A. Korte beschrijving

InstaMobile levert een totaaloplossing voor het beheren en vlot verwerken van gegevens. InstaReservoir is een specifieke oplossing voor de tankkeuringen van uw klanten.


Deze toepassing beheert op de tablet een overzicht van opdrachten die de technieker kan uitvoeren.

Elke opdracht laat toe om de basisgegevens van de werf en van de klant aan te passen en diverse acties te doen.

Dit betekent onder andere artikels ingeven, uren registreren, foto’s maken, attesten voorbereiden voor tankkeuringen en werkbonnen. 

Ook blanco opdrachten kunnen worden aangemaakt op de tablet.
  

Op de website kan u de installaties, de klanten en hun certificaten. Afhankelijk van de module die u heeft, kan u ook gebruik maken van de planning, contracten, etc.


B. Inloggen/voorbereiding

Gebruik uw gebruikersnaam en wachtwoord om in te loggen. Het document werd u aangeleverd via mail.

Vanop de website admin.instamobile.be kunt u inloggen met uw naam en paswoord.

Via het installatie/klant overzicht kan je via filters de klant en zijn juiste installatie opzoeken. Eenmaal die gevonden kan je een opdracht voor deze installatie doorsturen naar de tablet.

Deze verwerking is uitgeschreven in de Handleiding: Opdracht aanmaken vanop web.


Ga naar de app store en download eerst InstaMobile (een cameleon als logo) en dan pas InstaReservoir (zeehond). Anders zal de link tussen de 2 apps niet goed geregistreerd zijn.


Warning
 

Ten alle tijde kunt u maar op één enkel apparaat ingelogd zijn op uw account d.w.z. dat u bijvoorbeeld niet op één computer kan inloggen en tegelijkertijd ook op een tweede. Diegene die het recentst heeft ingelogd kan de website gebruiken, op alle andere apparaten zal de gebruiker automatisch uitgelogd worden. 

 

C. Verwerking op de tablet

1. Overzichtscherm opdrachten


Op de tablet krijgt u een overzicht van alle opdrachten die naar de tablet gestuurd zijn.

Als je links bovenaan op de drie horizontale lijntjes klikt, krijg je een uitgebreider menu. Hier kan u onder andere een klant/installatie overzicht opvragen.

 

2. Detail opdracht

Na klikken op een opdracht komt u op het detail van de opdracht.
Deze kan u verbeteren met het 'potloodje' rechts bovenaan.

Warning
 

!! LET OP!!
Men heeft op dit scherm naast ‘installatie adres’ een vinkje ‘is zelfde’.
Als dit aangevinkt wordt, worden de adresgegevens van de werf overgenomen van het hoofdadres.
Dit betekent dat in de website het WERFADRES ook aangepast wordt met het Hoofdadres.
 

 

D. Verwerking op de website

1. Overzicht installaties

Ga naar de website admin.instamobile.be en kies voor het tabblad 'Installaties'.

Hier krijgt u een overzicht van al uw installaties. Indien u meerdere type installaties doet, kan u gebruik maken van de filter 'Type installatie' om enkel InstaReservoir installaties te zien.
 

2. Overzicht certificaten

Ga naar de website admin.instamobile.be en kies voor het tabblad 'Certificaten'.

Hier krijgt u een overzicht van al uw certificaten. Indien u meerdere type installaties doet, kan u gebruik maken van de filter 'Type certificaat' om enkel InstaReservoir attesten te zien.
 

E. Opdracht vanop tablet aanmaken

Wenst u een uitgebreidere handleiding met gedetailleerdere screenshots? Handleiding: Opdracht aanmaken vanop tablet 

Maakt u liever opdrachten aan vanop de website? Handleiding: Opdracht aanmaken vanop web
 

1. Blanco opdracht aanmaken (onbestaande klant of onbestaande installatie) 


Graphical user interface, application Description automatically generated

Op het overzichtscherm kiest u “+” teken. U kan alle items ingeven. En op ‘ok’ klikken. De opdracht wordt gemaakt en u kan deze dan afwerken.

De technieker kan aan de klant zoveel mogelijk info vragen, zodat deze kan ingevuld worden. Deze informatie wordt dan meegestuurd naar de backoffice. Deze blanco komt op de website bij crossreferenties te staan en moet dan als nieuwe klant toegevoegd worden.



Warning
 

Opgelet !! op moment van crossreferentie bij de Backoffice moet men ZEKER verifiëren of adres van werf correct is vooraleer men op “aanmaken en koppelen klikt’ Dit staat uitgeschreven in de Handleiding: Gebruik van crossreferenties
 Dit adres is het adres van de installatie (werf) en kan na bevestigen in de backoffice niet meer aangepast worden (postcode). Andere postcodes zou immers andere soort attesten kunnen meebrengen. 

 

2. Opdracht van een bestaande klant/installatie aanmaken


 

Hoe kan de technieker zoeken ? (je moet wel internet connectie hebben)

  1. Tik op het overzichtscherm van de opdrachten op “+” teken.
  2. U kan zoeken op verschillende criteria: klant naam, straat, postcode, etc.
    !! LET OP !! Schrijffouten kunnen uw zoekopdracht niet doen verschijnen.
  3. Klik dan op “ZOEK”
  4. Het resultaat op de tablet zijn alle klanten die aan die criteria voldoen.
    !! LET OP !! Indien er uw gewenste resultaat er niet tussen staat, zoek met meer filters. Slechts de eerste 50 resultaten worden weergegeven.
  5. Klik op de juiste klant. Het klantendetail opent zich. U ziet nu alle instalaties van die klant. De installatie waarvoor u een opdracht wenst aan te maken, moet u lang ingedrukt houden. U kan ook de witte balk onderaan lang ingedrukt houden voor een nieuwe installatie toe te voegen.
  6. Geef een opdracht omschrijving en order type en klik op 'maak aan'.
  7. De opdracht wordt aangemaakt en komt in het overzicht terecht. Je kan die dan afwerken.
  8. Nu komt die NIET via de crossreferentie en heb je bij het afwerken al een werkbon een attest enz…


F. Actieknoppen

 Warning

Afhankelijk van de tablet toepassing kunnen de actieknoppen verschillen.
Eventuele andere knoppen kunnen toegevoegd worden naar gelang de configuratie van de aangekochte modules.

 

Doorloop de nodige acties bij het voltooien van uw opdracht. Zodra u iets heeft toegevoegd in een bepaald scherm, krijgt u rechts van de knop een vinkje.


1. Geschiedenis knop in InstaMobile

Hier kan u de voorgaande documenten zoals attesten, werkbonnen, etc. raadplegen van de klant/installatie waarvoor deze opdracht geldt.
 

2. Start knop in InstaMobile

Vooraleer u andere knoppen kunt ingeven moet je op de ‘Start’ knop klikken. Dan worden de andere knoppen beschikbaar gesteld. Voor het drukken op deze knop zijn de onderstaande knoppen grijs, na het drukken blauw. 

 

3. Artikels knop in InstaMobile

In dit scherm kan u de nodige artikels toevoegen aan uw opdracht. Deze worden dan ook terug meegestuurd naar de website na het afronden van de opdracht. 

 

4. Uren knop in InstaMobile

In dit scherm kan u uw werkuren ingeven door op de roze knop rechtsboven te klikken. U kan uw start- en stopuur ingeven en de hoeveelheid ervan. Daarnaast kan u een eventueel uurtarief selecteren.

Ingeven uren kan men doen over dagen heen maar niet meer dan 24 uren.

vb van 24/04/2019 10:00 tot 25/04/2019 om 09:07

 

Men kan geen uren verbeteren. Daarvoor moet je de uren verwijderen. Men verwijdert uren door het uur te kiezen en dan naar links te swipen. Wilt men toch dit ongedaan maken dan heb je onderaan wel een melding “UNDO”.
 

5. Foto’s knop in InstaMobile

Door op de roze knop linksonderaan te klikken kan u foto's toevoegen. Nadat de foto is toegevoegd, kan u er nog op klikken en met kleuren nog eventuele aantekeningen maken.

 

6. Sketch knop in InstaMobile

In het eerste scherm krijgt een rasterveld waarop u een schets kan maken. U kan ook onderaan verschillende kleuren kiezen. Bovenaan kan u naar het tweede scherm 'tekst' gaan. Hier kan u eventuele opmerkingen toevoegen aan uw schets.

 

7. InstaReservoir knop in InstaMobile

Deze knop stuurt u naar de InstaReservoir app waar u het onderhoud of installatie kan uitvoeren en documenteren. Met deze app zal uw attest opgemaakt worden.

Zie puntje G
 

8. 6% attest knop in InstaMobile

Dit is niet meer van toepassing.

 

9. Stop knop in InstaMobile

Zodra u op de stop knop klikt, wordt u opdracht afgewerkt en kan u deze doorsturen naar de klant.
!! LET OP !! Eenmaal op stop geklikt, kan u niks meer veranderen.


G. InstaReservoir knop in InstaMobile

Algemeen:

Alles wat reeds ingevuld is op de website voor die installatie verschijnt op het scherm.
 

De knoppen die moeten ingevuld worden zijn ‘Rood’. Deze worden ‘Groen’ naargelang de gegevens volledig en correct zijn ingevuld. Als alle knoppen ‘Groen’ zijn kunt op ‘handtekeningen’ klikken en kan het InstaReservoir attest worden afgesloten.

Men kan dan verder met andere InstaMobile opdrachten.

Als alles afgewerkt is kunt u op ‘STOP’ drukken. Dan wordt de handtekening van de klant voor de totale opdracht gevraagd en is de mogelijkheid om deze opdracht door te sturen naar de Website.
 

Starten:
We drukken op de knop 'ACTIES' links onderaan in het klantendetail en klikken op 'START'. Daarna wordt de knop InstaReservoir zichtbaar. Klik op InstaReservoir.

Nu word je automatisch naar de InstaReservoir app gestuurd en zie je een aantal knoppen.

U ziet bovenaan ook het volgnummer.
Daarnaast moet u kiezen voor 'Onderhoud', 'Installatie' of 'Buitengebruik'. Naargelang uw keuze, zal een ander attest opgemaakt worden.

De knoppen voor Onderhoud en Installatie:

  • Adres
  • Reservoir
  • Visuele controle
  • Accesoires
  • Testen
  • Besluit
  • Handtekeningen
  • Bedrijf

 

De knoppen voor Buitengebruik:

  • Adres
  • Reservoir
  • Buitengebruikstelling
  • Opvulmateriaal
  • Handtekeningen
  • Bedrijf


 

Elk veld heeft bovenaan de knop 'VOLGENDE'. Zo kan u makkelijk navigeren tussen de verschillende schermen. Zodra u daarop klikt, controleert de tablet of alle verplichte velden ingevuld zijn.

Als alles goed ingevuld is, kan u gewoon verder. De knop op het overzichtscherm zal dan ook groen worden
Als niet alles goed ingevuld is, krijgt een pop-up 'Niet compleet'. Hier vraagt de tablet de bevestiging om door te gaan, ondanks enkele verplichte data niet ingevuld is. De knop op het overzichtscherm zal dan ook rood blijven.

De verplichte velden worden dan ook aangeduid met een rood uitroepteken.
 

1. Adres knop in InstaReservoir

Hier kan u de adresgegevens van de klant en van de installatie controleren en wijzigen.

Indien er gegevens hiervan aanwezig zijn op de website, zullen deze reeds ingevuld zijn.

!! LET OP !! De wijzigingen worden ook aangepast op de website.

 

De gegevens links zijn van de klant of van de verantwoordelijke voor de technische installatie.

Rechts zijn de adresgegevens van de installatie. Indien deze hetzelfde zijn als links, kan u gewoonweg 'Installatie (vink aan indien zelfde)' aanvinken.


2. Reservoir knop in InstaReservoir

Hier krijgt u de specifieke gegevens van het reservoir te zien. U kan ze controleren en wijzigen. Ook de gegevens van de kenplaat van de opslagtank kan u raadplegen.
 

3. Visuele controle knop in InstaReservoir

Deze knop bestaat uit 2 schermen: Deel 1 en Deel 2.

Hier begint uw onderhoud. Doorloop de vragen en vul het nodige in.

 

4. Accesoires knop in InstaReservoir

Dit is het onderhoud voor de peilmeting, de overvul beveiliging, het lekdetectie systeem en de kathodische bescherming.

 

5. Testen knop in InstaReservoir

Hier kan u de nodige testen voor uw onderhoud uitvoeren, namelijk water en slibbemonstering, dichtheidsbeproeving en potentiaalmeter.

 

6. Besluit knop in InstaReservoir

Dit is een soort samenvatting van uw onderhoud. U kan opmerkingen en werkzaamheden invullen. U geeft de tank de juiste status en er wordt een volgende onderhoudsdatum voorgesteld.
 

7. Bedrijf knop in InstaReservoir

Dit scherm moet enkel geraadpleegd worden, wanneer de technieker in onderaanneming werkt. Hier kan hij de bedrijfsgegevens van de opdrachtgever invullen, zodat deze op het attest zichtbaar zijn.

 

8. Buitengebruikstelling knop in InstaReservoir

Hier moet u de nodige informatie invullen voor de buitendienststelling van de tank.

 

9. Opvulmateriaal knop in InstaReservoir

Hier geeft u de informatie in over het opvulmateriaal van de tank.

 

10. Handtekeningen knop in InstaReservoir

Hier krijgt u nog een korte opsomming van het uitgevoerde onderhoud.

Een handtekening van de technieker en de klant is vereist. Indien de klant die vermeld staat in de klantenfiche tekent, kan u simpelweg 'is klant' aanvinken en dan neemt het systeem automatisch de nodige informatie over. Deze handtekeningen zal u te zien krijgen op het attest.

Indien u nog iets wenst te wijzigen aan het attest, zal u eerst de handtekeningen moeten verwijderen.


11. Afronden van InstaCool

Klik dan rechtsbovenaan op het verstuuricoon. De app zal nog eens een bevestiging vragen, want zodra het attest verstuurd is, zal u geen wijzigingen meer kunnen uitvoeren.

 

12. Afronden van InstaMobile

Na het doorsturen van het attest, komt u terug in het knoppen overzicht van InstaMobile. Druk onderaan op de stop knop. Hier moet u nog eens de handtekening van de klant vragen. Deze komt op de werkbon. Ook hier kan u gemakkelijk 'is klant' aanvinken.

Het is verplicht een opmerking in te vullen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om bepaalde problemen nog even kort mee te delen.

Klik dan rechtsbovenaan op het verstuuricoon. De app zal nog eens een bevestiging vragen, want zodra de werkbon verstuurd is, zal u geen wijzigingen meer kunnen uitvoeren. 

 

13. Attesten en werkbonnen per mail

De opgegeven emailadressen krijgen nu het attest en de werkbon toegestuurd naar hun mailbox. Indien uw email ingevuld is bij 'Firmagegevens' op de website, zal ook u deze documenten ter bevestiging ontvangen per mail.