Ce manuel concerne la page d’administration (admin.instamobile.be/Document). 


Que trouve-t-on dans ce manuel ?



A. Brève description

1. Page d'administration

La page d’administration vous donne un aperçu de vos documents administratifs.


Vos boutons peuvent varier en fonction des modules achetés.

Vous pouvez avoir le module Administration (devis, facture, note de crédit) et le module Administration étendue (devis, facture, note de crédit, bon de livraison, pro forma, modèle).


Vos documents administratifs ont 4 couleurs selon leur statut.

Rouge
Expiré
BlancLivré, Fini, Gagné, A faire, Perdu
JaunePrêt à facturer
BleuEn édition, Créé


Vous verrez toujours 50 résultats en fonction de la date de création. Avec des filtres, vous pouvez rechercher plus spécifiquement.

Vous pouvez déjà effectuer diverses actions sur un document administratif à partir de la page d'aperçu avec le bouton droit de la souris. Mais vous pouvez aussi simplement cliquer sur un document pour ouvrir la page de détail. Les actions peuvent varier en fonction des modules achetés.


2. Page de détail 

Une fois que vous avez cliqué sur un document, vous serez navigé à la page de détail.


En haut, vous verrez les informations du document. Ci-dessous les informations de votre client. Ci-dessous le contenu de la facture. Au bas de la page, vous trouverez un aperçu des paiements.


Vous pouvez effectuer diverses actions, à la fois via l'icône de paramètres en haut et en utilisant le bouton droit de la souris sur le document.


3. Types de documents

3.1 Devis

Un devis est une proposition pour votre client. Vous énumérez les services possibles avec le prix correspondant.


3.2 Facture

Une facture contient vos services fournis et les coûts associés tels que les articles ou les frais de déplacement. Sur la base de ce document, vous informez le client de son montant dû.


3.3 Note de crédit

Une note de crédit est semblable à une facture. Elle concerne habituellement une réduction ou une remise du montant d’une facture.


3.4 Note de livraison

Une note de livraison indique le contenu d’une livraison. Il s’agit de la description, du nombre et du prix des marchandises livrées. Cela peut être utilisé comme base pour établir une facture.


3.5 Pro forma

Une facture pro forma est une sorte de facture provisoire. C’est en fait une facture non officielle. Cela fait partie de votre propre administration, mais pas de votre comptabilité.


3.6 Modèle

Un modèle est une sorte de version générale pour les services communs. De cette façon, vous pouvez facilement le copier et simplement le lier à un client.


B. Page d'aperçu d'administration

Ici, vous obtiendrez un aperçu de vos documents administratifs. Ils obtiennent chacun une couleur en fonction de leur statut.

Rouge
Expiré
BlancLivré, Fini, Gagné, A faire, Perdu
JaunePrêt à facturer
BleuEn édition, Créé


1. Filtrer des documents administratifs

Comme déjà mentionné, vous ne voyez que 50 résultats. Vous pouvez utiliser les filtres en haut pour obtenir des résultats plus spécifiques.


!! ATTENTION !! Toute erreur d’écriture peut affecter votre résultat.


N° doc de : Vous pouvez rechercher un numéro de document. Si vous voulez une sélection, vous pouvez ajouter le numéro de document à partir d’ici.

N° doc à: Si vous voulez une sélection, vous pouvez ajouter le numéro de document 'à' ici.

A - De : Vous pouvez effectuer une recherche en fonction de la date de création de votre document. Cliquez sur l’icône du calendrier et sélectionnez d’abord la date de début, puis la date de fin. Vous pouvez supprimer les données en cliquant sur la croix.

Sélectionnez un client : Vous pouvez rechercher le client de votre document. Vous pouvez simplement taper jusqu’à ce qu’il n’y ait que quelques options. Ou vous pouvez cliquer sur les 2 flèches pour ouvrir la recherche étendue.

Type de document : Vous pouvez effectuer une recherche par type de document. Les options peuvent varier selon les modules achetés. Cliquez sur ce bouton pour afficher un menu déroulant. Vous pouvez choisir entre : facture, bon de livraison, devis, pro forma, modèle, note de crédit ou tout.

Statut : Vous pouvez rechercher le statut de votre document. Les options peuvent varier selon les modules achetés. En cliquant sur ce bouton, vous obtiendrez un menu déroulant. Vous pouvez choisir entre : Tout, Créé, Planifié, A tablette, En édition, Livré, Expiré, A faire, Gagné, Perdu, Fini, Prêt à facturer.


Filtre : Cela vous permettra de parcourir toutes les données de vos documents que vous voyez maintenant. Gardez à l’esprit que cela peut prendre plus de temps que les filtres spécifiques. C’est parce que toutes les données doivent être vérifiées et pas seulement une colonne.

Colonnes : En cliquant sur ce bouton, vous obtiendrez la liste de toutes les colonnes visibles. Vous pouvez cocher et décocher les colonnes, afin de déterminer quelles informations vous obtenez en un coup d’œil.

Vers Excel : Vous pouvez télécharger un Excel à partir de ce que vous voyez dans votre aperçu maintenant. Vous pouvez l'affiner ou l'étendre avec les filtres. Vérifier et décocher les colonnes peut également vous aider à rendre votre Excel plus concentré.

Masse : Vous pouvez télécharger des documents administratifs en masse. Vous pouvez sélectionner le document désiré en vérifiant les carrés à gauche. Lorsque votre sélection est faite, cliquez sur ce bouton.

Rose plus : Vous pouvez facilement ajouter un nouv de cette façon. Vous serez envoyé à une page de détail vide.


Chercher : Si vous cliquez sur ce bouton, le site Web commencera avec les filtres spécifiés.

Réinitialiser : Tous les filtres saisis sont supprimés. Ceci est utile si vous voulez effectuer une recherche complètement différente.


Résumé des totaux : Si vous cliquez dessus, vous verrez les montants : total hors TVA, total TVA, total TVA incl. et encours. Ces montants se rapportent à votre sélection. Par exemple, en entrant certaines dates, vous pouvez voir vos totaux d’un trimestre.


Vous pouvez cliquer sur le carré à gauche pour sélectionner tous les documents de votre recherche ensemble.

Vous pouvez modifier l’ordre des colonnes. Maintenez une colonne pendant longtemps et faites-la glisser. Relâchez la colonne où vous voulez voir la colonne. Les colonnes peuvent varier en fonction des modules achetés.


2. Effectuer des actions dans l'aperçu de l'administration

Vous pouvez faire un clic droit sur un document. Ensuite, vous verrez un menu des actions possibles. Les actions possibles peuvent varier en fonction des modules achetés. Aussi selon l’état ou le type du document.


2.1 Détail (Tous les documents)

En cliquant sur ce bouton, vous serez automatiquement redirigé vers la page de détail de votre document. Ici, vous pouvez modifier le document et effectuer des actions. Plus d'informations sur la page de détail se trouvent au point C.


2.2 Créer un ordre (vers la tablette ou au planning) (Devis)

Vous pouvez facilement créer un ordre de cette façon. Ensuite, vous obtiendrez la fenêtre contextuelle ci-dessous.Ici, vous pouvez fournir les informations nécessaires à votre ordre. Pour des explications plus spécifiques par champ, allez au Manuel : InstaMobile web — 5. Ordres.


2.3 Vers note de livraison (Devis)

Si vous cliquez dessus, un bon de livraison sera fait du document. Vous accéderez ainsi automatiquement à la page de détail du bon de livraison. Plus d'informations sur la page de détail du bon de livraison se trouvent au point C.


2.4 Vers facture (Devis, pro forma, note de livraison)

Si vous cliquez dessus, une facture sera faite du document. Vous serez donc automatiquement dirigé vers la page de détail de la facture. Plus d'informations sur la page de détail de la facture se trouvent au point C.


2.5 Vers note de crédit (Facture)

Si vous cliquez dessus, une note de crédit sera faite du document. Vous serez donc automatiquement dirigé vers la page de détail de la note de crédit. Plus d'informations sur la page de détail sur les notes de crédit se trouvent au point C.


2.6 Changer le statut (Devis, facture, pro forma, note de livraison)

Cela vous permet de modifier le statut de votre document. Vous recevrez alors une fenêtre contextuelle où vous pourrez choisir un statut. Cela peut être utilisé, par exemple, pour approuver un devis livré.


2.7 Vers planning (ParrotMobile) (Devis)

Vous ne le verrez que si vous avez acheté le module Sales.

Si vous cliquez sur ce bouton, un ordre à propos de ce document sera envoyé à l’application Sales.


2.8 Créer une copie (Tous les documents)

Si vous cliquez dessus, une copie du document sera faite. Vous obtiendrez une fenêtre contextuelle pour choisir le type de document. Vous serez ensuite automatiquement redirigé vers la page de détail de la copie. Cela peut être utile pour les factures standard, par exemple. Dans la copie, vous pouvez toujours choisir le client. Les articles avec ses prix, commentaires, etc. sont tirés du document original. Vous pouvez toujours ajuster ces données acquises.


2.9 Pièces jointes (Tous les documents)

Cela vous enverra un aperçu de toutes les pièces jointes liées au client du document. Vous verrez des croquis, des photos, des certificats et des bons de travail. De cette page, vous avez 3 options par pièce jointe : agrandir, télécharger ou supprimer.

Agrandir ( loupe ) : Cela vous permet de visualiser simplement la pièce jointe sur le site Web. Pour cela, vous pouvez également simplement cliquer sur la ligne.

Télécharger ( flèche vers le bas ) : Cela vous permet de télécharger l’image sur votre appareil. Vous pouvez ensuite l’imprimer.

Supprimer ( poubelle ) : Cela vous permet de supprimer définitivement l’image. Vous recevrez d’abord une fenêtre contextuelle pour confirmer cette action.

Vous verrez également le nom, le type de document ( par exemple pdf ), le fabricant, la date de création, les actions et les 3 icônes.


2.10 Imprimer (Devis, facture, note de crédit, pro forma, note de livraison)

Si vous cliquez sur ce bouton, vous obtiendrez une fenêtre contextuelle. Selon l’état de votre document, vous pouvez choisir d’imprimer le document comme test ou final. Un document imprimé définitivement ne peut plus être modifié. Donc, si votre document a le statut 'Livré', vous ne pouvez plus imprimer un test.Vous verrez aussi des possibilités de cacher certaines choses.

Cacher les détails : Cela cache les détails de vos articles. Cela peut être utile, par exemple, si vous travaillez avec des sous-totaux et que vous ne souhaitez pas envoyer les quantités individuelles d’articles au client.

Cacher les articles : Cela cache vos articles dans leur intégralité. Seuls les titres, les lignes de texte et les sous-totaux sont visibles.

Cacher les totales : Cela cache le total de votre document. Seuls les prix de votre article et des lignes de texte restent visibles.

Cacher l'encours : Cela cache le solde payé/impayé. Cela s’applique, par exemple, aux factures.

Cacher l'arrière-plan : Cela cache votre arrière-plan.


Une fois que vous avez fait vos choix, le document s’ouvrira dans un autre onglet en format PDF. Normalement, vous pouvez télécharger et/ou imprimer le document à partir de là.


2.11 Envoyer mail (Devis, facture, note de crédit, pro forma, note de livraison)

De cette façon, vous pouvez facilement envoyer un courriel au client.

Si vous avez le module Modèle, vous pouvez choisir un modèle en haut.

Vous pouvez lire comment créer des modèles dans le manuel : Module Modèles.


En haut, vous pouvez choisir les pièces jointes que vous souhaitez ajouter ou non.

Vous pouvez aussi cacher certaines choses sur votre document.

Cacher les détails : Cela cache les détails de vos articles. Cela peut être utile, par exemple, si vous travaillez avec des sous-totaux et que vous ne souhaitez pas envoyer les quantités individuelles d’articles au client.

Cacher les articles : Cela cache vos articles dans leur intégralité. Seuls les titres, les lignes de texte et les sous-totaux sont visibles.

Cacher les totales : Cela cache le total de votre document. Seuls les prix de votre article et des lignes de texte restent visibles.

Cacher l'encours : Cela cache le solde payé/impayé. Cela s’applique, par exemple, aux factures.


Si vous avez fourni plusieurs adresses de courriel, vous pouvez déterminer les adresses de courriel à recevoir ici.


Si vous avez fait tous vos choix, vous pouvez cliquer sur 'Envoyer' en bas.


2.12 Documents liés (Tous les documents)

Cliquer sur ce bouton ouvrira une fenêtre contextuelle avec tous les documents liés. Les documents sont liés si vous utilisez, par exemple, 'Vers facture', voir le point B2.4.Vous pouvez cliquer sur un document lié pour l’ouvrir. Vous pouvez également utiliser le bouton droit de la souris pour effectuer diverses actions.


2.13 Historique (Tous les documents)

Vous pouvez voir ici l’historique de votre document. Il indique la date et l’heure auxquelles le document a été créé.


2.14 Historique des stocks (Tous les documents)

Vous ne le verrez que si vous avez acheté le module Stock.

Ici vous pouvez voir un aperçu du stock lié. Vous pouvez également aller au détail des articles de cette façon.

Plus d’informations sur le Module Stock vous trouvez dans Manuel : InstaStock


2.15 Actions de stock liées (Tous les documents)

Vous ne le verrez que si vous avez acheté le module Stock.

Ici vous pouvez voir un aperçu des actions de stock liées. Vous verrez le type d’actions par qui il a été effectué et la date.

Plus d’informations sur le Module Stock vous trouvez dans Manuel : InstaStock


2.16 Supprimer ce document (Devis, facture, note de crédit, pro forma, note de livraison)

Vous pouvez supprimer un document créé de cette façon. Vous ne pouvez pas retirer légalement les documents livrés.

!! ATTENTION !! Si vous supprimez un document, votre numérotation ne sera plus correcte. Plus d’informations pour l'ajuster se trouvent dans Manuel : Modifier la numérotation des factures.


2.17 Forcer le document à être modifiable (Tous les documents)

Cela vous permet de libérer un document et vous pouvez le modifier à nouveau. Verrouillage d’un document peut se produire, par exemple, si vous avez plusieurs utilisateurs web. Si votre collègue a modifié ce document la dernière fois, il le bloquera. En haut, il est également indiqué 'Locked by xxx'.


2.18 Modifier le document après livraison (Devis, facture, note de crédit, pro forma)

De cette façon, vous pouvez toujours modifier un document livré. Veuillez noter que le fichier est déjà arrivé chez votre client. Cela peut être utile, par exemple, si vous avez accidentellement imprimé un document final et pas comme test.


2.19 Paiement (Facture, pro forma)

Vous recevrez une fenêtre contextuelle où vous pourrez enregistrer un paiement. En haut, vous verrez le montant ouvert. Vous pouvez ajouter une date, le mode de paiement, le montant et le remarque. Cliquez sur 'Sauvegarder'.


3. Ajouter un nouveau document

Cela peut se faire de deux façons :

  • Via la barre de menu à gauche
  • Via le rose plus à droite

Conseil : Vous pouvez toujours copier un fichier pour continuer à travailler dessus. Vous pouvez ensuite choisir le type de document et le client. Vous pouvez également ajouter des modifications.


3.1 Via la barre de menu à gauche

Vous pouvez choisir l’option 'Créer nouveau' sous 'Documents' à gauche dans la barre de menu bleue. Vous recevrez une page de détail vide. Ici vous pouvez entrer les informations nécessaires. Plus d’informations sur la page de détail peuvent être trouvées au point C.


3.2 Via le rose plus à gauche

Vous pouvez cliquer sur le bouton rose à droite. Vous recevrez une page de détail vide. Ici, vous pouvez entrer les informations nécessaires. Plus d'informations sur la page de détails se trouvent au point C.


4. Barre de menu

Selon votre onglet, vous verrez une autre option dans la barre de gauche. Cela facilite la navigation vers d’autres pages.


4.1 Documents

Résumé : Vous recevrez un résumé de vos documents administratifs. Vous pouvez facilement ouvrir un document et effectuer diverses actions. Vous trouverez plus d’informations au point B.

Créer nouveau : De cette façon, vous pouvez facilement créer un nouveau document. Vous recevrez une page de détail de document vide dans laquelle vous pouvez compléter les informations nécessaires. Plus d'informations sur la page de détails se trouvent au point C.


4.2 Articles

Résumé : Vous recevrez un résumé de vos articles. Vous pouvez facilement ouvrir un article et apporter des modifications. 

Créer nouveau : De cette façon, vous pouvez facilement créer un nouvel article. Vous recevrez une page d’article vide dans laquelle vous pouvez compléter les informations nécessaires.

Compositions : Vous recevrez un aperçu de vos articles composites. Vous pouvez facilement ouvrir et modifier une composition. Vous pouvez également ajouter une composition.

Vous trouverez plus d’informations sur les articles dans le manuel : InstaMobile Web — 4.1 Articles.


4.3 Visites

Vous ne le verrez que si vous avez acheté le module Sales.

Vous recevrez un aperçu de vos visites terminées. Vous pouvez facilement ouvrir une visite et voir les choses à faire. Vous pouvez également le compléter en vérifiant simplement le carré à gauche.

À partir de l’aperçu, vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris et imprimer ou télécharger le rapport de visite.


4.4 ToDo's

Vous ne le verrez que si vous avez acheté le module Sales.

Vous recevrez un aperçu de votre 'to do' à faire. Vous pouvez facilement le remplir en vérifiant simplement le carré à gauche. Si vous cliquez sur un 'to do' à faire, vous pouvez modifier la description.



C. Page de détail d'administration

Chaque page de détail d’un document administratif est construite de façon similaire.

En haut de la page, vous trouverez les informations sur le document lui-même.

Vous trouverez ci-dessous les informations sur le client. (Ce n’est pas visible seulement avec un modèle.)

Ci-dessous vous trouverez les informations sur les articles et donc le contenu de votre document. Ici vous trouverez également les prix.

En bas, vous verrez un aperçu des paiements exécutés.


CONSEIL : Sauvegardez suffisamment votre document. Surtout si vous commencez à travailler avec des documents plus longs avec de nombreux articles. Vous serez toujours assuré de ne rien perdre Tant que vous n’avez rien sauvé, rien ne sera stocké dans notre base de données.


1. Détail du document

Ici vous pouvez consulter et modifier les détails généraux de votre document.

Type de document :

Ici, vous choisissez le type de document. En cliquant dessus, vous obtiendrez un menu déroulant avec les options possibles. Les options peuvent varier selon les modules achetés.

Code couleur :

Vous pouvez travailler avec certains codes de couleur. De cette façon, vous pouvez convenir en interne ce que ces couleurs signifient. Cliquer sur ce bouton vous donnera un menu déroulant avec les couleurs disponibles.

Date :

La date de création sera automatiquement le jour même. Votre date d’expiration sera automatiquement calculée en utilisant le nombre de jours spécifié dans vos paramètres. Vous pouvez l’ajuster si nécessaire en cliquant sur l’icône du calendrier.

Choisissez la langue :

Ici vous choisissez la langue de votre document. En cliquant dessus, vous obtiendrez un menu déroulant avec les langues disponibles : néerlandais, français, allemand et anglais.

Remarque :

Vous pouvez ajouter une remarque ici. Vous le trouverez au bas du document.

Référence :

Ici, vous pouvez ajouter votre propre référence. Vous la trouverez en haut du document.

Référence client :

Ici, vous pouvez ajouter une référence de votre client. Vous le trouverez en haut du document.

Description :

Ici, vous pouvez ajouter une description. Vous la trouverez en haut du document.


Une fois que vous enregistrez le document, vous verrez le type de document avec son numéro unique en haut où il dit maintenant 'Choisissez le type de document'.

Une fois que vous aurez livré le document, vous ne pourrez évidemment plus modifier la plupart de ces éléments.


2. Détail du client


S’il s’agit d’un nouveau document, vous pouvez d’abord ajouter le client. Vous pouvez simplement taper dans la barre jusqu’à ce que le client nécessaire soit visible.

Vous pouvez également ouvrir 'Recherche étendue' en cliquant sur les 2 flèches à droite.


Une fois la fiche client ajoutée, vous pouvez y apporter des modifications.

Plus d’informations sur les champs de la fiche client se trouvent dans le manuel : InstaMobile Web — 2. Installations / Clients.

Si vous avez fait des changements à la fiche du client, vous recevrez le pop-up suivant pendant l’enregistrement.Si vous choisissez 'OK', la fiche client générale sera modifiée.

Si vous choisissez 'Cancel', la fiche client générale ne sera pas modifiée, mais les modifications s’appliqueront simplement à ce document. Même s’ils auront d’autres données, ils seront liés au client initial. Cela peut être utile, par exemple, lorsqu’il y a un locataire et un propriétaire.


3. Détail des articles

C’est là que commence la structure de votre document.

Vous verrez différentes colonnes.

Les colonnes telles que code, marge, prix d’achat ne seront jamais affichées sur le document du client.

D’autres colonnes s’afficheront en fonction des champs remplis. Par exemple, la colonne de remise ne sera pas visible sur votre document si vous n’avez pas accordé de réduction.


Article :

Ici, vous pouvez consulter un article existant. Il est préférable d’utiliser les 2 flèches à gauche pour ouvrir la recherche étendue. Indépendamment de l’information connue, vous pouvez toujours l’ajuster. De cette façon, vous pouvez ajuster le prix à vos souhaits.

Titre :

Ici, vous pouvez entrer un titre, de sorte que votre document a une structure claire.

Subtotal : 

Cela montre le sous-total. Le montant fait référence à une rubrique entre les différents sous-totaux. Par exemple, il calculera d’abord le sous-total du début à la ligne du sous-total. Ainsi, la deuxième ligne ne comptera que le sous-total de la première ligne.

Text :

Vous pouvez insérer une ligne de texte ici. Ici, vous pouvez, par exemple, fournir plus d’informations par section ou un service exécuté. Cela vous permet également de fournir, par exemple, certaines informations telles que la date des services exécutés.

Ligne :

Ici, vous pouvez simplement ajouter une ligne vide. De cette façon, vous pouvez créer des sections.

Installation :

Cela vous permet d'ajouter l’installation sur laquelle les services ont été effectués. Vous recevrez un résumé des installations qui sont liées à ce client.

Adresse d'installation :

Cela vous permet de joindre l’adresse de l'installation à laquelle les services ont été exécutés. Une fois que vous cliquez dessus, il sera rempli automatiquement pour vous. Il s’agit bien sûr de l’adresse de l'installation comme entré dans la fiche client.

Article libre :

Cela vous permet d’entrer un article libre. Cela signifie que l’article n’est pas dans votre liste d’articles et que l’article ne sera pas conservé dans cette liste non plus. Vous pouvez entrer les mêmes informations qu’avec un article existant.

Article composé :

Ici vous pouvez chercher une composition d’articles. Vous pouvez simplement commencer à taper jusqu’à ce que votre composition désirée soit visible. Cliquez sur la composition souhaitée. Les articles seront affichés.

Indépendamment de l’information connue, vous pouvez toujours l’ajuster. De cette façon, vous pouvez ajuster le prix à vos souhaits.


Comment il est affiché sur le site :


Comment il est affiché sur le PDF :


A côté de chaque ligne, vous verrez également un plus et une poubelle.

Plus : De cette façon, vous pouvez copier le même type de ligne. Le contenu de la ligne ne sera pas adopté, mais le type sera repris.

Poubelle : De cette façon, vous pouvez enlever la ligne.


En bas, vous verrez les prix.

Sur la gauche vous voyez le prix d’achat total, le prix de vente total et la différence. Bien sûr, vous ne verrez une différence que si vous avez entré le prix d'achat. Cela n’est possible qu’avec un article existant. La différence est votre prix de vente total moins votre prix d’achat total.

À droite, vous voyez les montants totaux puisqu’ils seront visibles sur le document administratif. En haut vous verrez le montant hors TVA, en dessous duquel le taux de TVA et le montant correspondant, et en bas le montant TVA comprise.


4. Détail du paiement

Au bas de la page, vous trouverez un aperçu du paiement(s) effectué(s).

Vous pouvez faire un clic droit sur un paiement pour le supprimer.

Vous recevrez un aperçu du numéro de paiement, la date, le montant payé, le mode de paiement et les remarques.


Filtre : Cela vous permettra de parcourir toutes les données de vos paiements que vous voyez maintenant.

Colonnes : En cliquant sur ce bouton, vous obtiendrez la liste de toutes les colonnes visibles. Vous pouvez cocher et décocher les colonnes, afin de déterminer quelles informations vous obtenez en un coup d’œil.

Vers Excel : Vous pouvez télécharger un Excel à partir de ce que vous voyez dans votre aperçu maintenant. Vérifier et décocher les colonnes peut également vous aider à rendre votre Excel plus concentré.


5. Effectuer des actions dans la page de détail du document

Vous pouvez effectuer diverses actions sur votre document via l'iône de paramètres en haut à droite de la page. Ces actions peuvent varier en fonction des modules achetés et du type de document.


5.1 Créer un ordre (vers la tablette ou au planning) (Devis)

Vous pouvez facilement créer un ordre de cette façon. Ensuite, vous obtiendrez la fenêtre contextuelle ci-dessous.Ici, vous pouvez fournir les informations nécessaires à votre ordre. Pour des explications plus spécifiques par champ, allez au Manuel : InstaMobile web — 5. Ordres.


5.2 Vers note de livraison (Devis)

Si vous cliquez dessus, un bon de livraison sera fait du document. Vous accéderez ainsi automatiquement à la page de détail du bon de livraison. Plus d'informations sur la page de détail du bon de livraison se trouvent au point C.


5.3 Vers facture (Devis, pro forma, note de livraison)

Si vous cliquez dessus, une facture sera faite du document. Vous serez donc automatiquement dirigé vers la page de détail de la facture. Plus d'informations sur la page de détail de la facture se trouvent au point C.


5.4 Vers note de crédit (Facture)

Si vous cliquez dessus, une note de crédit sera faite du document. Vous serez donc automatiquement dirigé vers la page de détail de la note de crédit. Plus d'informations sur la page de détail sur les notes de crédit se trouvent au point C.


5.5 Changer le statut (Devis, facture, pro forma, note de livraison)

Cela vous permet de modifier le statut de votre document. Vous recevrez alors une fenêtre contextuelle où vous pourrez choisir un statut. Cela peut être utilisé, par exemple, pour approuver un devis livré.


5.6 Créer une copie (Tous les documents)

Si vous cliquez dessus, une copie du document sera faite. Vous obtiendrez une fenêtre contextuelle pour choisir le type de document. Vous serez ensuite automatiquement redirigé vers la page de détail de la copie. Cela peut être utile pour les factures standard, par exemple. Dans la copie, vous pouvez toujours choisir le client. Les articles avec ses prix, commentaires, etc. sont tirés du document original. Vous pouvez toujours ajuster ces données acquises.


5.7 Pièces jointes (Tous les documents)

Cela vous enverra un aperçu de toutes les pièces jointes liées au client du document. Vous verrez des croquis, des photos, des certificats et des bons de travail. De cette page, vous avez 3 options par pièce jointe : agrandir, télécharger ou supprimer.

Agrandir ( loupe ) : Cela vous permet de visualiser simplement la pièce jointe sur le site Web. Pour cela, vous pouvez également simplement cliquer sur la ligne.

Télécharger ( flèche vers le bas ) : Cela vous permet de télécharger l’image sur votre appareil. Vous pouvez ensuite l’imprimer.

Supprimer ( poubelle ) : Cela vous permet de supprimer définitivement l’image. Vous recevrez d’abord une fenêtre contextuelle pour confirmer cette action.

Vous verrez également le nom, le type de document ( par exemple pdf ), le fabricant, la date de création, les actions et les 3 icônes.


5.8 Imprimer (Devis, facture, note de crédit, pro forma, note de livraison)

Si vous cliquez sur ce bouton, vous obtiendrez une fenêtre contextuelle. Selon l’état de votre document, vous pouvez choisir d’imprimer le document comme test ou final. Un document imprimé définitivement ne peut plus être modifié. Donc, si votre document a le statut 'Livré', vous ne pouvez plus imprimer un test.

Vous verrez aussi des possibilités de cacher certaines choses.

Cacher les détails : Cela cache les détails de vos articles. Cela peut être utile, par exemple, si vous travaillez avec des sous-totaux et que vous ne souhaitez pas envoyer les quantités individuelles d’articles au client.

Cacher les articles : Cela cache vos articles dans leur intégralité. Seuls les titres, les lignes de texte et les sous-totaux sont visibles.

Cacher les totales : Cela cache le total de votre document. Seuls les prix de votre article et des lignes de texte restent visibles.

Cacher l'encours : Cela cache le solde payé/impayé. Cela s’applique, par exemple, aux factures.

Cacher l'arrière-plan : Cela cache votre arrière-plan.


Une fois que vous avez fait vos choix, le document s’ouvrira dans un autre onglet en format PDF. Normalement, vous pouvez télécharger et/ou imprimer le document à partir de là.


5.9 Envoyer mail (Devis, facture, note de crédit, pro forma, note de livraison)

De cette façon, vous pouvez facilement envoyer un courriel au client.

Si vous avez le module Modèle, vous pouvez choisir un modèle en haut.

Vous pouvez lire comment créer des modèles dans le manuel : Module Modèles.


En haut, vous pouvez choisir les pièces jointes que vous souhaitez ajouter ou non.

Vous pouvez aussi cacher certaines choses sur votre document.

Cacher les détails : Cela cache les détails de vos articles. Cela peut être utile, par exemple, si vous travaillez avec des sous-totaux et que vous ne souhaitez pas envoyer les quantités individuelles d’articles au client.

Cacher les articles : Cela cache vos articles dans leur intégralité. Seuls les titres, les lignes de texte et les sous-totaux sont visibles.

Cacher les totales : Cela cache le total de votre document. Seuls les prix de votre article et des lignes de texte restent visibles.

Cacher l'encours : Cela cache le solde payé/impayé. Cela s’applique, par exemple, aux factures.


Si vous avez fourni plusieurs adresses de courriel, vous pouvez déterminer les adresses de courriel à recevoir ici.


Si vous avez fait tous vos choix, vous pouvez cliquer sur 'Envoyer' en bas.


5.10 Vers fichier client (Devis)

Si vous cliquez sur ce bouton, vous serez dirigé vers la fiche du client qui figure sur le document administratif. Pour plus d’informations sur la page de détail d’un client, consultez le manuel: InstaMobile web — 2. Installations / Clients.


5.11 Documents liés (Tous les documents)

Cliquer sur ce bouton ouvrira une fenêtre contextuelle avec tous les documents liés. Les documents sont liés si vous utilisez, par exemple, 'Pour facturer', voir le point B2.4.Vous pouvez cliquer sur un document lié pour l’ouvrir. Vous pouvez également utiliser le bouton droit de la souris pour effectuer diverses actions.


5.12 Historique (Tous les documents)

Vous pouvez voir ici l’historique de votre document. Il indique la date et l’heure auxquelles le document a été créé.


5.13 Historique des stocks (Tous les documents)

Vous ne le verrez que si vous avez acheté le module Stock.

Ici vous pouvez voir un aperçu du stock lié. Vous pouvez également aller au détail des articles de cette façon.

Plus d’informations sur le Module Stock vous trouvez dans Manuel : InstaStock


5.14 Actions de stock liées (Tous les documents)

Vous ne le verrez que si vous avez acheté le module Stock.

Ici vous pouvez voir un aperçu des actions de stock liées. Vous verrez le type d’actions par qui il a été effectué et la date.

Plus d’informations sur le Module Stock vous trouvez dans Manuel : InstaStock


5.15 Forcer le document à être modifiable (Tous les documents)

Cela vous permet de libérer un document et vous pouvez le modifier à nouveau. Verrouillage d’un document peut se produire, par exemple, si vous avez plusieurs utilisateurs web. Si votre collègue a modifié ce document la dernière fois, il le bloquera. En haut, il est également indiqué 'Locked by xxx'.


5.16 Modifier le document après livraison (Devis, facture, note de crédit, pro forma)

De cette façon, vous pouvez toujours modifier un document livré. Veuillez noter que le fichier est déjà arrivé à votre client. Cela peut être utile, par exemple, si vous avez accidentellement imprimé un document final et pas comme test.


5.17 Paiement (Facture, pro forma)

Vous recevrez une fenêtre contextuelle où vous pourrez enregistrer un paiement. En haut, vous verrez le montant ouvert. Vous pouvez ajouter une date, le mode de paiement, le montant et le remarque. Cliquez sur 'Sauvegarder'.