A. Brève description

InstaMobile est une solution complète pour la gestion et le traitement des données. InstaReservoir est une solution spécifique pour l’inspection des réservoirs de vos clients.

 

Cette application gère un aperçu des commandes que le technicien peut effectuer sur la tablette.

 

Chaque ordre permet de modifier les données de base du chantier, d’adapter les installations et de prendre diverses mesures.

 

Cela signifie importer des articles, enregistrer des heures, prendre des photos, préparer des certificats pour les inspections des réservoirs (InsraReservoir), et des bons de travail.

 

Des ordres blancs peuvent également être créés sur la tablette.


Sur le site, vous pouvez demander les installations, les clients et leurs certificats. Selon le module que vous avez, vous pouvez également utiliser la planification, les contrats, etc.

  

B. Connecter/préparation

Utilisez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter. Le document vous a été envoyé par courriel.

  

Sur le site web admin.tradecom.be, vous pouvez vous connecter avec votre nom et votre mot de passe.

 

Grâce à l'aperçu de l'installation/du client, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver le client et son installation correcte. Une fois trouvé, vous pouvez transmettre un ordre pour cette installation à la tablette.

 

Ce traitement est expliqué dans le Manuel : Créer un ordre à partir du web.


Allez sur le Play Store et téléchargez InstaMobile (un caméléon comme logo) avant InstaReservoir (Phoque). Sinon, le lien entre les 2 applications ne sera pas correctement enregistré.

 

Warning

En tout temps, vous ne pouvez être connecté à votre compte que sur un seul appareil, c.-à-d. que vous ne pouvez pas vous connecter à un ordinateur et en même temps à un second. Ceux qui se sont connectés en dernier peuvent utiliser le site, sur tous les autres appareils l’utilisateur sera déconnecté automatiquement.


C. Traitement sur la tablette

1. Résumé des ordres

La tablette vous donne un aperçu de tous les ordres envoyés à la tablette.

Si vous cliquez sur les trois lignes horizontales en haut à gauche, vous obtiendrez un menu étendu. Ici, vous pouvez demander un aperçu de client / installation.

 

2. Détail de l'ordre

Après avoir cliqué sur un ordre, vous obtiendrez le détail de l'ordre.
Cela peut être amélioré avec le crayon en haut à droite.


Warning 

ATTENTION :

Sur cet écran à côté de 'Adresse d’installation', vous avez un crochet 'même information que l'adresse de facturation'.

Si coché, les données d’adresse du chantier seront prises de l’adresse principale.

Cela signifie que dans le site l’adresse du chantier est également ajustée avec l’adresse principale.

 

D. Traitement sur le site

1. Aperçu des installations

Allez sur le site admin.tradecom.be et choisissez l’onglet 'Installations'.

Vous aurez un aperçu de toutes vos installations. Si vous effectuez plusieurs types d’installations, vous pouvez utiliser le filtre 'Type d’installation' pour voir uniquement les installations InstaReservoir. 

2. Aperçu des certificats

Allez sur le site admin.tradecom.be et choisissez l’onglet 'Certificats'.

Vous aurez un aperçu de tous vos certificats. Si vous effectuez plusieurs types d’installation, vous pouvez utiliser le filtre 'Certificate Type' pour voir uniquement les certificats InstaReservoir. 

E. Créer des ordres sur la tablette

Voulez-vous un guide plus complet avec des captures d’écran plus détaillées? Guide: Créer des ordres sur la tablette 

Préférez-vous créer des commandes sur le site? Guide: Créer des ordres sur le site


1. Créer un ordre blanco (client existant ou installation inexistante)

À l’écran d'aperçu, sélectionnez le caractère '+'. Vous pouvez entrer tous les éléments. Cliquez ensuite sur 'OK'. La tâche est créée et vous pouvez la terminer.

Le technicien peut demander au client autant d’informations que possible, afin qu’il puisse être rempli. Cette information est ensuite envoyée au back office. Ce champ apparaîtra sur 'Crossreference' sur le site Web et devrait être ajouté en tant que nouveau client.



Warning 

Attention! Au moment du crossreference au back-office, IL EST ESSENTIEL de vérifier que l’adresse du chantier est correcte avant de cliquer sur 'Créer et lier'. Ceci est expliqué dans Guide: Utilisation de crossreference

Cette adresse est l’adresse de l’installation (chantier) et ne peut plus être modifiée après confirmation dans le back office (code postal). Après tout, d’autres codes postaux pourraient être accompagnés de différents types de certificats.

 

2. Créer un ordre pour un client/installation existant(e)


 

Comment le technicien peut-il effectuer une recherche? (vous devez avoir une connexion Internet)

  1. Sur l’écran d'aperçu des ordres, appuyez sur le caractère '+'.
  2. Vous pouvez effectuer une recherche selon différents critères : nom du client, rue, code postal, etc.
    !! ATTENTION !! La recherche ne prend pas en compte les éventuelles erreurs d’écriture
  3. Cliquez sur 'Chercher'.
  4. Le résultat sur la tablette montre tous les clients qui répondent à vos critères.
    !! ATTENTION !! Si le résultat souhaité n’est pas entre les résultats de la recherche, recherchez avec plus de filtres. Seuls les 50 premiers résultats sont affichés.
  5. Cliquez sur le bon client. Le détail client s’ouvre. Vous verrez maintenant toutes les installations du client. L’installation pour laquelle vous souhaitez créer un ordre doit être appuyé pendant une longue période. Vous pouvez également appuyer sur la barre blanche en bas pour une nouvelle installation.
  6. Donnez une description et un type d’ordre et cliquez sur 'Créer'.
  7. Le travail sera créé et inclus dans l’aperçu. Vous pourrez ensuite le terminer.
  8. Maintenant, il NE passe PAS par le crossreference et vous avez déjà un billet de travail, une attestation, etc. lorsque vous terminez.
     

F. Actions

Effectuez les actions nécessaires lors de votre commande. Une fois que vous avez ajouté quelque chose dans un écran spécifique, vous le verrez coché à droite du bouton.


1. Bouton d'historique d'InstaMobile

Ici vous pouvez consulter les documents précédents tels que les certificats, les bons de travail, etc. du client / installation pour lesquels cette commande s’applique.

 

2. Bouton de start d'InstaMobile

Avant de pouvoir entrer d’autres boutons, vous devez cliquer sur le bouton 'Start'. Ensuite, les autres boutons sont disponibles. Avant d'appuyer sur ce bouton, les boutons ci-dessous sont grisés ; après l’avoir appuyé, bleus. 

3. Bouton d'articles d'InstaMobile

Dans cet écran, vous pouvez ajouter les articles nécessaires à votre ordre. Ceux-ci seront renvoyés sur le site Web une fois la tâche terminée.

 

4. Bouton d'heures d'InstaMobile

Dans cet écran, vous pouvez entrer vos heures de travail en cliquant sur le bouton rose en haut à droite. Vous pouvez entrer votre heure de début et d’arrêt et son montant. De plus, vous pouvez choisir un taux horaire.

La saisie des heures peut se faire sur plusieurs jours mais pas plus de 24 heures.

 

On ne peut pas améliorer les heures. Pourle faire, vous devez supprimer les heures. Heures sont supprimés en sélectionnant l’heure, puis glisser vers la gauche. Si vous voulez annuler cela, vous aurez un message 'UNDO' en bas.


5. Bouton de photos d'InstaMobile

En cliquant sur le bouton rose en bas à gauche, vous pouvez ajouter des photos. Une fois la photo ajoutée, vous pouvez cliquer sur la photo dessus et faire des annotations avec des couleurs.

 

6. Bouton de sketch d'InstaMobile

Le premier écran affiche un champ de grille sur lequel vous pouvez créer un croquis. Vous pouvez également choisir différentes couleurs en bas. En haut, vous pouvez aller au deuxième écran 'texte'. Ici, vous pouvez ajouter des commentaires à votre croquis.

 

7. Bouton d'InstaReservoir d'InstaMobile

Ce bouton vous enverra à l’application InstaCool où vous pouvez effectuer et documenter la maintenance ou l’installation. Avec cette application, votre attestation sera formatée.

Voir point G


8. Bouton d'attestation 6% d'InstaMobile

Cela ne s’applique plus.

 

9. Bouton de stop d'InstaMobile

Si vous cliquez sur le bouton d’arrêt, votre travail sera terminé et vous pouvez le transmettre au client.
!! ATTENTION !! Une fois cliqué sur stop, vous ne pouvez plus rien changer.
 

G. Bouton d'InstaReservoir d'InstaMobile

Général :
Tout ce qui a déjà été entré sur le site pour cette installation apparaîtra à l’écran.

Les boutons à remplir sont rouges. Ils seront verts si les données sont complètes et entrées correctement. Si tous les boutons sont verts, vous pouvez cliquer sur 'Signatures' et terminer l’attestation InstaReservoir.

 

Vous pouvez ensuite continuer avec d’autres ordres InstaMobile.

 

Lorsque tout est terminé, vous pouvez appuyer sur STOP dans InstaMobile. La signature du client est alors demandée pour la commande totale et la possibilité de transmettre cette commande sur le site avec son certificat et bon de travail.


Commencer: 

Appuyer sur le bouton 'ACTIONS' en bas à gauche et cliquez sur 'START'. Ensuite, le bouton 'InstaReservoir' devient visible. Cliquez sur InstaReservoir.


Maintenant, vous êtes automatiquement envoyé à l’application InstaReservoir et vous verrez quelques boutons.

Vous verrez également le numéro de réference en haut.

En outre, vous devez choisir 'Maintenance', 'Installation' ou 'Déclassement'. Selon votre choix, un autre certificat sera créé.

Les boutons pour Maintenance et Installation :

  • Adresse
  • Réservoir
  • Inspection visuelle
  • Accessoires
  • Tests
  • Evaluation finale
  • Signatures
  • Entreprise

 

Les boutons pour Déclassement

  • Adresse
  • Réservoir
  • Déclassement
  • Matériau de remplissage
  • Signatures
  • Entreprise


 

Chaque champ a le bouton 'SUIVANT' en haut. Cela facilite la navigation entre les différents écrans. Lorsque vous cliquez dessus, la tablette vérifie que tous les champs obligatoires sont remplis.

Si tout est rempli correctement, vous pouvez continuer. Le bouton sur l’écran d'aperçu devient vert.

Si tout n’est pas rempli correctement, un pop-up sera 'Incomplet'. Ici, la tablette demande la confirmation de continuer, malgré certaines données obligatoires non saisies. Le bouton sur l’écran d'aperçu restera rouge.

Les champs obligatoires sont donc indiqués par un point d’exclamation rouge.

 

1. Bouton d'adresse d'InstaReservoir

Ici, vous pouvez vérifier et modifier l’adresse du client et l’adresse d’installation.

S’il y a des informations sur le site, elles seront remplies.

!! ATTENTION !! Les modifications sont également modifiées sur le site.

 

2. Bouton de réservoir d'InstaReservoir

Ici, vous verrez les données spécifiques du réservoir. Vous pouvez les vérifier et les modifier. Vous pouvez également vous référer aux données de la plaquette signaletique du réservoir.

 

3. Bouton d'inspection visuelle d'InstaReservoir

Ce bouton se compose de 2 écrans : Partie 1 et Partie 2.

Votre entretien commence ici. Passez en revue les questions et remplissez le nécessaire.

 

4. Bouton d'accessoires d'InstaReservoir

Il s’agit de la maintenance pour la mesure de niveau, la système anti-débordement, le système de détection de fuite présent et la protection cathodique.

 

5. Bouton de tests d'InstaReservoir

Ici, vous pouvez effectuer les tests nécessaires à votre entretien, à savoir l’échantillonnage d'eau et sédiments, le test d'étanchéité réalisé et la mesure potentielle.

 

6. Bouton d'évaluation finale d'InstaReservoir

C’est une sorte de résumé de votre entretien. Vous pouvez remplir les remarques et les travaux effectués. Vous donnez au réservoir le bon état et une prochaine date de service est proposée.

 

7. Bouton d'entreprise d'InstaReservoir

Cet écran ne doit être consulté que lorsque le technicien travaille en sous-traitance. Ici, il peut remplir les données de l’entreprise de la partie afin qu’elles soient visibles sur le certificat.

 

8. Bouton de déclassement d'InstaReservoir

Ici, vous devrez remplir les informations nécessaires pour le déclassement du réservoir.

 

9. Bouton de matériau de remplissage d'InstaReservoir

Remplir les informations du matériau de remplissage du réservoir.

 

10. Bouton de signatures d'InstaReservoir

Voici un bref résumé de la maintenance effectuée.

Une signature du technicien et du client est obligatoire. Si le client qui est répertorié dans la fiche du client signe, vous pouvez simplement cocher 'Est client' et le système prendra automatiquement les informations nécessaires. Ces signatures seront visibles sur le certificat.

Si vous souhaitez modifier le certificat, vous devrez d’abord supprimer les signatures.


11. Terminer d'InstaCool

Une fois toutes vos tâches terminées, vous devrez remplir et sauvegarder l’écran de signature. Ici, vous verrez une liste des tâches effectuées.

La signature du technicien et du client est obligatoire. Si le client qui est répertorié dans la fiche technique du client signe, vous pouvez simplement cocher 'est client' et le système prendra automatiquement les informations nécessaires.

Ces signatures figureront sur le certificat.

Si vous souhaitez modifier le certificat, vous devrez d’abord supprimer les signatures.

Cliquez ensuite sur l’icône d'envoyer en haut à droite. L’application demandera à nouveau une confirmation, parce qu’une fois le certificat envoyé, vous ne pourrez pas apporter de modifications.

 

12. Terminer d'ordre d'InstaMobile

Après avoir transmis le certificat, vous retournerez aux boutons d'InstaMobile . Appuyez sur le bouton d’arrêt en bas. Ici, vous devez demander à nouveau la signature du client. C’est sur le bon de travail. Ici aussi, vous pouvez facilement indiquer 'est client'.

Il est obligatoire d’entrer un commentaire. Par exemple, cela peut être utile pour partager brièvement certains problèmes.

Cliquez ensuite sur l’icône d'envoyer en haut à droite. L’application demandera de nouveau une confirmation, car une fois le billet de travail envoyé, vous ne pourrez plus apporter de modifications.

 

13. Certificats et bons de travail par courrier

Les adresses e-mail fournies seront maintenant envoyées le certificat et le bon de travail à leur e-mail. Si votre e-mail est rempli dans 'Données de société' sur le site, vous recevrez également ces documents par courrier pour confirmation.