A. Brève description

 

InstaCool est une solution complète pour la gestion et le traitement des données sur les installations Cool et les cylindres des clients.

 

Cette application gère un aperçu des commandes que le technicien peut effectuer sur la tablette.

 

Chaque ordre permet de modifier les données de base du chantier, d’adapter les installations et de prendre diverses mesures.

 

Cela signifie importer des articles, enregistrer des heures, prendre des photos, préparer des certificats pour les installations de réfrigération (InstaCool), et des bons de travail.

 

Des ordres blancs peuvent également être créés sur la tablette.


Sur le site, vous pouvez demander les installations, les clients et leurs certificats. Selon le module que vous avez, vous pouvez également utiliser la planification, les contrats, etc.

 

B. Connecter/préparation

 

Utilisez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter. Le document vous a été envoyé par courriel.

  

Sur le site web admin.tradecom.be, vous pouvez vous connecter avec votre nom et votre mot de passe.

 

Grâce à l'aperçu de l'installation/du client, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver le client et son installation correcte. Une fois trouvé, vous pouvez transmettre un ordre pour cette installation à la tablette.

 

Ce traitement est expliqué dans le Manuel : Créer un ordre à partir du web.


Allez sur le Play Store et téléchargez InstaMobile (un caméléon comme logo) avant InstaCool (Pengouin). Sinon, le lien entre les 2 applications ne sera pas correctement enregistré.


Connectez-vous à InstaMobile avec votre nom et mot de passe. InstaCool va le lier par lui-même.

 

Warning

En tout temps, vous ne pouvez être connecté à votre compte que sur un seul appareil, c.-à-d. que vous ne pouvez pas vous connecter à un ordinateur et en même temps à un second. Ceux qui se sont connectés en dernier peuvent utiliser le site, sur tous les autres appareils l’utilisateur sera déconnecté automatiquement.

 


C. Traitement sur la tablette

    1. Résumé des ordres

La tablette vous donne un aperçu de tous les ordres envoyés à la tablette.

Si vous cliquez sur les trois lignes horizontales en haut à gauche, vous obtiendrez un menu étendu.

Il contient la gestion des cylindres de la tablette.

 

    2. Détail de l'ordre

Après avoir cliqué sur un ordre, vous obtiendrez le détail de l'ordre.
Cela peut être amélioré avec le crayon en haut à droite.

Warning

ATTENTION :

Sur cet écran à côté de 'Adresse d’installation', vous avez un crochet 'même information que l'adresse de facturation'.

Si coché, les données d’adresse du chantier seront prises de l’adresse principale.

Cela signifie que dans le site l’adresse du chantier est également ajustée avec l’adresse principale.

 

    3. Gestion de cylindre

Vous obtiendrez un aperçu de vos cylindres. L’aperçu montre le nom, la capacité, la liquide et sa fonction.

En bas à droite se trouvent 2 symboles : une icône de flèche d’échange et une icône plus

Flèche d’échange : En cliquant sur ce bouton, vous pourrez modifier le contenu des cylindres. Vous sélectionnez 2 cylindres et la capacité souhaitée et appuyez sur 'ok'.

Plus : Ici vous pouvez ajouter un autre cylindre; spécifiez la description, le numéro de série, le fournisseur, le type, le gaz de refroidissement, etc. et appuyez sur 'ok'. Maintenant, il apparaîtra dans votre aperçu.

 

D. Traitement sur le site

Accédez au site Web admin.instamobile.be et cliquez sur InstaCool dans la barre en haut.

Vous obtenez 2 options : Cylindres et Historique Cool.


    1. Cylindres

Vous obtiendrez un aperçu de vos cylindres. Pour rechercher un cylindre spécifique, vous pouvez utiliser les filtres en haut.

Pour ajouter un cylindre, cliquez sur le plus rose en haut à droite. Remplissez maintenant les informations nécessaires et cliquez sur 'Chercher'. Ce cylindre sera ensuite affiché dans votre vue d’ensemble.

Vous pouvez aussi relier un cylindre à un technicien. Par conséquent, tous les techniciens ne peuvent pas voir tous les cylindres sur leur tablette. Il ne voit que les cylindres qui étaient liés à lui sur le site.

Si vous souhaitez les afficher rapidement sur la tablette ou recevoir des mises à jour de la tablette, veuillez cliquer sur le bouton 'Sync' à côté du rose plus.


    2. Historique Cool

Vous obtiendrez un aperçu de vos comptes de réfrigérants. Vous pouvez effectuer une recherche plus précise en utilisant les filtres en haut.

Vous pouvez exporter un fichier Excel des colonnes que vous voyez à ce moment-là. Les colonnes peuvent être modifiées en cliquant sur 'Colonnes' à côté de 'Vers Excel'. Vérifiez ici et décidez quelle colonne vous voulez voir.


E. Créer des ordres sur la tablette 

Voulez-vous un guide plus complet avec des captures d’écran plus détaillées? Guide: Créer des ordres sur la tablette 

Préférez-vous créer des commandes sur le site? Guide: Créer des ordres sur le site


    1. Créer un ordre blanco (client inexistant ou installation inexistante)

À l’écran d'aperçu, sélectionnez le caractère '+'. Vous pouvez entrer tous les éléments. Cliquez ensuite sur 'OK'. La tâche est créée et vous pouvez la terminer.

Le technicien peut demander au client autant d’informations que possible, afin qu’il puisse être rempli. Cette information est ensuite envoyée au back office. Ce champ apparaîtra sur 'Crossreference' sur le site Web et devrait être ajouté en tant que nouveau client.


Warning

Attention! Au moment du crossreference au back-office, IL EST ESSENTIEL de vérifier que l’adresse du chantier est correcte avant de cliquer sur 'Créer et lier'. Ceci est expliqué dans Guide: Utilisation de crossreference

Cette adresse est l’adresse de l’installation (chantier) et ne peut plus être modifiée après confirmation dans le back office (code postal). Après tout, d’autres codes postaux pourraient être accompagnés de différents types de certificats.


!! ATTENTION !! Si une nouvelle installation a été créée sur la tablette, vous ne pourrez plus modifier des tâches liées au frigorigène, comme le remplissage et la vidange.

 

    2. Créer un ordre pour un client/installation existant(e)

Comment le technicien peut-il effectuer une recherche? (vous devez avoir une connexion Internet)

  1. Sur l’écran d'aperçu des ordres, appuyez sur le caractère '+'.
  2. Vous pouvez effectuer une recherche selon différents critères : nom du client, rue, code postal, etc.
    !! ATTENTION !! La recherche ne prend pas en compte les éventuelles erreurs d’écriture
  3. Cliquez sur 'Chercher'.
  4. Le résultat sur la tablette montre tous les clients qui répondent à vos critères.
    !! ATTENTION !! Si le résultat souhaité n’est pas entre les résultats de la recherche, recherchez avec plus de filtres. Seuls les 50 premiers résultats sont affichés.
  5. Cliquez sur le bon client. Le détail client s’ouvre. Vous verrez maintenant toutes les installations du client. L’installation pour laquelle vous souhaitez créer un ordre doit être appuyé pendant une longue période. Vous pouvez également appuyer sur la barre blanche en bas pour une nouvelle installation.
  6. Donnez une description et un type d’ordre et cliquez sur 'Créer'.
  7. Le travail sera créé et inclus dans l’aperçu. Vous pourrez ensuite le terminer.
  8. Maintenant, il NE passe PAS par le crossreference et vous avez déjà un billet de travail, une attestation, etc. lorsque vous terminez.



F. Actions

Effectuez les actions nécessaires lors de votre commande. Une fois que vous avez ajouté quelque chose dans un écran spécifique, vous le verrez coché à droite du bouton.


    1. Bouton d'historique d'InstaMobile

Ici vous pouvez consulter les documents précédents tels que les certificats, les bons de travail, etc. du client / installation pour lesquels cette commande s’applique.


    2. Bouton de start d'InstaMobile

Avant de pouvoir entrer d’autres boutons, vous devez cliquer sur le bouton 'Start'. Ensuite, les autres boutons sont disponibles. Avant d'appuyer sur ce bouton, les boutons ci-dessous sont grisés ; après l’avoir appuyé, bleus.

    3. Bouton de matériaux d'InstaMobile

Dans cet écran, vous pouvez ajouter les articles nécessaires à votre ordre. Ceux-ci seront renvoyés sur le site Web une fois la tâche terminée.

 

    4. Bouton d'heures d'InstaMobile

Dans cet écran, vous pouvez entrer vos heures de travail en cliquant sur le bouton rose en haut à droite. Vous pouvez entrer votre heure de début et d’arrêt et son montant. De plus, vous pouvez choisir un taux horaire.

La saisie des heures peut se faire sur plusieurs jours mais pas plus de 24 heures.

 

On ne peut pas améliorer les heures. Pourle faire, vous devez supprimer les heures. Heures sont supprimés en sélectionnant l’heure, puis glisser vers la gauche. Si vous voulez annuler cela, vous aurez un message 'UNDO' en bas.


    5. Bouton de photos d'InstaMobile

En cliquant sur le bouton rose en bas à gauche, vous pouvez ajouter des photos. Une fois la photo ajoutée, vous pouvez cliquer sur la photo dessus et faire des annotations avec des couleurs.


    6. Bouton de sketch d'InstaMobile

Le premier écran affiche un champ de grille sur lequel vous pouvez créer un croquis. Vous pouvez également choisir différentes couleurs en bas. En haut, vous pouvez aller au deuxième écran 'texte'. Ici, vous pouvez ajouter des commentaires à votre croquis.


    7. Bouton d'InstaCool d'InstaMobile

Ce bouton vous enverra à l’application InstaCool où vous pouvez effectuer et documenter la maintenance ou l’installation. Avec cette application, votre attestation sera formatée.

Voir point G


    8. Bouton d'attestation 6% d'InstaMobile

Cela ne s’applique plus.


    9. Bouton de stop d'InstaMobile

Si vous cliquez sur le bouton d’arrêt, votre travail sera terminé et vous pouvez le transmettre au client.
!! ATTENTION !! Une fois cliqué sur stop, vous ne pouvez plus rien changer.



G. Bouton d'InstaCool d'InstaMobile

Général :
Tout ce qui a déjà été entré sur le site pour cette installation apparaîtra à l’écran.

Les boutons à remplir sont rouges. Ils seront verts si les données sont complètes et entrées correctement. Si tous les boutons sont verts, vous pouvez cliquer sur Signatures et terminer l’attestation InstaCool (ICO).

 

Vous pouvez ensuite continuer avec d’autres ordres InstaMobile.

 

Lorsque tout est terminé, vous pouvez appuyer sur STOP dans InstaMobile. La signature du client est alors demandée pour la commande totale et la possibilité de transmettre cette commande sur le site avec son certificat et bon de travail.


Commencer: 

Appuyer sur le bouton 'ACTIONS' en bas à gauche et cliquez sur 'START'. Ensuite, le bouton 'InstaCool' devient visible. On clique sur InstaCool.

 

Maintenant, vous êtes automatiquement envoyé à l’application InstaCool et vous verrez 4 boutons : ADRESSE, APPAREIL, SIGNATURE, INFORMATIONS ENTREPRISE. Vous verrez aussi un signe plus.

    1. Bouton d'adresse d'InstaCool

Ici, vous pouvez vérifier et modifier l’adresse du client et l’adresse d’installation.

Une fois que vous l’avez rempli, et donc approuvé, vous serez retourné à l’écran d’accueil et ce bouton sera vert.


    2. Bouton d'appareil d'InstaCool

Ici, vous verrez les informations sur l’appareil aussi bien les informations obligatoires que les informations supplémentaires.

Après avoir sauvegardé, et donc approuvé, vous serez retourné à l’écran d’accueil et ce bouton sera vert.


    3. Bouton de signature d'InstaCool

Il peut être complété dès qu’au moins 1 action a été prise.


    4. Bouton d'information entreprise d'InstaCool

Cet écran ne doit être consulté que lorsque le technicien travaille en sous-traitance. Ici, il peut remplir les données de l’entreprise de la partie afin qu’elles soient visibles sur le certificat.


    5. Ajouter des actions/tâches d'InstaCool

Vous pouvez ajouter des tâches en utilisant le plus dans le coin inférieur gauche. Une fois que vous avez choisi une tâche, vous serez envoyé à l’écran nécessaire. Remplissez-le et cliquez sur 'Enregistrer'.

Vous retournerez à l’écran d’aperçu et la tâche terminée apparaîtra en vert dans le haut.

Effectuez les tâches nécessaires et terminez l’attestation en complétant l’écran de signature.

Vous pouvez choisir entre les tâches suivantes

  • Contrôle d'étanchéité
  • Test de pression
  • Test de vide
  • Remplir / vider installation
  • Correction Manuel
  • Measurement
  • Entretien
  • Echanger contenu cylindre

        5.1 Contrôle d'étanchéité

Comme indiqué ci-dessus, l’étanchéité peut être effectuée même si elle n’est pas vide. C’est au technicien lui-même de savoir quand elle peut être effectuée ou non.

 

Si vous effectuez ce contrôle à l’extérieur, au moins deux doivent être indiqués. C’est obligatoire.

Pour ce faire, réaliser 2 tests d’étanchéité séparément.

Cet article obligatoire (2 pour l’extérieur) est également un article que la tablette ne surveille pas.

Ceci est connu par la formation de l’utilisateur.

    

        5.2 Test de pression

L’installation doit être vide pour effectuer ce test. Mais la tablette N’interfère PAS avec cela. C’est à l’utilisateur de savoir ces choses.

 

        5.3 Test de vide

L’installation doit être vide pour effectuer ce test. Mais la tablette N’interfère PAS avec cela. C’est à l’utilisateur de savoir ces choses.

 

        5.4 Remplir / vider installation

!! ATTENTION !! Vous ne pouvez pas effectuer cette tâche si vous avez créé la commande complètement nouvelle sur la tablette.

 

Sélectionnez un cylindre. Les cylindre doivent déjà exister sur le site Web.

Nous pouvons ajouter des cylindres à InstaCool et dans l'aperçu des cylindres InstaCool sur le site. (Voir point D1)
Mais aussi via la tablette via InstaMobile.

  1. Allez aux 3 lignes en haut à droite d’InstaMobile et choisissez les cylindres.
  2. Vous verrez un aperçu des cylindres existants.
  3. Cliquez sur le plus en bas à droite pour ajouter un cylindre.
  4. Cliquez sur ok'.
  5. Ce nouveau cylindre prend du temps à synchroniser avec le système, qui peut prendre quelques minutes avant que vous le voyez avec le travail.
    De la tablette, vous pouvez également synchroniser. Dans l'ordre, allez à InstaCool. Maintenant, vous verrez un aperçu des boutons et des tâches. Ici vous verrez 2 flèches dans un cercle en haut à droite. Cliquez ici et la tablette sera synchroniserée.




Exécution de cette tâche :

  1. Sélectionnez ensuite le cylindre sur la tablette.
  2. Sélectionner le poids de départ et le poids de fin. Doit être inférieur au volume d’installation nominal


        5.5 Correction Manuel

Ici, vous pouvez corriger manuellement le poids actuel de votre installation. Veuillez également fournir une raison pour la correction.


        5.6 Measurement

En cliquant sur l’icône de mesure en haut à droite, vous pouvez reprendre vos mesures.

Vous pouvez ajouter votre équipement de mesure en cliquant sur le plus en bas à droite.


        5.7 Entretien

Vous recevrez un aperçu du contrôle de maintenance à effectuer.


        5.8 Echanger contenu cylindre

Ici, vous pouvez indiquer la capacité que vous changez entre les cylindres.


        5.9 Supprimer des tâches

Vous pouvez supprimer des tâches en ouvrant la tâche. Cliquez ensuite sur l’icône de poubelle en haut à droite. L’application vous demandera à nouveau de confirmer si vous souhaitez le supprimer.

Vous pouvez maintenant afficher les signatures. Et choisissez 'Enregistrer'.


    6. Terminer d'InstaCool

La signature du technicien et du client est obligatoire. Si le client qui est répertorié dans la fiche technique du client signe, vous pouvez simplement cocher 'est client' et le système prendra automatiquement les informations nécessaires.

Ces signatures sont visibles sur le certificat.

Si vous souhaitez modifier le certificat, vous devrez d’abord supprimer les signatures.

Cliquez ensuite sur l’icône d'envoyer en haut à droite. L’application demandera à nouveau une confirmation, parce qu’une fois le certificat envoyé, vous ne pourrez pas modifier de données.

    7. Terminer d'ordre d'InstaMobile

Après avoir transmis le certificat, vous retournerez aux boutons d'InstaMobile . Appuyez sur le bouton de 'stop' en bas. Ici, vous devez demander à nouveau la signature du client. C’est sur le bon de travail. Ici aussi, vous pouvez facilement indiquer 'est client'.

Il est obligatoire d’entrer un commentaire. Par exemple, cela peut être utile pour partager brièvement certains problèmes.

Cliquez ensuite sur l’icône d'envoyer en haut à droite. L’application demandera de nouveau une confirmation, car une fois le billet de travail envoyé, vous ne pourrez plus apporter de modifications.


    8. Certificats et bons de travail par courrier

Les adresses e-mail fournies seront maintenant envoyées le certificat et le bon de travail à leur e-mail. Si votre e-mail est rempli dans 'Données de société' sur le site, vous recevrez également ces documents par courrier pour confirmation.