Deze handleiding gaat over de opdrachten pagina (admin.instamobile.be/order). 

Wat vindt u in deze handleiding?

• A. Korte beschrijving
  • 1. Opdrachten pagina
  • 2. Opdracht detailpagina
  • 3. Opdracht aanmaken
• B. Opdracht overzichtpagina
  • 1. Filteren van opdrachten
  • 2. Acties uitvoeren vanuit opdrachten overzicht
    • 2.1 Detail
    • 2.2 Print selectie
    • 2.3 Print alle beschikbare informatie
    • 2.4 Maak een kopie
    • 2.5 Mail
    • 2.6 Selectie administratief afronden
    • 2.7 Navigeer naar planbord
    • 2.8 Selectie gezamenlijk factureren
  • 3. Nieuwe opdracht toevoegen
    • 3.1 Via de installatie overzichtspagina
    • 3.2 Via de certficatenpagina
    • 3.3 Via de contractpagina
    • 3.4 Nieuwe opdracht pop-up
  • 4. Menu balk
    • 4.1 Klanten
    • 4.2 Installaties
    • 4.3 Contracten
    • 4.4 Contracttypes
• C. Opdracht detailpagina
  • 1. Basis info opdracht
  • 2. Bijlagen en attesten
  • 3. Artikels
  • 4. Uren
  • 5. Acties vanuit de opdracht detailpagina
    • 5.1 Print werkbon
    • 5.2 Mail
    • 5.3 Maak een kopie
    • 5.4 Administratief afronden
    • 5.5 Navigeer naar klant
    • 5.6 Navigeer naar planbord
    • 5.7 Verwijder

A. Korte beschrijving

1. Opdrachten pagina

De opdrachten pagina geeft u een overzicht van uw opdrachten.

Uw opdrachten hebben 5 kleuren naargelang hun status.

U krijgt steeds 50 resultaten te zien naargelang de uitvoerdatum. Met filters kan u gerichter zoeken.

U kan al verschillende acties uitvoeren op een opdracht vanuit de overzichtpagina met de rechtermuisknop. Maar u kan ook simpelweg klikken op een opdracht om de detailpagina te openen. De acties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules.

2. Opdracht detailpagina

Eenmaal u op een opdracht heeft geklikt, zal u naar de detailpagina gestuurd worden.

Bovenaan ziet u de basis informatie van een opdracht.
Daaronder ziet u eventueel bijhorende bijlagen en attesten.

Daaronder ziet u eventueel bijhorende artikels.
Onderaan ziet u eventueel bijhorende uren.

U kan verschillende acties uitvoeren via het tandwieltje bovenaan.

3. Opdracht aanmaken

U kan op verschillende manieren een opdracht aanmaken.

De pop-up van een nieuwe opdracht geeft u reeds een heleboel opties die het werk op de tablet kunnen versnellen en vereenvoudigen. 

B. Opdracht overzichtpagina

Hier krijgt u een overzicht van uw opdrachten.

Uw opdrachten hebben 4 kleuren naargelang hun status.

1. Filteren van opdrachten

Zoals reeds vermeld ziet u slechts 50 resultaten. U kan de filters bovenaan gebruiken op specifiekere resultaten op te vragen.

!! LET OP !! Eventuele schrijffouten kunnen uw resultaat beïnvloeden.

Opdrachtnummer: Hier kan u zoek op het unieke nummer van uw opdracht. U kan meerdere opdrachten opvragen door er een komma tussen te plaatsen.

Van-Tot: U kan zoeken op de uitvoerdatum van uw opdracht.  Klik op het kalender-icoontje en selecteer eerst de 'van' datum en dan de 'tot' datum. U kan de data verwijderen door op het kruisje te klikken.

Selecteer klant: U kan zoeken op de klant van uw opdracht. U kan gewoonweg typen totdat er maar enkele opties zijn. Of u kan op de 2 pijltjes klikken om het uitgebreid zoeken te openen.

Techniekers: U kan zoeken op de technieker waaraan de opdracht gelinkt is. Dus het zou gaan over welke opdracht de technieker reeds heeft uitgevoerd of welke opdracht hij in de toekomst zal moeten voltooien. U krijgt een valvenster menu met al uw techniekers.

Status: U kan zoeken op de status van uw opdracht. De opties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules. Als u hierop klikt, krijgt u een valvenster menu. U kan kiezen tussen: Alles, Openstaand, Naar mobile, Afgewerkt op mobile, Administratief afgerond, Gepland en Gestart op mobile.

Administratieve status: Dit is enkel van toepassing indien u bij 'Status' gekozen heeft voor 'Administratief afgerond'. De opties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules. Als u hierop klikt, krijgt u een valvenster menu. U kan kiezen tussen: Gefactureerd, Commerciële geste, Onderlinge overeenkomst of Garantie.

Selecteer het gewenste opdracht type: U kan zoeken op het type van uw opdracht. De opties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules. Als u hierop klikt, krijgt u een valvenster menu. U kan kiezen tussen: Alles, Installatie, Herstelling, Onderhoud, Verkoop, Keuring of Panne.

Filter: Dit zal zoeken doorheen alle gegevens van uw opdrachten die u nu ziet.  Hou er rekening mee dat dit langer kan duren dan de bovenste specifieke filters. Dit omdat alle gegevens gecontroleerd moeten worden en niet maar 1 kolom.

Kolommen: Als u hierop klikt, ziet u een opsomming van alle zichtbare kolommen. U kan kolommen aan- en afvinken, zo bepaalt u welke informatie u in een oogopslag krijgt.

Export Excel: U kan een Excel downloaden van wat u nu in uw overzicht ziet. Dit kan u verfijnen of verbreden met de filters. Kolommen aan- en afvinken kan u ook helpen om uw Excel gerichter op te maken.

Zoeken: Als u hierop klikt, zal de website aan de slag gaan met uw opgegeven filters.

Reset: Hierbij worden al uw ingegeven filters verwijderd. Dit is handig om te gebruiken als u een totaal andere zoekopdracht wilt uitvoeren.

U kan klikken op het vierkantje links om alle documenten binnen uw zoekopdracht gezamenlijk te selecteren.

U kan de kolommen van volgorde veranderen. Hou een kolom lang vast en versleep deze. Laat de kolom los op de plek waarop u de kolom wilt zien.

2. Acties uitvoeren vanuit opdrachten overzicht

U kan met de rechtermuisknop klikken op een opdracht. Dan krijgt u een menu te zien van mogelijke acties. De mogelijke acties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules en de status van de opdracht. 

Bij sommige opties ziet u een roos bolletje met een cijfer. Dit getal wijst op het aantal geselecteerde opdrachten waarop deze actie zou toegepast worden. U kan meerdere opdrachten selecteren via de vierkantjes aan de linkerkant van een opdrachtlijn.

2.1 Detail

Als u hierop klikt, wordt u automatisch naar de detailpagina van uw opdracht gestuurd. Hier kan u de opdracht wijzigen. Meer informatie over de detailpagina vindt u bij punt C.

2.2 Print selectie

U kan aan de linkerkant een gewenste selectie maken. U ziet daar vierkantjes. Vink de opdracht aan die u wenst in uw selectie. Het vierkantje wordt dan roos. Als u dan op deze optie klikt, ziet u links bovenaan een download icoontje. Naargelang uw aantal, kan dit even duren. Zodra het gedownload is, krijgt u onderaan een zip bestand. Maak deze open en u zal de bijhorende werkbonnen vinden. 

Het roze cijfers aan de rechterkant toont het aantal opdracht dat u geselecteerd heeft.

2.3 Print alle beschikbare informatie

Als u dan op deze optie klikt, ziet u links bovenaan een download icoontje. Zodra het gedownload is, krijgt u onderaan een zip bestand. Maak deze open en u zal de bijhorende informatie vinden. Zo vindt u bijvoorbeeld het attest en werkbon terug.

Het roze cijfers aan de rechterkant toont het aantal opdracht dat u geselecteerd heeft.

2.4 Maak een kopie

Als u hierop klikt, krijgt u een pop-up voor een nieuwe opdracht aan te maken. De oorspronkelijke informatie zal reeds ingevuld worden. U kan deze wijzigen naargelang u wilt.

Meer informatie over deze pop-up vindt u bij punt B3.4.

2.5 Mail

Op deze manier kan u gemakkelijk een mail versturen naar de klant. U kan bovenaan ook kiezen om de werkbon te mailen.

Als u de Template Module heeft, kan u bovenaan een template kiezen.

Hoe u templates moet aanmaken, kan u lezen in de Handleiding: Templates.

Als u meerdere e-mailadressen opgegeven hebt, kan u hier bepalen welke e-mailadressen de mail moet ontvangen.

Klik onderaan op 'Verstuur'.

2.6 Selectie administratief afronden

U kan aan de linkerkant een gewenste selectie maken. U ziet daar vierkantjes. Vink de opdracht aan die u wenst in uw selectie. Het vierkantje wordt dan roos. Als u dan op deze optie klikt, ziet u links bovenaan een download icoontje. Naargelang uw aantal, kan dit even duren. Zodra het gedownload is, krijgt u onderaan een zip bestand. Maak deze open en u zal de bijhorende werkbonnen vinden. 

Het roze cijfers aan de rechterkant toont het aantal opdracht dat u geselecteerd heeft.

2.7 Navigeer naar planbord

Indien u hierop klikt, zal u automatisch naar het tabblad 'Planning' gestuurd worden. U zal ook naar de dag van de desbetreffende opdracht gestuurd worden.

2.8 Selectie gezamenlijk factureren

Deze optie krijgt u enkel te zien als u meerdere opdrachten geselecteerd heeft. Als u hierop klikt, krijgt u een pop-up. 

De pop-up geeft u een overzicht van uw geselecteerde opdrachten. 

Onder dit overzicht kan u het gewenste document type selecteren. Naargelang de aangekochte modules kunnen de opties variëren. U kan mogelijks kiezen tussen: factuur, pro forma of leverbon.

Hieronder kan u de klant eventueel nog wijzigen. Indien de geselecteerde opdrachten een gemeenschappelijke klant hebben, zal deze reeds ingevuld zijn voor u.

3. Nieuwe opdracht toevoegen

Opdrachten worden niet aangemaakt vanuit het opdrachten overzicht, maar bijvoorbeeld wel vanuit een installatie of een klant. Ook via een contract kan een opdracht aanmaken.

3.1 Via de installatie overzichtspagina

Klik met de rechtermuisknop op de installatie waarvoor u een opdracht wenst te maken. Kies voor de optie 'Creëer opdracht'. U krijgt een pop-up te zien. Meer informatie vindt u bij punt 3.4.

3.2 Via de certficatenpagina

Klik met de rechtermuisknop op het certificaat waarvoor u een opdracht wenst te maken. Kies voor de optie 'Creëer opdracht (naar tablet of planning)'. U krijgt een pop-up te zien. Meer informatie vindt u bij punt 3.4.

3.3 Via de contractpagina

Dit zal u enkel zien als u de Contracten Module heeft aangekocht.

U kan vanuit de overzichtspagina met de rechtermuisknop kiezen voor de optie 'Creëer planning'. Vanuit de detailpagina van een contract kan u dezelfde optie kiezen via het tandwieltje rechtsboven. 

Als u hierop klikt, krijgt u onderstaande pop-up.

Techniekers: Kies de bijhorende technieker aan wie deze opdracht zal gekoppeld worden. Als u hierop klikt, krijgt u een valvenster menu.

Start uur: Hier kiest u de start van de opdracht. Links kiest u de datum. Rechts het uur.

Eind uur: Hier kiest u het einde van de opdracht. Links kiest u de datum. Rechts het uur.

Klik dan op 'Maak aan'. De opdracht zal nu op de planning te zien zijn zoals u heeft gekozen.

3.4 Nieuwe opdracht pop-up

Bij het aanmaken van een nieuwe opdracht krijgt u onderstaande pop-up. Enkel bij het aanmaken van een opdracht via de contractenpagina, zal u dit niet krijgen.

Deze klant heeft nog onbetaalde facturen open staan.: Dit kader ziet u enkel als de klant waaraan de opdracht gelinkt wordt, vervallen facturen heeft. U kan op het kader klikken op een overzicht te krijgen van de facturen. Vanuit dit overzicht kan u eventueel doorklikken naar de detailpagina van het document

Omschrijving: Hier geeft u een omschrijving van uw opdracht op. Deze omschrijving wordt meegestuurd naar de tablet. Deze tekst zal ook zichtbaar zijn voor uw klant op bijvoorbeeld de werkbon.

Interne memo: Hier kan u een interne boodschap geven aan de tablet. Deze wordt dus niet getoond aan de klant op geen enkel moment. Als de technieker de opdracht opent op zijn tablet, zal hij deze interne memo te zien krijgen als pop-up. Eenmaal de opdracht geopend is, kan hij deze memo nog steeds raadplegen.

Selecteer het gewenste opdrachttype: Als u hierop klikt, krijgt u een valvenster met mogelijke opties. Deze opties zijn niet bepalend voor de inhoud van uw opdracht en zijn dus puur een structurele aanvulling voor u als gebruiker.

Techniekers: Als u hierop klikt, krijgt u een valvenster met al uw techniekers. Selecteer de gewenste technieker.

Uitvoerdatum: Dit veld is zichtbaar zodra een technieker gekozen heeft. Hier kan u een datum en bijhorend uur kiezen. Als u op het veld klikt, krijgt u een pop-up waar u de gewenste wijzigingen kan aanbrengen. U kan ook kiezen om de opdracht direct naar de technieker te sturen door 'Verstuur onmiddelijk naar technieker' aan de klikken.

Aan de rechterkant krijgt u een overzicht over de gegevens van de installatie waarvoor u een opdracht aan het maken bent.

Artikels: Hier kan u kiezen om artikels toe te voegen aan uw opdracht. U kan ook titels en teksten toevoegen. Kies aan de rechterkant tussen de roze vakken voor de gewenste opties. 

De technieker kan alle nodige artikels opvragen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij het begin van een werkdag om te zorgen dat hij zeker alle nodige zaken mee heeft.

De technieker kan de artikels bij de individuele opdracht opvragen. Hier kan hij indien nodig nog steeds artikels toevoegen.

Voeg keuze lijsten toe: 

Dit zal u enkel zien als u de Checklist Module heeft aangekocht.

Als u hierop klikt, krijgt u een overzicht van al uw checklisten. U kan de nodige lijsten aanklikken en op die manier meegeven met de opdracht.

Klik op het einde op 'Maak opdracht aan'.

Indien er een vervallen factuur is voor de klant, waarvoor u een opdracht wilt aanmaken, zal u daar bovenaan een melding van krijgen. U kan klikken op deze melding om een overzicht te krijgen van de vervallen facturen.

4. Menu balk

Afhankelijk van uw tabblad ziet u andere optie in de linkerbalk. Hierdoor kan u gemakkelijk navigeren naar andere pagina's.

4.1 Klanten

Overzicht: Hierbij krijgt u een overzicht van uw klanten. U kan gemakkelijk een klant openen en verschillende acties uitvoeren. Meer informatie vindt u in de handleiding: InstaMobile web — 1. Installaties/Klanten.

Maak nieuw: Op deze manier kan u gemakkelijk een nieuwe klant aanmaken. U zal een lege klantenfiche krijgen waarin u de nodige informatie kan aanvullen.

4.2 Installaties

Overzicht: Hierbij krijgt u een overzicht van uw installaties. U kan gemakkelijk een installatie openen en verschillende acties uitvoeren. Meer informatie vindt u in de handleiding: InstaMobile web — 1. Installaties/Klanten.

4.3 Contracten

Dit zal u enkel zien als u de Contracten Module heeft aangekocht.

Overzicht: Hierbij krijgt u een overzicht van uw contracten. U kan gemakkelijk een contract openen en verschillende acties uitvoeren. Meer informatie vindt u in de Contracten Module: Handleiding.

Maak nieuw: Op deze manier kan u gemakkelijk een nieuw contract aanmaken. U krijgt een lege contractpagina. Hier kan u de nodige informatie invullen. Meer informatie vindt u in de Contracten Module: Handleiding.

4.4 Contracttypes

Dit zal u enkel zien als u de Contracten Module heeft aangekocht.

Overzicht: Hierbij krijgt u een overzicht van uw contracttypes. Deze kan u linken aan uw contracten van uw klanten. Het zijn een soort sjablonen, waardoor u niet alles elke keer opnieuw moet invullen bij het aanmaken van een nieuw contract. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor jaarlijkse onderhouden. U kan gemakkelijk een contracttype openen en aanpassen. Meer informatie vindt u in de Contracten Module: Handleiding.

Maak nieuw: Op deze manier kan u gemakkelijk een nieuw contracttype aanmaken. U krijgt een lege contracttypepagina. Hier kan u de nodige informatie invullen. Meer informatie vindt u in de Contracten Module: Handleiding.

C. Opdracht detailpagina

Eenmaal u geklikt heeft op een opdracht vanuit de overzichtspagina, opent zich de detailpagina. Deze is opgedeeld in 4 delen: basis info opdracht, bijlagen en attesten, artikels en uren.

Via het tandwieltje rechtsbovenaan kan u enkele acties uitvoeren op de opdracht.

1. Basis info opdracht

Aan de linkerkant vindt u de basis informatie over de opdracht. Aan de rechterkant de basis informatie van de installatie.Indien uw opdracht reeds gestart is op mobile of afgewerkt, kan u deze informatie niet meer wijzigen.

2. Bijlagen en attesten

Hier vindt u een overzicht van alle bijlagen en attesten gelinkt aan de opdracht.

De aanwezige info is opgedeeld in verschillende tabbladen.

Boven het tabblad vindt u steeds een cijfer in een roze cirkel. Dit aantal geeft weer hoeveel elementen zich bevinden in het tabblad.

Helemaal rechtsboven kan u kiezen voor 'Print alle beschikbare informatie'. Er wordt dan een zip file gedownload. In deze map vindt u alle bestanden die aanwezig zijn voor de opdracht.

Gelinkte documenten: Hier vindt u de documenten die bij de opdracht horen. Dit zijn documenten zoals de werkbon en een factuur. Je kan op de lijn rechtsklikken op het document te mailen of te printen.

Attest: Hier vindt u het attest van de opracht. U kan het gemakkelijk downloaden door erop te klikken. Als je rechts klikt op de lijn van het attest, kan u ook printen en een nieuwe opdracht maken.

Foto's: Hier vindt u de foto's die genomen zijn tijdens de opdracht. Door op het vergrootglasje rechts te klikken, kan je de foto bekijken. Hier kan u de foto dan ook downloaden.

Sketches: Hier vindt u de schetsen die genomen zijn tijdens de opdracht. Door op het vergrootglasje rechts te klikken, kan u de schets bekijken. Hier kan u de foto dan ook downloaden en printen.

3. Artikels

Hier vindt u alle artikels die gekoppeld zijn aan de opdracht. Dit kunnen zowel artikels zijn die op voorhand gekoppeld werden als de artikels die werden toegevoegd op het mobiele toestel.

Deze artikels zullen overgenomen worden wanneer de opdracht gefactureerd zou worden.

4. Uren

Hier vindt u de ingegeven uren op het mobiele toestel. U vindt de datum, het startuur, het einduur, het totaal, de eenheidsprijs en de totaalprijs.

5. Acties vanuit de opdracht detailpagina

Via het tandwieltje rechts bovenaan de pagina kan u verschillende acties uitvoeren op uw opdracht. Deze acties kunnen variëren naargelang de aangekochte modules en naargelang de status van uw opdracht.

5.1 Print werkbon

Als u hierop klikt, zal de werkbon gedownload worden.

5.2 Mail

Als u hierop klikt, krijgt u een mail pop-up. U kan bovenaan aanvinken welke bijlagen en attesten u wenst toe te voegen in uw mail. 

Indien u de Template module heeft, kan u kiezen welk mail sjabloon u wenst te gebruiken. U kan het sjabloon nog aanpassen onderaan de pop-up indien nodig.

Daaronder kan u mailadressen toevoegen en verwijderen. 

5.3 Maak een kopie

Op deze manier kan u gemakkelijk een kopie maken van de opdracht. U krijgt dan een pop-up. De informatie is reeds ingevuld zoals de oorspronkelijke opdracht. 

Meer informatiie over deze pop-up vindt u hierboven bij punt B3.4 'Nieuwe opdracht pop-up'.

5.4 Administratief afronden

Deze optie ziet u enkel als de opdracht afgewerkt is op mobile. 

Eenmaal een opdracht afgewerkt is op mobile, krijgt u deze optie te zien. Hiermee kan u de opdracht administratief afronden. U krijgt dan onderstaande pop-up. U kan selecteren op welke manier u de opdracht wenst af te ronden. Indien u er geen factuur voor wenst te maken, kiest u best voor 'Commerciële geste' of 'Onderlinge overeenkomst'. Op deze manier zal de opdracht geen deel uitmaken van uw boekkouding, maar zal die wel afgerond worden.

5.5 Navigeer naar klant

Als u hierop klikt, zal u automatisch naar de klant/installatie detailpagina gestuurd worden van de klant waaraan de opdracht verbonden is.

5.6 Navigeer naar planbord

Indien u hierop klikt, zal u automatisch naar het tabblad 'Planning' gestuurd worden. U zal ook naar de dag van de desbetreffende opdracht gestuurd worden.

5.7 Verwijder

Deze optie ziet u enkel als de opdracht gepland is, maar nog niet naar de tablet verstuurd is. Op deze manier kan u de opdracht verwijderen. 

!! Let op !! Eenmaal u hierop klikt, zal de opdracht direct verwijderd doen. U kan deze actie niet terugdraaien.