À droite l’heure.

Cliquez ensuite sur 'Créer'. L'ordre sera maintenant dans le planning sur la date que vous avez choisie.

3.4 Pop-up d'un nouvel ordre

Lorsque vous créez un nouvel ordre, vous recevrez la fenêtre contextuelle ci-dessous. Vous ne l’obtiendrez pas seulement lorsque vous créez un ordre via la page du contrat.

Ce client a encore des factures impayées.: Vous ne verrez ce cadre que si le client auquel l'ordre est lié, a des factures expirées. Vous pouvez cliquer sur la case pour obtenir un aperçu des factures. De cet aperçu, vous pouvez cliquer sur un document pour ouvrir la page de détail du document.

Description : Vous fournissez ici une description de votre ordre. Cette description est envoyée à la tablette. Ce texte sera également visible pour votre client sur, par exemple, le bon de travail.

Mémo interne : Ici, vous pouvez donner un message interne à la tablette. Cela ne sera donc à aucun moment montré au client. Si le technicien ouvre l'ordre sur sa tablette, il verra cette mémo interne comme un pop-up. Une fois l'ordre ouvert, il peut toujours consulter cette note.

Sélectionner le type d'ordre : Cliquer sur ce bouton vous donnera une fenêtre déroulante avec les options possibles. Ces options ne déterminent pas le contenu de votre mission et sont donc purement un ajout structurel pour vous en tant qu’utilisateur.

Techniciens : En cliquant dessus, vous obtiendrez une fenêtre déroulante avec tous vos techniciens. Sélectionnez le technicien souhaité.

Date d'exécution : Ce champ est visible dès qu’un technicien a été choisi. Ici vous pouvez choisir une date et l’heure correspondante. Cliquer sur le champ vous donnera une fenêtre contextuelle où vous pourrez apporter les modifications souhaitées. Vous pouvez également choisir d’envoyer l'ordre immédiatement au technicien en cliquant sur 'Envoyer immédiatement'.

Sur la droite, vous obtiendrez un aperçu des détails de l’installation pour laquelle vous créez un ordre.

Articles : Ici, vous pouvez choisir d’ajouter des articles à votre ordre. Vous pouvez également ajouter des titres et des textes. Choisissez les options à droite entre les boutons roses.

Le technicien peut demander tous les articles nécessaires. Cela peut être utile, par exemple, au début d’une journée de travail pour s’assurer qu’il a certainement toutes les choses nécessaires.

Le technicien peut demander les articles de l'ordre individuel. Ici, il peut toujours ajouter des articles si nécessaire.

Ajouter une liste personnalisée : 

Vous ne le verrez que si vous avez le module de Checklist.

En cliquant dessus, vous aurez un aperçu de toutes vos listes de contrôle. Vous pouvez cliquer sur les listes nécessaires et ainsi les donner avec l'ordre.

À la fin, cliquez sur 'Créer un ordre'.

S’il y a une facture expirée pour le client, pour laquelle vous souhaitez créer un ordre, vous en serez informé en haut. Vous pouvez cliquer sur cette notification pour obtenir un aperçu des factures expirées.

4. Barre de menu

Selon votre onglet, vous verrez d’autres options dans la barre de gauche. Cela facilite la navigation vers d’autres pages.

4.1 Client

Résumé : Vous recevrez un aperçu de vos clients. Vous pouvez facilement ouvrir un client et effectuer diverses actions. Plus d’informations peuvent être trouvées au point C.

Créer nouveau : De cette façon, vous pouvez facilement créer un nouveau client. Vous recevrez une fiche client vide dans laquelle vous pouvez compléter les informations nécessaires.

4.2 Installations

Résumé : Vous recevrez un aperçu de vos installations. Vous pouvez facilement ouvrir une installation et effectuer diverses actions. Vous trouverez plus d’informations au point B.

4.3 Contrats

Vous ne le verrez que si vous avez acheté le module Contrats.

Résumé : Vous recevrez un aperçu de vos contrats. Vous pouvez facilement ouvrir un contrat et effectuer diverses actions. Pour en savoir plus, consultez le Manuel du module Contrats.

Créer nouveau : De cette façon, vous pouvez facilement créer un nouveau contrat. Vous recevrez une page de contrat vide. Ici, vous pouvez entrer les informations nécessaires. Pour en savoir plus, consultez le Manuel du module Contrats.

4.4 Types de contrats

Vous ne le verrez que si vous avez acheté le module Contrats.

Résumé : Vous recevrez un aperçu de vos types de contrats. Vous pouvez les lier à vos contrats de vos clients. Ils sont une sorte de modèles, alors vous n’avez pas à tout remplir chaque fois que vous créez un nouveau contrat. Cela peut être utile pour la maintenance annuelle, par exemple. Vous pouvez facilement ouvrir et ajuster un type de contrat. Pour en savoir plus, consultez le Manuel du module Contrats.

Créer nouveau : De cette façon, vous pouvez facilement créer un nouveau type de contrat. Vous recevrez une page de type de contrat vide. Ici, vous pouvez entrer les informations nécessaires. Pour en savoir plus, consultez le Manuel du module Contrats.

C. Page de détail d'ordre

Une fois que vous avez cliqué sur un ordre à partir de la page d’aperçu, la page de détail s’ouvre. Elle est divisée en 4 parties : information de base, annexes et attestations, articles et heures.

Vous pouvez effectuer certaines actions sur l'icône de paramètres en haut à droite.

1. Info de base

Sur la gauche, vous trouverez les informations de base sur l'ordre. À droite, les informations de base de l’installation.Si votre ordre a déjà été commencé sur mobile ou terminé, vous ne pouvez plus modifier ces informations.

2. Annexes et attestations

Vous trouverez ici un aperçu de toutes les pièces jointes et certificats liés à l'ordre.

L’information disponible est divisée en différents onglets.

Au-dessus de l’onglet, vous trouverez toujours un nombre dans une notification rose. Ce nombre indique le nombre d’éléments dans l’onglet.

En haut à droite, vous pouvez choisir 'Imprimer tout'. Un fichier zip est ensuite téléchargé. Dans ce dossier, vous trouverez tous les fichiers présents pour l'ordre.

Documents liés : Vous trouverez ici les documents associés à l'ordre. Ce sont des documents tels que le bon de travail et une facture. Vous pouvez faire un clic droit sur la ligne pour envoyer un courriel ou imprimer le document.

Attestations : Ici vous trouverez le certificat de l'ordre. Vous pouvez facilement le télécharger en cliquant dessus. Si vous faites un clic droit sur la ligne du certificat, vous pouvez également imprimer et créer un nouvel ordre.

Photos : Vous trouverez ici les photos prises pendant l'ordre. En cliquant sur la loupe à droite, vous pouvez voir la photo. Ici vous pouvez également télécharger la photo.

Sketches : Vous trouverez ici les croquis qui ont été pris pendant l'ordre. En cliquant sur la loupe à droite, vous pouvez voir le croquis. Ici, vous pouvez également télécharger et imprimer la photo.

3. Articles

Vous trouverez ici tous les articles liés à l'ordre. Il peut s’agir d’articles liés à l’avance ainsi que d’articles ajoutés sur l’appareil mobile.

Ces articles seront repris lors de la facturation de l'ordre.

4. Heures

Vous trouverez ici les heures saisies sur l’appareil mobile. Vous trouverez la date, l’heure de départ/fin, le total, le prix unitaire et le prix total.

5. Effecteur des actions dans la page de détail d'ordre

Vous pouvez effectuer diverses actions sur votre ordre via l'icône de paramètres en haut à droite de la page. Ces actions peuvent varier selon les modules achetés et l’état de votre ordre.

5.1 Imprimer bon de travail

Si vous cliquez dessus, le bon de travail sera téléchargé.

5.2 Envoyer mail

Si vous cliquez dessus, vous recevrez un message pop-up. Vous pouvez vérifier en haut quelles pièces jointes et certificats vous souhaitez ajouter dans votre courriel.

Si vous avez le module Modèle, vous pouvez choisir le modèle de courriel que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez toujours personnaliser le modèle au bas de la fenêtre contextuelle si nécessaire.

Ci-dessous vous pouvez ajouter et supprimer des adresses e-mail.

5.3 Faire une copie

De cette façon, vous pouvez facilement faire une copie de l'ordre. Vous recevrez alors un pop-up. L’information a déjà été entrée comme l'ordre original.

Vous trouverez plus d’informations sur cette fenêtre contextuelle au point B3.4 'Pop-up d'un nouvel ordre'.

5.4 Complétez l'administration

Vous ne verrez cette option que lorsque l'ordre sera terminé sur mobile.

Une fois qu’un ordre a été effectué sur un appareil mobile, vous verrez cette option. Cela vous permet de finir l'ordre administrativement. Vous recevrez ensuite la fenêtre contextuelle ci-dessous. Vous pouvez sélectionner la façon dont vous souhaitez finir l'ordre. Si vous ne souhaitez pas facturer l'ordre, il est préférable de choisir 'Geste commercial' ou 'Accord mutuel'. De cette façon, l'ordre ne fera pas partie de votre comptabilité, mais sera terminée.

5.5 Vers fichier client

Si vous cliquez sur ce bouton, vous serez automatiquement envoyé à la page de détail d’installation du client auquel l'ordre est lié.

5.6 Vers planning

Si vous cliquez sur ce bouton, vous serez automatiquement envoyé à l’onglet 'Planning'. Vous serez également envoyé au jour de l'ordre concerné.

5.7 Supprimer

Vous ne verrez cette option que si l'ordre est planifié, mais n’a pas encore été envoyé à la tablette. De cette façon, vous pouvez supprimer l'ordre.

!! Attention !! Une fois que vous cliquez dessus, l'ordre sera supprimé immédiatement. Vous ne pouvez pas inverser cette action.