U kan 2 mogelijke versies hebben van InstaCert: de InstaCert standalone of de InstaCert in combinatie met InstaMobile.

Indien u het gehele pakket InstaMobile heeft, kan u deze handleiding volledig raadplegen.

Indien u enkel gebruik maakt van InstaCert, kan u gebruik maken van punt G t.e.m. H1.


Wat vindt u in deze handleiding?


A. Korte beschrijving

InstaMobile levert een totaaloplossing voor het beheren en vlot verwerken van gegevens. InstaCert is een specifieke oplossing voor het maken van verbrandingsattesten.


De attesten gemaakt met InstaCert worden ook automatisch voor u doorgestuurd naar de nodige gewesten.


Deze toepassing beheert op de tablet een overzicht van opdrachten die de technieker kan uitvoeren.

Elke opdracht laat toe om basisgegevens van de werf en van de klant aan te passen en diverse acties te doen.

Dit betekent onder andere artikels ingeven, uren registreren, foto's maken, attesten voorbereiden voor verbrandingsinstallaties en werbonnen.

Ook blanco opdrachten kunnen worden aangemaakt op de tablet.


Op de website kan u de installaties, de klanten en hun certificaten opvragen. Afhankelijk van de module die u heeft, kan u ook gebruik maken van de planning, contracten, etc.



B. Inloggen/voorbereiding

Gebruik uw gebruikersnaam en wachtwoord om in te loggen. Het document werd u aangeleverd via mail.

Vanop de website admin.instamobile.be kunt u inloggen met uw naam en paswoord.


Via het installatie/klant overzicht kan je via filters de klant en zijn juiste installatie opzoeken. Eenmaal gevonden kan je een opdracht voor deze installatie doorsturen naar de tablet.


Deze verwerking is uitgeschreven in de Handleiding: Opdracht aanmaken vanop web.


Indien u enkel InstaCert heeft, dient u de InstaMobile app niet te downloaden.


Ga naar de app store en download eerst InstaMobile (een cameleon als logo) en dan pas InstaCert (antilope). Anders zal de link tussen de 2 apps niet goed geregistreerd zijn.


Warning
 

Ten alle tijde kunt u maar op één enkel apparaat ingelogd zijn op uw account d.w.z. dat u bijvoorbeeld niet op één computer kan inloggen en tegelijkertijd ook op een tweede. Diegene die het recentst heeft ingelogd kan de website gebruiken, op alle andere apparaten zal de gebruiker automatisch uitgelogd worden. 


 

C. Verwerking op de tablet

1. Overzichtscherm opdrachten

Op de tablet krijgt u een overzicht van alle opdrachten die naar de tablet gestuurd zijn.

Als je links bovenaan op de drie horizontale lijntjes klikt, krijg je een uitgebreider menu. Hier kan u onder andere een klant/installatie overzicht opvragen.


Voor meer informatie over dit menu kan u hier terecht: Handleiding: InstaMobile App


2. Detail opdracht

Na klikken op een opdracht komt u op het detail van de opdracht.

Deze kan u verbeteren met het potloodje rechts bovenaan.


Voor meer informatie over dit menu kan u hier terecht: Handleiding: InstaMobile App


Warning 

!! LET OP!!
Men heeft op dit scherm naast ‘installatie adres’ een vinkje ‘is zelfde’.
Als dit aangevinkt wordt, worden de adresgegevens van de werf overgenomen van het hoofdadres.
Dit betekent dat in de website het WERFADRES ook aangepast wordt met het Hoofdadres.
 

 

D. Verwerking op de website

1. Overzicht installaties 

Ga naar de website admin.instamobile.be en kies voor het tabblad 'Installaties'.

Hier krijgt u een overzicht van al uw installaties. Indien u meerdere installaties doet, kan u gebruik maken van de filter 'Type installatie' om enkel InstaCert installaties te zien.


2. Overzicht certificaten

Ga naar de website admin.instamobile.be en kies voor het tabblad 'Installaties'.

Hier krijgt u een overzicht van al uw certificaten. Indien u meerdere installaties doet, kan u gebruik maken van de filter 'Type certificaat' om enkel InstaCert attesten te zien.


E. Opdracht vanop tablet aanmaken

Wenst u een uitgebreidere handleiding met gedetailleerdere screenshots? Handleiding: Opdracht aanmaken vanop tablet 

Maakt u liever opdrachten aan vanop de website? Handleiding: Opdracht aanmaken vanop web
 

1. Blanco opdracht aanmaken (onbestaande klant of onbestaande installatie) 


Graphical user interface, application Description automatically generated

Op het overzichtscherm kiest u “+” teken. U kan alle items ingeven. En op ‘ok’ klikken. De opdracht wordt gemaakt en u kan deze dan afwerken.

De technieker kan aan de klant zoveel mogelijk info vragen, zodat deze kan ingevuld worden. Deze informatie wordt dan meegestuurd naar de backoffice. Deze blanco komt op de website bij crossreferenties te staan en moet dan als nieuwe klant toegevoegd worden.


Warning 

Opgelet !! op moment van crossreferentie bij de Backoffice moet men ZEKER verifiëren of adres van werf correct is vooraleer men op “aanmaken en koppelen klikt’ Dit staat uitgeschreven in de Handleiding: Gebruik van crossreferenties
 Dit adres is het adres van de installatie (werf) en kan na bevestigen in de backoffice niet meer aangepast worden (postcode). Andere postcodes zou immers andere soort attesten kunnen meebrengen. 

 

2. Opdracht van een bestaande klant/installatie aanmaken


 

Hoe kan de technieker zoeken ? (je moet wel internet connectie hebben)

  1. Tik op het overzichtscherm van de opdrachten op “+” teken.
  2. U kan zoeken op verschillende criteria: klant naam, straat, postcode, etc.
    !! LET OP !! Schrijffouten kunnen uw zoekopdracht niet doen verschijnen.
  3. Klik dan op “ZOEK”
  4. Het resultaat op de tablet zijn alle klanten die aan die criteria voldoen.
    !! LET OP !! Indien er uw gewenste resultaat er niet tussen staat, zoek met meer filters. Slechts de eerste 50 resultaten worden weergegeven.
  5. Klik op de juiste klant. Het klantendetail opent zich. U ziet nu alle instalaties van die klant. De installatie waarvoor u een opdracht wenst aan te maken, moet u lang ingedrukt houden. U kan ook de witte balk onderaan lang ingedrukt houden voor een nieuwe installatie toe te voegen.
  6. Geef een opdracht omschrijving en order type en klik op 'maak aan'.
  7. De opdracht wordt aangemaakt en komt in het overzicht terecht. Je kan die dan afwerken.
  8. Nu komt die NIET via de crossreferentie en heb je bij het afwerken al een werkbon een attest enz…


F. Actieknoppen

 Warning

Afhankelijk van de tablet toepassing kunnen de actieknoppen verschillen.
Eventuele andere knoppen kunnen toegevoegd worden naar gelang de configuratie van de aangekochte modules.

 

Doorloop de nodige acties bij het voltooien van uw opdracht. Zodra u iets heeft toegevoegd in een bepaald scherm, krijgt u rechts van de knop een vinkje.


Wenst u een uitgebreidere uitleg per knop, ga dan naar deze Handleiding: InstaMobile App.



1. Geschiedenis knop in InstaMobile

Hier kan u de voorgaande documenten zoals attesten, werkbonnen, etc. raadplegen van de klant/installatie waarvoor deze opdracht geldt.
 

2. Start knop in InstaMobile

Vooraleer u andere knoppen kunt ingeven moet je op de ‘Start’ knop klikken. Dan worden de andere knoppen beschikbaar gesteld. Voor het drukken op deze knop zijn de onderstaande knoppen grijs, na het drukken blauw. 

 

3. Artikels knop in InstaMobile

In dit scherm kan u de nodige artikels toevoegen aan uw opdracht. Deze worden dan ook terug meegestuurd naar de website na het afronden van de opdracht. 

 

4. Uren knop in InstaMobile

In dit scherm kan u uw werkuren ingeven door op de roze knop rechtsboven te klikken. U kan uw start- en stopuur ingeven en de hoeveelheid ervan. Daarnaast kan u een eventueel uurtarief selecteren.

Ingeven uren kan men doen over dagen heen maar niet meer dan 24 uren.

vb van 24/04/2019 10:00 tot 25/04/2019 om 09:07

 

Men kan geen uren verbeteren. Daarvoor moet je de uren verwijderen. Men verwijdert uren door het uur te kiezen en dan naar links te swipen. Wilt men toch dit ongedaan maken dan heb je onderaan wel een melding “UNDO”.
 

5. Foto’s knop in InstaMobile

Door op de roze knop linksonderaan te klikken kan u foto's toevoegen. Nadat de foto is toegevoegd, kan u er nog op klikken en met kleuren nog eventuele aantekeningen maken.

 

6. Sketch knop in InstaMobile

In het eerste scherm krijgt een rasterveld waarop u een schets kan maken. U kan ook onderaan verschillende kleuren kiezen. Bovenaan kan u naar het tweede scherm 'tekst' gaan. Hier kan u eventuele opmerkingen toevoegen aan uw schets.

 

7. InstaReservoir knop in InstaMobile

Deze knop stuurt u naar de InstaReservoir app waar u het onderhoud of installatie kan uitvoeren en documenteren. Met deze app zal uw attest opgemaakt worden.

Zie puntje G
 

8. 6% attest knop in InstaMobile

Dit is niet meer van toepassing.

 

9. Stop knop in InstaMobile

Zodra u op de stop knop klikt, wordt u opdracht afgewerkt en kan u deze doorsturen naar de klant.
!! LET OP !! Eenmaal op stop geklikt, kan u niks meer veranderen.


G. InstaCert knop in InstaMobile

Algemeen:

Alles wat reeds ingevuld is op de website voor die installatie verschijnt op het scherm.
 

De knoppen die moeten ingevuld worden zijn ‘Rood’. Deze worden ‘Groen’ naargelang de gegevens volledig en correct zijn ingevuld. Als alle knoppen ‘Groen’ zijn kunt op ‘handtekeningen’ klikken en kan het InstaCert attest worden afgesloten.

Men kan dan verder met andere InstaMobile opdrachten.

Als alles afgewerkt is kunt u op ‘STOP’ drukken. Dan wordt de handtekening van de klant voor de totale opdracht gevraagd en is de mogelijkheid om deze opdracht door te sturen naar de Website.
 

Starten:
We drukken op de knop 'ACTIES' links onderaan in het klantendetail en klikken op 'START'. Daarna wordt de knop InstaCert zichtbaar. Klik op InstaCert.

Nu word je automatisch naar de InstaCert app gestuurd en zie je een aantal knoppen. Deze knoppen kunnen variëren naargelang het gewest.


Algemene knoppen:

  • Adresgegevens
  • Brandstof
  • Toestel
  • Metingen
  • Conformiteit en datumbeheer
  • Handtekeningen
  • Bedrijfsinfo
  • Opmerking


Knoppen in Vlaanderen:

  • Ventilatie stooklokaal en meetopeningen
  • Reiniging
  • Certificaat valideren


Knoppen in Brussel:

  • Metingen analyse
  • EPB Eisen
  • Periodieke Evaluatie


Knoppen in Wallonië:

  • Ventilatie stooklokaal en meetopeningen
  • Diagnose en inspectie



Afhankelijk van de postcode wordt het gewest bepaald waarvoor het certificaat zal opgemaakt worden.

Alleen de nodige vragen worden gesteld voor het desbetreffende gewest.


Algemene werking:

Op elk scherm heeft ook 2 knoppen; Volgende en Opslaan. In landscape modus ziet u enkel Volgende.


Elk veld heeft onderaan de knop 'VOLGENDE'. Zo kan u makkelijk navigeren tussen de verschillende schermen. Zodra u daarop klikt, controleert de tablet of alle verplichte velden ingevuld zijn.

Als alles goed ingevuld is, kan u gewoon verder. De knop op het overzichtscherm zal dan ook groen worden.
Als niet alles goed ingevuld is, komen de verplichte zaken in het rood te staan. De knop op het overzichtscherm zal dan ook rood blijven.


De 'OPSLAAN' knop zal uw gegevens opslaan, maar zal u niet doorsturen naar het volgende scherm. Die stuurt u naar het overzichtscherm.

Als alles goed ingevuld is, kan u gewoon verder. De knop op het overzichtscherm zal dan ook groen worden.
Als niet alles goed ingevuld is, komen de verplichte zaken in het rood te staan. De knop op het overzichtscherm zal dan ook rood blijven.


1. Adres knop in InstaCert

Hier kan u de adresgegevens van de klant en van de installatie controleren en wijzigen. 

Zodra u deze opslaagd, en dus goedgekeurd, staat de knop in het overzichtscherm groen.


Indien er gegevens reeds gekend zijn, worden deze overgenomen van de website en worden ze reeds ingevuld voor u.


Indien u een Vlaams verbrandingsattest aanmaakt, zal u bij het openen van dit scherm eerst een erkenningsnummer validatie moeten doen. Naargelang de opgegeven brandstof en gastype wordt uw erkenningsnummer gecontroleerd. Meer informatie over de specifieke werking van Vlaanderen vindt u hier: InstaCert Update: integratie VEKA.


De gegevens links zijn van de klant of van de verantwoordelijke voor de technische installatie.

Rechts zijn de adresgegevens van de installatie. Indien deze hetzelfde zijn als links, kan u gewoonweg 'Installatie (vink aan indien zelfde)' aanvinken.


Indien u een Vlaams verbrandingsattest aanmaakt, moet u het adres van het werfadres valideren. Meer informatie over de specifieke werking van Vlaanderen vindt u hier: InstaCert Update: integratie VEKA.


2. Brandstof knop in InstaCert

Kies hier de aggregatietoestand van het type brandstof dat er gebruikt wordt. Afhankelijk van deze keuze en van het gewest veranderen de keuzemogelijkheden voor brandstof onderaan. 


3. Toestel knop in InstaCert

Hier ziet u de informatie over het toestel. Links vindt u de kenmerken van uw stooktoestel en rechts van uw brander. Indien ze dezelfde kenmerken hebben, kan u bij brander simpelweg 'Unit' aanvinken. 

U kan ook het serienummer scannen door op het barcodeicoontje te klikken. Uw camera zal openen en u zal de barcode kunnen scannen.

Onderaan ziet u ook de kenmerken van uw sproeier. Indien u de gegevens weet, kan u ze hier reeds invullen. Anders komen ze ook terug in het meetscherm.


4. Meetwaarden knop in InstaCert

Hier kan u de nodige meetwaarden invullen. U ziet onderaan 4 knoppen: Manueel, Meting, Overslaan en Volgende. 

Met manueel kan u de metingen manueel 1 per 1 ingeven. 

Met meting verbind InstaCert zich met uw meetapparatuur en neemt die de gekende waarden over.

Wenst u meer informatie over het koppelen van uw meetapparatuur? Handleiding: Koppelen van verschillende meettoestellen met InstaCert

Met Overslaan kan u een bepaalde meting overslaan. Dan krijgt u een grijs kader over uw kolom. !! LET OP !! U kan eventueel reeds ingevulde waarden hiermee overschrijven, maar dan bent u deze kwijt.

Met Volgende gaat u gewoon naar het volgende scherm, zoals hierboven reeds besproken.

Rechts bovenaan ziet u ook een vuilbakje, daarmee kan u de ingevulde waarden verwijderen.


5. Conformiteit en datumbeheer knop in InstaCert

Hier geeft u aan of de installatie al dan niet veilig is. Afhankelijk van uw antwoorden, stelt InstaCert een volgende datum voor. Keur deze al dan niet goed.


6. Handtekening(en) knop in InstaCert

Hier krijgt u nog een korte opsomming van het uitgevoerde onderhoud.

Een handtekening van de technieker en de klant is vereist. Indien de klant die vermeld staat in de klantenfiche tekent, kan u simpelweg 'is klant' aanvinken en dan neemt het systeem automatisch de nodige informatie over. Deze handtekeningen zal u te zien krijgen op het attest.

Indien u nog iets wenst te wijzigen aan het attest, zal u eerst de handtekeningen moeten verwijderen.


7. Bedrijfsinformatie knop in InstaCert

Dit scherm moet enkel geraadpleegd worden, wanneer de technieker in onderaanneming werkt. Hier kan hij de bedrijfsgegevens van de opdrachtgever invullen, zodat deze op het attest zichtbaar zijn.


8. Opmerking knop in InstaCert

Hier kan u een eventuele algemene opmerking toevoegen.


9. Ventilatie stooklokaal en meetopeningen knop in InstaCert (Vlaanderen en Wallonië)

In dit scherm worden er vragen gesteld over de toestand van de meetopeningen en het stooklokaal.


10. Reiniging knop in InstaCert (Vlaanderen)

Hier krijgt u een opsomming van enkele controles in verband met de reiniging van de installatie. Kies voor 'ja' of 'nee'. U kan onderaan een eventuele opmerking ingeven.


11. Certificaat valideren knop in InstaCert (Vlaanderen)

Door de verplichtingen van VEKA wordt er een validatie gedaan op de ingevulde gegevens van uw Vlaams attest. Dit omdat niet alles wordt aanvaard door VEKA, waardoor uw attest misschien niet verzonden zou geraken. Indien u fouten heeft, worden die hier opgelijst.


12. Metingen analyse knop in InstaCert (Brussel)

Hier geeft u de reden van handeling en eventuele opmerkingen op. 


13. EPB Eisen knop in InstaCert (Brussel)

Hier vindt u de EPB Eisen, zoals deze vermeld worden op het attest. Vink de juiste antwoorden aan.


14. Periodieke evaluatie knop in InstaCert (Brussel)

Deze knop bestaat uit 4 tabbladen: DEEL 1, DEEL 2, DEEL 3, DEEL 4.

Enkel het bovenste stuk van Deel 1 is verplicht in te vullen. De andere delen zijn eventuele belangrijke bijkomende informatie.


15. Diagnose en Inspectie knop in InstaCert (Wallonië)

Dit scherm bestaat uit 2 tabbladen: Diagnose en Inspectie.

Diagnose: Afhankelijk van uw antwoorden, zult u andere vragen te zien krijgen.

Inspectie: Hier voert u de inspectie van het controle systeem en de inspectie van de circulatie pompen uit.

 


H. Afronden van het attest en werkbon

1. Afronden van InstaCert

Klik dan rechtsbovenaan op het verstuuricoon. De app zal nog eens een bevestiging vragen, want zodra het attest verstuurd is, zal u geen wijzigingen meer kunnen uitvoeren.

 

2. Afronden van InstaMobile

Na het doorsturen van het attest, komt u terug in het knoppen overzicht van InstaMobile. Druk onderaan op de stop knop. Hier moet u nog eens de handtekening van de klant vragen. Deze komt op de werkbon. Ook hier kan u gemakkelijk 'is klant' aanvinken.

Het is verplicht een opmerking in te vullen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om bepaalde problemen nog even kort mee te delen.

Klik dan rechtsbovenaan op het verstuuricoon. De app zal nog eens een bevestiging vragen, want zodra de werkbon verstuurd is, zal u geen wijzigingen meer kunnen uitvoeren. 

 

3. Attesten en werkbonnen per mail

De opgegeven emailadressen krijgen nu het attest en de werkbon toegestuurd naar hun mailbox. Indien uw email ingevuld is bij 'Firmagegevens' op de website, zal ook u deze documenten ter bevestiging ontvangen per mail.