Wat kan u in deze handleiding vinden?
- A. Korte beschrijving
- B. Inloggen/voorbereiding van nieuwe app
- C. Opdracht vanop tablet aanmaken
- D. Overzicht knoppen InstaCool
- E. Taken
- F. InstaCool afwerken
- G. Beheer van cilinder
- H. Beheer van meetapparatuur
- I. Instellingen
A. Korte beschrijving
Wij hadden reeds een InstaCool app, maar hebben maanden gewerkt om een nieuwe app te lanceren. In deze versie zijn we aan de slag gegaan met gegeven feedback door techniekers. Wij geloven dat de nieuwe InstaCool gebruiksvriendelijker en overzichtelijker is!
InstaCool levert een totaaloplossing voor het beheren en vlot verwerken van gegevens omtrent de koelingsinstallaties en cilinders van klanten.
B. Inloggen/voorbereiding van nieuwe app
1. Indien u reeds InstaCool had
- Controleer of u de laatste versie van InstaMobile heeft.
Klik op de 3 streepjes linksboven. Ga dan naar 'Admin'. Hier kan u uw versie controleren. Dit moet versie 4.2.6 zijn. Is dit niet de laatste versie? Ga dan naar de Play Store om InstaMobile te updaten.
- Controleer of u geen InstaCool opdrachten meer heeft staan op uw tablet.
Indien dit wel het geval is, gelieve deze eerst af te werken. - Bel dan in naar de bureau 09/398 69 90, zodat wij uw ID kunnen overzetten naar de nieuwe InstaCool.
Dit kan ook door ons gebeurd zijn, als u het zo aangegeven heeft tijdens uw opleiding. - Vernieuw uw parameters, zodat uw tablet de manuele tussenkomst binnenhaalt.
Klik op de 3 streepjes linksboven. Ga dan naar 'Admin'. Ga naar 'Acties'. Klik op de optie 'Parameters vernieuwen'. Herstart hierna de app InstaMobile.
- Als u nu een InstaCool opdracht opent, zou u 'InstaCool 2.0' moeten zien. Is dit niet het geval? Neem contact op met ons.
Enkele aandachtspunten voor van start te gaan:
- Zorg dat er geen InstaCool opdrachten zijn op de tablet op het moment van overzetten.
- U kan telefonisch contact opnemen (09 398 69 90) als uw tablet klaar is voor de nieuwe versie.
- Indien u de nieuwe InstaCool heeft, ziet u in InstaMobile 'InstaCool 2.0' staan.
2. Indien u InstaCool nog niet had had
Gebruik uw gebruikersnaam en wachtwoord om in te loggen. Het document werd u aangeleverd via mail.
Vanop de website admin.tradecom.be kunt u inloggen met uw naam en paswoord.
Via het installatie/klant overzicht kan je via filters de klant en zijn juiste installatie opzoeken. Eenmaal die gevonden kan je een opdracht voor deze installatie doorsturen naar de tablet.
Deze verwerking is uitgeschreven in de handleiding: Opdracht aanmaken vanop web.
Ga naar de app store en download eerst InstaMobile (een cameleon als logo) en dan pas InstaCool (Penguïn). Anders zal de link tussen 2 apps niet goed geregistreerd zijn.
Log in op InstaMobile met uw naam en paswoord. InstaCool zal deze vanzelf linken.
Wenst u graag meer uitleg over de werking van de app InstaMobile, kan u hier terecht.
 | Ten alle tijde kunt u maar op één enkel apparaat ingelogd zijn op uw account d.w.z. dat u bijvoorbeeld niet op één computer kan inloggen en tegelijkertijd ook op een tweede. Diegene die het recentst heeft ingelogd kan de website gebruiken, op alle andere apparaten zal de gebruiker automatisch uitgelogd worden. |
C. Opdracht vanop tablet aanmaken
Wenst u een uitgebreidere handleiding met gedetailleerdere screenshots? Handleiding: Opdracht aanmaken vanop tablet
Maakt u liever opdrachten aan vanop de website? Handleiding: Opdracht aanmaken vanop web
1. Blanco opdracht aanmaken (onbestaande klant of onbestaande installatie)
Op het overzichtscherm kiest u “+” teken. U kan alle items ingeven. En op ‘ok’ klikken. De opdracht wordt gemaakt en u kan deze dan afwerken.
De technieker kan aan de klant zoveel mogelijk info vragen, zodat deze kan ingevuld worden. Deze informatie wordt dan meegestuurd naar de backoffice. Deze blanco komt op de website bij crossreferenties te staan en moet dan als nieuwe klant toegevoegd worden.
| Opgelet !! op moment van crossreferentie bij de Backoffice moet men ZEKER verifiëren of adres van werf correct is vooraleer men op “aanmaken en koppelen klikt’ Dit staat uitgeschreven in de Handleiding: Gebruik van crossreferenties Dit adres is het adres van de installatie (werf) en kan na bevestigen in de backoffice niet meer aangepast worden (postcode). Andere postcodes zou immers andere soort attesten kunnen meebrengen. |
!! LET OP !! Indien een nieuwe installatie werd aangemaakt via de tablet, zult u geen taken kunnen uitvoeren die te maken hebben met het koelmiddel, zoals bijvoorbeeld vullen en ledigen.
2. Opdracht van een bestaande klant/installatie aanmaken
Hoe kan de technieker zoeken? (je moet wel internet connectie hebben)
- Tik op het overzichtscherm van de opdrachten op “+” teken.
- U kan zoeken op verschillende criteria: klant naam, straat, postcode, etc.
!! LET OP !! Schrijffouten kunnen uw zoekopdracht niet doen verschijnen. - Klik dan op “ZOEK”
- Het resultaat op de tablet zijn alle klanten die aan die criteria voldoen.
!! LET OP !! Indien er uw gewenste resultaat er niet tussen staat, zoek met meer filters. Slechts de eerste 50 resultaten worden weergegeven. - Klik op de juiste klant. Het klantendetail opent zich. U ziet nu alle instalaties van die klant. De installatie waarvoor u een opdracht wenst aan te maken, moet u lang ingedrukt houden. U kan ook de witte balk onderaan lang ingedrukt houden voor een nieuwe installatie toe te voegen.
- Geef een opdracht omschrijving en order type en klik op 'maak aan'.
- De opdracht wordt aangemaakt en komt in het overzicht terecht. Je kan die dan afwerken.
- Nu komt die NIET via de crossreferentie en heb je bij het afwerken al een werkbon een attest enz…
D. Overzicht knoppen InstaCool
De gegevens van onderstaande knoppen worden eventueel aangevuld met reeds gekende informatie.
Verplichte velden worden u steeds getoond. Indien u probeert op te slaan en een verplicht veld is nog niet ingevuld, zal deze rood komen te staan.
De onderstaande knoppen zullen rood zijn. Zodra u ze doorlopen heeft en ze in orde zijn, zal de knop groen worden.
1. Adressen
Hier vindt u de adressen van uw klant en van uw werf.
De gegevens bovenaan zijn van de klant of van de verantwoordelijke voor de technische installatie.
Onderaan zijn de adresgegevens van de installatie.
Bij Taal en Land dient u een suggestie te kiezen uit de lijst. Bij Postcode wordt u voor een suggestie gedaan op basis van uw ingave.
 | Nice to know |
Indien deze hetzelfde zijn, kan u gewoonweg 'Zelfde als werfadres' aanvinken. Dan hoeft u alles maar 1 keer in te vullen.
2. Toestel
U ziet 2 tabladen: Informatie en Extra. 
Alles bij Informatie zijn verplichte velden en dienen dus ingevuld te worden voor u kan verder gaan.
Alles onder Extra zijn optionele velden die u kan gebruiken indien u wenst.
 | Nice to know |
Als je op het icoontje in het veld Serienummer klikt, opent uw camera. Zo kan u de barcode van uw serienummer scannen en wordt deze voor u aangevuld. 
3. Compressor
U ziet 2 tabladen: Informatie en Extra. 
Alles bij Informatie zijn verplichte velden en dienen dus ingevuld te worden voor u kan verder gaan.
Alles onder Extra zijn optionele velden die u kan gebruiken indien u wenst.
3.1 Compressor toevoegen
U kan een compressor toevoegen door op de '+' rechtsboven te klikken. U zal automatisch genavigeerd worden naar de laatst toegevoegde.
3.2 Compressor verwijderen
U kan een compressor verwijderen door op het vuilbakje rechtsboven te klikken. 
U zal genavigeerd worden naar een ander scherm. Hier kan u de gewenste compressoren selecteren.
Welke compressoren kan je verwijderen? Compressoren die nieuw zijn en dus niet gekend zijn in het systeem. En compressoren waarvoor nog geen taak gemaakt is.
Na uw selectie bevestigt u het verwijderen rechts onderaan.
!! LET OP !! Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden.
3.3 Compressors raadplegen
U kan compressors raadplegen bovenaan. Indien u er meer dan 3 heeft, moet u erdoor scrollen.
Klik op de compressor waarvan je de details wenst te zien.
De geselecteerde compressor waarvan je de details ziet, is in het wit gekleurd.
4. Handtekeningen
Dit scherm kan u pas raadplegen als alle knoppen groen staan en als er minstens 1 taak is.
Bovenaan zit u een samenvatting van de uitgevoerde acties.
Links kan u als technieker tekenen. De gegevens worden automatisch ingevuld als deze gekend zijn. U kan deze altijd overschrijven indien u wenst. Rechts staan de gegevens voor de ondertekende.
 | Nice to know |
Als je naast Ondertekenaar 'Klant' aanduidt, worden de gegevens van de klant gekopieerd, zodat je geen dubbele ingave moet doen.
5. Onderaanneming
Deze knop dien je enkel te gebruiken als je in onderaanneming werkt. Hier kan je de bedrijfsgegevens invullen die op het attest moeten getoond worden.
De gegevens worden onthouden van de vorige ingave bij Onderaanneming, zodat je dit niet elke keer opnieuw moet aanvullen.
 | Nice to know |
Via het icoontje in BTW Nummer kan je een btw-nummer valideren. Er worden dan ook de gekende bedrijfsgegevens bij het btw-nummer gesuggereerd. U kan dan kiezen om de gegevens te negeren of deze te overschrijven.
| Icoontje | Status |
 | Btw-nummer niet gecontroleerd |
 | Btw-nummer gecontroleerd en resultaat gevonden |
 | Btw-nummer gecontroleerd en GEEN resultaat gevonden |
E. Taken
Onder de vaste knoppen vindt u taken. Deze kan u zelf toevoegen naargelang wat nodig is.
1. Taak toevoegen
U kan een taak toevoegen via de '+'. 
Als u slechts 1 compressor heeft, wordt deze automatisch geselecteerd. Anders dient u eerst een compressor te selecteren.
De gesuggereerde taken zijn afhankelijk van de compressor.
Als er nog geen volumes gekend zijn, zal u eerst 'Bestaande installatie nieuw in beheer' of 'Initialisatie van nieuwe compressor' moeten afronden.
2. Taak verwijderen
Sommige taken kan u verwijderen, anderen niet. Dit kan afhangen van de status van de taak en de invloed op het koelmiddel.
U kan een taak verwijderen door naar het taakdetail te navigeren. Daar vindt u rechtsboven een vuilbakje. Als u hierop klinkt, moet u de handeling bevestigen.
!! LET OP !! Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden.
3. Bestaande installatie nieuw in beheer
Deze taak gebruikt u voor een reeds bestaande installatie, maar die nog gekend is in uw beheer.
4. Initialisatie van nieuwe compressor
Deze taak gebruikt u voor een volledig nieuwe installatie. U kan hier een voorvulling toekennen.
Als het nominaal volume en voorvulling niet gelijk zijn, zal er een automatische vullen/ledigen taak aangemaakt worden.
5. Lekdichtheidscontrole
Lekdichtheid mag uitgevoerd worden, ook als het niet leeg is. Het is aan de technieker zelf om te weten wanneer deze al dan niet uitgevoerd mag worden.
Indien u het buiten een controle uitvoert, moeten er minstens twee aangeduid worden. Dit is verplicht.
Daarvoor maakt men dan best 2 lekdichtheidtesten afzonderlijk.
Dit verplichte item (2 aanduiden voor buiten) is ook een item dat door de tablet niet gecontroleerd wordt.
Dit is eigen aan de opleiding van de gebruiker.
6. Vacuüm test
De installatie moet leeg zijn om deze test uit te voeren. Maar dit wordt NIET belemmerd door de tablet. Het is aan de gebruiker om deze zaken te weten.
7. Meting
Door te klikken op het meeticoontje rechts bovenaan kan u uw meetwaarden overnemen. Indien u nog geen voorkeurapparaat heeft gekozen, zal u dit eerst moeten kiezen.
U kan uw meetapparatuur toevoegen door op de '+' te kiezen naast Gebruikte Meetapparatuur.
8. Druktest
De installatie moet leeg zijn om deze test uit te voeren. Maar dit wordt NIET belemmerd door de tablet. Het is aan de gebruiker om deze zaken te weten.
9. Vullen/Ledigen installatie
Kies een cilinder. Er moeten reeds op de website cilinders bestaan.
We kunnen op de website cilinders toevoegen bij InstaCool en overzicht InstaCool cilinders.
Maar ook via de tablet via InstaCool.
- Ga naar de 4 lijntjes rechts bovenaan bij InstaCool en kies voor cilinders.
- U ziet een overzicht van reeds bestaande cilinders.
- Klik op de '+' rechts bovenaan om een cilinder toe te voegen.
- Druk op 'ok'.
- De nieuwe cilinder ziet u nu in het overzicht van cilinders.
Invullen van deze taak:
- Kies dan de cilinder op de tablet.
- Kies startgewicht en eindgewicht. Moet kleiner zijn dan nominaal volume installatie
10. Cilinder wissel
Hier geeft u aan welke inhoud u verwisselt tussen welke cilinders.
11. Manuele correctie
Hier kan u het huidige gewicht van uw installatie manueel corrigeren. Geef ook een reden van correctie.
F. InstaCool afwerken
Zodra al uw taken afgerond zijn, moet u het handtekeningscherm invullen en opslaan. U ziet hier nog eens opsomming van de uitgevoerde taken.
Een handtekening van de technieker en de klant is vereist. Indien de klant die vermeld staat in de klantenfiche tekent, kan u simpelweg 'Klant' aanvinken en dan neemt het systeem automatisch de nodige informatie over.
Deze handtekeningen zal u te zien krijgen op het attest.
Indien u nog iets wenst te wijzigen aan het attest, zal u eerst de handtekeningen moeten verwijderen.
Klik dan rechtsbovenaan op het verstuuricoon. De app zal nog eens een bevestiging vragen, want zodra het attest verstuurd is, zal u geen wijzigingen meer kunnen uitvoeren.
 | Nice to know |
Als uw InstaCool attest helemaal afgewerkt is en enkel de handtekeningen mist, zal de InstaCool 2.0 knop in InstaMobile licht blauw staan. Ga dan zeker terug naar InstaCool om te handtekenen. Anders zal uw attest NIET verwerkt worden.
G. Beheer van cilinder
U kan uw cilinders beheren via InstaCool. Klik bovenaan links op de 4 streepjes. Een menu zal zich openen. Klik op 'Cilinders'.
Hier vindt u een overzicht van uw cilinders.
U kan deze synchroniseren door de pagina naar beneden te trekken. Dan zal u een laadicoontje zien.
Gebruikt u InstaCool nog maar net en ziet u geen enkele cylinder? Syncroniseer dan zoals hierboven beschreven.
U ziet rechtsboven 2 witte icoontjes.
| Icoontje | Actie |
 | Cilinder toevoegen |
 | Cilinder inhoud wisselen |
1. Cilinder toevoegen
U kan een nieuwe cylinder toevoegen via de '+' rechtsboven. Vul de nodige gegevens in en klik op 'OK'. Nu zal de cilinder getoond worden in uw overzicht.
 | Nice to know |
- Als je geen beschrijving invult, maar de andere gegevens wel, en je klikt op 'OK', dan zal er een automatische beschrijving ingevuld worden. Deze bestaat uit het Koelmiddel - Type - Serienummer
- Als je op het icoontje in het veld Serienummer klikt, opent uw camera. Zo kan u de barcode van uw serienummer scannen en wordt deze voor u aangevuld.
2. Cilinder wissel
Door hierop te klikken kan u de inhoud van cilinders wisselen. U kiest 2 cilinders en de gewenste inhoud en drukt op ok.
H. Beheer van meetapparatuur
U kan uw meetapparatuur beheren via InstaCool. Klik bovenaan links op de 4 streepjes. Een menu zal zich openen. Klik op 'Meetapparatuur'.
Hier vindt u een overzicht van uw meetapparatuur.
U ziet rechtsboven 2 witte icoontjes.
| Icoontje | Actie |
 | Instellingen meetapparatuur |
 | Meetapparatuur toevoegen |
1. Instellingen meetapparatuur
Hier kan je uw voorkeur van meetapparatuur merk kiezen. Kies op het veld, selecteer de gewenste optie en klik op opslaan rechtsboven.
2. Meetapparatuur toevoegen
U kan een nieuw meetapparatuur toevoegen via de '+' rechtsboven. Vul de nodige gevenens in en klik op 'OK'. Nu zal het meetapparataat getoond worden in uw overzicht.
3. Meetapparatuur toevoegen in een taak
Je kan meetapparatuur toevoegen in volgende taken: lekdichtheidscontrole, vacuüm test, druktest, meting, vullen/ledigen.
Hiervoor klik je op de '+' rechts van 'Gebruikte meetapparatuur'. Hier kan je de gewenste toestellen selecteren. Staat het gewenste resultaat er niet tussen, kan je een nieuwe toevoegen rechtsboven in de popup.
4. Metingen toevoegen in een taak
Je kan metingen toevoegen in volgende taken: lekdichtsheidcontrole en meting.
Hiervoor klik je op het meting icoontje rechtsboven. Dan zal je navigeerd worden naar de metingsapp. 
I. Instellingen
U kan uw instelingen raadplegen via InstaCool. Klik bovenaan links op de 4 streepjes. Een menu zal zich openen. Klik op 'Instellingen'.
Hier kan je een standaardtaal kiezen. Hierdoor zal de taal van klanten waarbij dit nog niet toegekend is, automatisch ingevuld worden door uw keuze. Druk op opslaan rechtsboven als u een bepaalde wijziging aanbrengt.
| Nice to know |
U kan controleren of u al dan niet internet heeft door het icoontje in het overzicht van InstaCool rechtsboven.
| Icoontje | Status |
 | Verbinding met internet oke |
 | Verbinding met internet niet oke |