Ce que vous trouverez dans ce manuel :


A. Brève discription

InstaMobile est une solution complète pour la gestion et le traitement des données. InstaCert est une solution spécifique pour la préparation d’un certificat de combustion.


Les certificats réalisés avec InstaCert sont également automatiquement transmis pour vous aux régions nécessaires. 


Cette application gère un aperçu des commandes que le technicien peut effectuer sur la tablette.

 

Chaque ordre permet de modifier les données de base du chantier, d’adapter les installations et de prendre diverses mesures.

 

Cela signifie importer des articles, enregistrer des heures, prendre des photos, préparer des certificats pour les inspections des réservoirs (InsraReservoir), et des bons de travail.

 

Des ordres blancs peuvent également être créés sur la tablette.


Sur le site, vous pouvez demander les installations, les clients et leurs certificats. Selon le module que vous avez, vous pouvez également utiliser la planification, les contrats, etc.



B. Connecter/préparation

Utilisez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter. Le document vous a été envoyé par courriel.

  

Sur le site web admin.tradecom.be, vous pouvez vous connecter avec votre nom et votre mot de passe.

 

Grâce à l'aperçu de l'installation/du client, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver le client et son installation correcte. Une fois trouvé, vous pouvez transmettre un ordre pour cette installation à la tablette.

 

Ce traitement est expliqué dans le Manuel : Créer un ordre à partir du web.


Allez sur le Play Store et téléchargez InstaMobile (un caméléon comme logo) avant InstaCert (Antilope). Sinon, le lien entre les 2 applications ne sera pas correctement enregistré.


Warning
 

En tout temps, vous ne pouvez être connecté à votre compte que sur un seul appareil, c.-à-d. que vous ne pouvez pas vous connecter à un ordinateur et en même temps à un second. Ceux qui se sont connectés en dernier peuvent utiliser le site, sur tous les autres appareils l’utilisateur sera déconnecté automatiquement.


 

C. Traitement sur la tablette

1. Résumé des ordres


La tablette vous donne un aperçu de tous les ordres envoyés à la tablette.

Si vous cliquez sur les trois lignes horizontales en haut à gauche, vous obtiendrez un menu étendu.


Pour plus d'informations sur ce menu, allez au Manuel : InstaMobile App.


2. Détail de l'ordre

Après avoir cliqué sur un ordre, vous obtiendrez le détail de l'ordre.
Cela peut être amélioré avec le crayon en haut à droite.

Pour plus d'informations sur ce menu, allez au Manuel : InstaMobile App.


Warning 

ATTENTION :

Sur cet écran à côté de 'Adresse d’installation', vous avez un crochet 'même information que l'adresse de facturation'.

Si coché, les données d’adresse du chantier seront prises de l’adresse principale.

Cela signifie que dans le site l’adresse du chantier est également ajustée avec l’adresse principale.

D. Traitement sur le site

1. Aperçu des installations

Allez sur le site admin.tradecom.be et choisissez l’onglet 'Installations'.

Ici un aperçu de toutes vos installations. Si vous effectuez plusieurs types d’installations, vous pouvez utiliser le filtre 'Type d’installation' pour voir uniquement les installations InstaCert.


2. Aperçu des certificats

Allez sur le site admin.tradecom.be et choisissez l’onglet 'Certificats'.

Ici un aperçu de tous vos certificats. Si vous effectuez plusieurs types d’installation, vous pouvez utiliser le filtre 'Certificate Type' pour voir uniquement les certificats InstaCert.


E. Créer des ordres sur la tablette 

Voulez-vous un guide plus complet avec des captures d’écran plus détaillées? Guide: Créer des ordres sur la tablette 

Préférez-vous créer des commandes sur le site? Guide: Créer des ordres sur le site


    1. Créer un ordre blanco (client inexistant ou installation inexistante)

À l’écran d'aperçu, sélectionnez le caractère '+'. Vous pouvez entrer tous les éléments. Cliquez ensuite sur 'OK'. La tâche est créée et vous pouvez la terminer.

Le technicien peut demander au client autant d’informations que possible, afin qu’il puisse être rempli. Cette information est ensuite envoyée au back office. Ce champ apparaîtra sur 'Crossreference' sur le site Web et devrait être ajouté en tant que nouveau client.


Warning

Attention! Au moment du crossreference au back-office, IL EST ESSENTIEL de vérifier que l’adresse du chantier est correcte avant de cliquer sur 'Créer et lier'. Ceci est expliqué dans Guide: Utilisation de crossreference

Cette adresse est l’adresse de l’installation (chantier) et ne peut plus être modifiée après confirmation dans le back office (code postal). Après tout, d’autres codes postaux pourraient être accompagnés de différents types de certificats.


!! ATTENTION !! Si une nouvelle installation a été créée sur la tablette, vous ne pourrez plus modifier des tâches liées au frigorigène, comme le remplissage et la vidange.

 

    2. Créer un ordre pour un client/installation existant(e)

Comment le technicien peut-il effectuer une recherche? (vous devez avoir une connexion Internet)

  1. Sur l’écran d'aperçu des ordres, appuyez sur le caractère '+'.
  2. Vous pouvez effectuer une recherche selon différents critères : nom du client, rue, code postal, etc.
    !! ATTENTION !! La recherche ne prend pas en compte les éventuelles erreurs d’écriture
  3. Cliquez sur 'Chercher'.
  4. Le résultat sur la tablette montre tous les clients qui répondent à vos critères.
    !! ATTENTION !! Si le résultat souhaité n’est pas entre les résultats de la recherche, recherchez avec plus de filtres. Seuls les 50 premiers résultats sont affichés.
  5. Cliquez sur le bon client. Le détail client s’ouvre. Vous verrez maintenant toutes les installations du client. L’installation pour laquelle vous souhaitez créer un ordre doit être appuyé pendant une longue période. Vous pouvez également appuyer sur la barre blanche en bas pour une nouvelle installation.
  6. Donnez une description et un type d’ordre et cliquez sur 'Créer'.
  7. Le travail sera créé et inclus dans l’aperçu. Vous pourrez ensuite le terminer.
  8. Maintenant, il NE passe PAS par le crossreference et vous avez déjà un billet de travail, une attestation, etc. lorsque vous terminez.


F. Actions

Effectuez les actions nécessaires lors de votre commande. Une fois que vous avez ajouté quelque chose dans un écran spécifique, vous le verrez coché à droite du bouton.


Si vous souhaitez une explication plus détaillée par bouton, consultez ce Manuel : InstaMobile App.



1. Bouton d'historique d'InstaMobile

Ici vous pouvez consulter les documents précédents tels que les certificats, les bons de travail, etc. du client / installation pour lesquels cette commande s’applique.


    2. Bouton de start d'InstaMobile

Avant de pouvoir entrer d’autres boutons, vous devez cliquer sur le bouton 'Start'. Ensuite, les autres boutons sont disponibles. Avant d'appuyer sur ce bouton, les boutons ci-dessous sont grisés ; après l’avoir appuyé, bleus.

    3. Bouton de matériaux d'InstaMobile

Dans cet écran, vous pouvez ajouter les articles nécessaires à votre ordre. Ceux-ci seront renvoyés sur le site Web une fois la tâche terminée.

 

    4. Bouton d'heures d'InstaMobile

Dans cet écran, vous pouvez entrer vos heures de travail en cliquant sur le bouton rose en haut à droite. Vous pouvez entrer votre heure de début et d’arrêt et son montant. De plus, vous pouvez choisir un taux horaire.

La saisie des heures peut se faire sur plusieurs jours mais pas plus de 24 heures.

 

On ne peut pas améliorer les heures. Pourle faire, vous devez supprimer les heures. Heures sont supprimés en sélectionnant l’heure, puis glisser vers la gauche. Si vous voulez annuler cela, vous aurez un message 'UNDO' en bas.


    5. Bouton de photos d'InstaMobile

En cliquant sur le bouton rose en bas à gauche, vous pouvez ajouter des photos. Une fois la photo ajoutée, vous pouvez cliquer sur la photo dessus et faire des annotations avec des couleurs.


    6. Bouton de sketch d'InstaMobile

Le premier écran affiche un champ de grille sur lequel vous pouvez créer un croquis. Vous pouvez également choisir différentes couleurs en bas. En haut, vous pouvez aller au deuxième écran 'texte'. Ici, vous pouvez ajouter des commentaires à votre croquis.


    7. Bouton d'InstaCool d'InstaMobile

Ce bouton vous enverra à l’application InstaCool où vous pouvez effectuer et documenter la maintenance ou l’installation. Avec cette application, votre attestation sera formatée.

Voir point G


    8. Bouton d'attestation 6% d'InstaMobile

Cela ne s’applique plus.


    9. Bouton de stop d'InstaMobile

Si vous cliquez sur le bouton d’arrêt, votre travail sera terminé et vous pouvez le transmettre au client.
!! ATTENTION !! Une fois cliqué sur stop, vous ne pouvez plus rien changer.


G. Bouton d'InstaCert d'InstaMobile

Général :
Tout ce qui a déjà été entré sur le site pour cette installation apparaîtra à l’écran.

Les boutons à remplir sont rouges. Ils seront verts si les données sont complètes et entrées correctement. Si tous les boutons sont verts, vous pouvez cliquer sur 'Signatures' et terminer l’attestation InstaReservoir.

 

Vous pouvez ensuite continuer avec d’autres ordres InstaMobile.

 

Lorsque tout est terminé, vous pouvez appuyer sur STOP dans InstaMobile. La signature du client est alors demandée pour la commande totale et la possibilité de transmettre cette commande sur le site avec son certificat et bon de travail.


Commencer: 

Appuyer sur le bouton 'ACTIONS' en bas à gauche et cliquez sur 'START'. Ensuite, le bouton 'InstaCert' devient visible. Cliquez sur InstaCert.


Maintenant, vous êtes automatiquement envoyé à l’application InstaCool et vous verrez quelques boutons. Ces boutons peuvent varier selon la région.


Boutons généraux :

  • Adresse
  • Carburant
  • Appareil
  • Mesures
  • Conformité et gestion de dates
  • Signatures
  • Entreprise
  • Remarque


Boutons de Flandre :

  • Ventilation du local et orifices de mesure
  • Nettoyage
  • Valider le certificat


Boutons de Bruxelles :

  • Analyse de mesures
  • Exigences EPB
  • Evaluation Périodique


Boutons de Wallonie :

  • Ventilation du local et orifices de mesure
  • Diagnostic et Inspection


Selon le code postal, la région pour laquelle le certificat sera délivré est déterminée.

Seules les questions nécessaires seront posées pour la région concernée.


Fonctionnement général :

Chaque écran dispose également de 2 boutons : 'Suivant' et 'Enregistrer'. En mode paysage, vous ne verrez que 'Suivant'.


Chaque écran a le bouton 'SUIVANT' en bas. Cela facilite la navigation entre les différents écrans. Lorsque vous cliquez dessus, la tablette vérifie que tous les champs obligatoires sont remplis.

Si tout est rempli correctement, vous pouvez continuer. Le bouton sur l’écran d'aperçu devient donc vert.

Si tout n’est pas correctement rempli, les éléments obligatoires seront en rouge. Le bouton sur l’écran d'aperçu restera donc rouge.


Le bouton 'ENREGISTRER' enregistrera vos données, mais ne vous redirigera pas vers l’écran suivant. Il vous enverra vers l’écran d'aperçu.

Si tout est rempli correctement, vous pouvez continuer. Le bouton sur l’écran d'aperçu devient donc vert.

Si tout n’est pas correctement rempli, les éléments obligatoires seront en rouge. Le bouton sur l’écran d'aperçu restera donc rouge.


1. Bouton d'adresse d'InstaCert

Ici, vous pouvez vérifier et modifier l’adresse du client et l’adresse d’installation. Dès que vous l’aurez sauvegardé, et donc approuvé, le bouton sur l’écran d'aperçu sera vert.


Si les données sont déjà connues, elles seront extraites du site Web et remplies pour vous.


Si vous créez un certificat de combustion flamand, vous devrez d’abord faire une validation du numéro d'agréation lors de l’ouverture de cet écran. Votre numéro d'agréation sera vérifié en fonction du carburant et du gaz type spécifié. Plus d’informations sur le fonctionnement spécifique de la Flandre peuvent être trouvées ici : Mise à jour d'InstaCert : lien vers VEKA


Les données à gauche proviennent du client ou de la personne responsable de l’installation technique.

Sur la droite sont les détails de l’adresse de l’installation. S’ils sont les mêmes sur la gauche, vous pouvez simplement cocher 'Installation (cochez si même que client)'.


Si vous créez un certificat de combustion flamand, vous devez valider l’adresse d'installation. Plus d’informations sur le fonctionnement spécifique de la Flandre peuvent être trouvées ici : Mise à jour d'InstaCert : lien vers VEKA


2. Bouton de carburant d'InstaCert

Sélectionnez l’état d’agrégation du type de combustible utilisé. En fonction de cette sélection et de la région, les choix de combustible au fond changent.


3. Bouton d'appareil d'InstaCert

Ici, vous verrez les informations de l’appareil. Sur la gauche vous trouverez les caractéristiques de votre générateur de chaleur et sur la droite de votre brûleur. S’ils ont les mêmes caractéristiques, cochez simplement 'Unit' au brûleur.

Vous pouvez également scanner le numéro de série en cliquant sur l’icône de code à barres. Votre appareil photo s’ouvrira et vous pourrez scanner le code à barres.

En bas, vous verrez également les caractéristiques de votre gicleur. Si vous connaissez les détails, vous pouvez les remplir ici. Sinon, ils reviendront également à l’écran de mesure.


4. Bouton de mesures d'InstaCert

Ici vous pouvez remplir les mesures nécessaires. Vous verrez en bas 4 boutons : Manuel, Mesurer, Passer et Suivant.

Avec Manuel, vous pouvez saisir manuellement les mesures 1 pour 1.

Avec Mesure, InstaCert se connecte à votre équipement de mesure et reprend les valeurs connues.

Voulez-vous plus d’informations sur la connexion de votre équipement de mesure? Guide : Coupler les appareils différents avec InstaCert

Avec Passer, vous pouvez passer une mesure spécifique. Ensuite, vous obtenez un cadre gris dans votre colonne. !! ATTENTION !! Vous pouvez écraser toutes les valeurs que vous avez déjà entrées, mais vous les perdrez.

Avec Suivant, vous pouvez allez à l’écran suivant, comme indiqué ci-dessus.

En haut à droite, vous verrez également une petite poubelle, qui vous permet de supprimer les valeurs saisies.


5. Bouton de conformité et gestion de dates d'InstaCert

Ici, vous pouvez indiquer si l’installation est conforme ou non. Selon vos réponses, InstaCert suggère une prochaine date. Approuvez ou non.


6. Bouton de signatures d'InstaCert

Ici, un bref résumé de la maintenance effectuée.

Une signature du technicien et du client est obligatoire. Si le client qui est répertorié dans la fiche technique du client signe, vous pouvez simplement cocher 'Client' et le système prendra automatiquement les informations nécessaires. Ces signatures seront visibles sur le certificat.

Si vous souhaitez modifier le certificat, vous devrez d’abord supprimer les signatures.


7. Bouton de signature d'InstaCert

Cet écran ne doit être consulté que lorsque le technicien travaille en sous-traitance. Ici, il peut remplir les données de l’entreprise de la partie afin qu’elles soient visibles sur le certificat.


8. Bouton de remarque d'InstaCert

Ici vous pouvez ajouter un commentaire général.


9. Bouton de ventilation du local et orifices de mesure d'InstaCert (Flandre et Wallonie)

Cet écran pose des questions sur l’état des orifices de mesure et de la salle de chauffage.


10. Bouton de nettoyage d'InstaCert (Flandre)

Vous trouverez ici une liste de quelques vérifications liées au nettoyage de l’installation. Choisissez 'oui' ou 'non'. Vous pouvez entrer un commentaire en bas.


11. Bouton de valider le certificat d'InstaCert (Flandre)

En raison des obligations de VEKA, une validation est effectuée sur les données complétées de votre certificat flamand. C’est parce que tout n’est pas accepté par VEKA, donc votre certificat pourrait ne pas être envoyé. Si vous avez des erreurs, elles sont énumérées ici.


12. Bouton d'analyse de mesures d'InstaCert (Bruxelles)

Précisez la raison de l’action et des commentaires.


13. Bouton d'exigences EPB d'InstaCert (Bruxelles)

Vous trouverez ici les exigences d'EPB telles qu'elles sont visibles sur l’attestation. Indiquez les bonnes réponses.


14. Bouton d'évaluation périodique d'InstaCert (Bruxelles)

Ce bouton se compose de 4 onglets : PARTIE 1, PARTIE 2, PARTIE 3, PARTIE 4.

Seule la partie supérieure de la partie 1 est obligatoire. Les autres parties sont des renseignements supplémentaires.


15. Bouton de diagnostic et inspection d'InstaCert (Wallonie)

Cet écran comprend 2 onglets : Diagnostic et Inspection.

Diagnostic: Selon vos réponses, vous verrez d’autres questions.

Inspection: Ici, vous pouvez inspecter le système du contrôle et les pompes de circulation.



H. Terminer le certificat et le bon de travail

1. Terminer d'InstaCert

La signature du technicien et du client est obligatoire. Si le client qui est répertorié dans la fiche technique du client signe, vous pouvez simplement cocher 'est client' et le système prendra automatiquement les informations nécessaires.

Ces signatures sont visibles sur le certificat.

Si vous souhaitez modifier le certificat, vous devrez d’abord supprimer les signatures.

Cliquez ensuite sur l’icône d'envoyer en haut à droite. L’application demandera à nouveau une confirmation, parce qu’une fois le certificat envoyé, vous ne pourrez pas modifier de données.

 

2. Terminer d'InstaMobile

Après avoir transmis le certificat, vous retournerez aux boutons d'InstaMobile . Appuyez sur le bouton de 'stop' en bas. Ici, vous devez demander à nouveau la signature du client. C’est sur le bon de travail. Ici aussi, vous pouvez facilement indiquer 'est client'.

Il est obligatoire d’entrer un commentaire. Par exemple, cela peut être utile pour partager brièvement certains problèmes.

Cliquez ensuite sur l’icône d'envoyer en haut à droite. L’application demandera de nouveau une confirmation, car une fois le billet de travail envoyé, vous ne pourrez plus apporter de modifications.

 

3. Certificats et bons de travail par courrier

Les adresses e-mail fournies seront maintenant envoyées le certificat et le bon de travail à leur e-mail. Si votre e-mail est rempli dans 'Données de société' sur le site, vous recevrez également ces documents par courrier pour confirmation.